公共信息資源管理

1、從行政信息的服務性質來看，行政信息本身是一個系統，但非封閉的，亦非與行政管理分離的。它不僅要實現與外部信息的溝通，而且要服務於行政管理。沒有科學的管理，信息溝通則雜亂無章，為行政管理服務也只能是有名無實。行政信息只有在良好的管理中，才能達到程序化、規範化、科學化，為行政管理提供及時、全面、有效的服務。

2、從行政信息的反饋機制看，行政信息的反饋機制，就是把信息系統輸出去的信息作用結果返送回來，並對信息的再輸出發生影響的控制作用。信息如果是一傳了之，信息發出者對其作用如果不聞不問，那麼再準確、及時的信息，也可能是不中的之“廢矢”或不知中的與否的“盲矢”，失去信息應起的作用。

3、從行政信息的急劇增長看，現代社會科技革命的興起，經濟發展的猛進，政治局勢的變幻，使信息發生量驟增。加之原有信息量的高度積累而引發的信息含量再生性突進，信息的種類、數量有了極大增長。這就要求對行政信息的捕捉要快、廣泛，加工、傳遞也要高節奏、高效率。綜合這些要求，要跟上時代的變化，必須抓好抓緊行政信息管理。

1、真實和全面。行政信息對所涉對象的活動、特徵的反映必須真實，信息失真，其傳遞越快、越廣，可能造成的失誤和損失就越大、越嚴重。

2、及時和適用。信息貴在及時，這是由其時效特性決定的。行政事務、對象和環境不斷變化，對能反映其變化的信息，若收集或處理遲緩，一旦時過境遷，其原有價值再大，也只得用其一二，甚至一無所取。

3、連續和反饋。信息的連續，就是要保證其與外部環境交流的持續性和自身各環節相互銜接的連貫性。為此，必須通過反饋來控制，根據行政活動的新需要，環境的變動及內容銜接中出現的新情況，不斷調整信息流動方向與銜接方式。

4、充分和經濟。充分是對信息手段與條件而言，它有兩點含義：一是種類全，一是質量高，能適應現代社會對信息工作的要求。充分與否同實際需要和可能直接相關，其中有經濟原則的作用。追求手段、條件的充分性，不能超出需要與可能，盲目地增添人員或物資。

行政信息系統是行政管理系統的基本構成要素，其本身又是將信息提供給行政管理者的職能系統，它由人、載體、技術和數據等要素構成。這些要素即行政信息管理的具體內容。

1、對信息工作人員的管理。

這包括三個方面：

(1)素質訓練，即職責教育與技術培訓；

(2)人員的組織，信息工作由不同崗位的工作者共同承擔，其組織是否合理，對信息工作的整體效益影響甚大；

(3)機構設置，即信息工作機構的健全與適時的調整。

2、對信息載體的管理。

行政信息載體包括紙張載體或印刷載體、電子載體和激光載體等。隨著科技的進步，后一類載體所佔比例與所起作用日益增大。

3、對信息技術的管理。

信息技術是現代科技發展到一定階段的產物，它以電子計算機為中心，包括電訊、縮微複製、聲像等技術和手段，用於信息的收集、貯存、加工和傳遞。信息管理的系統方法、系統工程方法以及信息處理的網路技術、檢索技術等，都必須與信息技術相結合。信息技術的使用，是現代管理方法的不可或缺的條件。

4、對數據的管理。

數據作為各種信息的物理表現形式，是事物定量分析的依據。信息系統中數據的多少及其結構方式，是這個系統的管理規模和水平的重要標誌。

公共信息處理是信息管理諸要素綜合作用的過程，是信息管理的具體體現。作為一種動態活動，它包括四個基本環節。

1、信息收集。

信息收集的程序可分為三個步驟：(1)確定需要。信息收集是有目的的信息選擇。(2)制定計劃。收集之前，要根據所需信息的內容、範圍和時限作出安排，明確步驟，並在數量、時間、種類上加以具體限定。(3)組織實施。計劃確定后，應組織人力與技術手段付諸實施。

2、信息加工。

信息加工方式有三：(1)分類。對無序相混的信息，按一定的標準如時間、空間、問題、事件等分類，並編製索引、目錄，使之達到有序和規範。(2)比較。對同類信息或連續的信息的比較，可為管理者對行政事務的歷史、現狀及趨向的分析獲得客觀依據。(3)綜合。不同時期、不同側面的信息，經過綜合處理，其效用會得到增強，並會由此產生具有新質的概念或結論。

3、信息傳遞。

信息傳遞既是加工過的信息向使用者的供給，又是直接使用信息的一種形式，如通過信息傳遞實施組織、控制與指揮。(1)傳遞方式。行政信息的傳遞方式很多。按傳遞方向可分為單向與雙向。按傳遞手段可分為書面傳遞、口語傳遞與電訊傳遞、激光傳遞等。(2)傳遞的要求及保障。行政信息的傳遞，不論其方式如何，都必須及時和準確，這是最根本和最高的要求。傳遞遲緩或失真，均會造成決策失誤、組織失控與指揮失利。

4、信息貯存。

信息貯存並非價值喪失或使用完結，信息貯存的特殊作用，對行政管理有重要意義。信息貯存不是簡單地存放，它有一定的規則與要求。