備查賬

建立備查賬時，一般應該注意以下事項：

（1）備查賬應根據統一會計制度的規定和企業管理的需要設置。並不是每個企業都要設置備查賬簿，而應根據管理的需要來決定，但是對於會計制度規定必須設置備查簿的科目，如“應收票據”、“應付票據”等，必須按照會計制度的規定設置備查賬簿。

（2）備查賬的格式由企業自行確定。備查賬沒有固定的格式，與其他賬簿之間也不存在嚴密的勾稽關係，其格式可由企業根據內部管理的需要自行確定。

（3）備查賬的外表形式一般採用活頁式。為使用方便備查賬一般採用活頁式賬簿。與明細賬一樣，為保證賬簿的安全、完整，使用時應順序編號並裝訂成冊，注意妥善保管，以防賬頁丟失。

以建立“應收/應付票據備查簿”為例來說明備查賬的建賬方法：

企業設置“應收票據備查簿”時，應該逐筆登記每一張應收票據的種類、號數和出票日期、票面金額、交易合同號和付款人、承兌人、背書人的姓名或單位名稱、到期日期和利率、貼現日期、貼現率和貼現凈額，以及收款日期和收回金額等資料，應收票據到期結清票款后，應在備查簿內逐筆註銷。

企業設置“應付票據備查簿”時，應該詳細登記每一張應付票據的種類、號數、簽發日期、到期日、票面金額、合同交易號、收款人姓名或單位名稱，以及付款日期和金額等詳細資料。應付票據到期付清時，應在備查簿內逐筆註銷。

1、應收賬款備查簿

該備查簿用於登記財務報表內（或賬內）需要說明原因的重要應收款項或表外（或賬外）的應收款項。例如，對於企業債務重組，如果未來應收金額大於應收債權賬面金額的，則未來應收款項在債務重組時不作賬務處理，但應在備查簿中進行登記。待實際收到債權時，如果實際收到的金額大於應收債權賬面金額，則將其差額作為當期營業外收入處理。在企業以應收債權取得質押借款的情況下，因用於質押的應收債權的相關的風險和報酬並沒有發生實質性變化，所以企業應設置備查簿，詳細記錄質押的應收債權的賬面金額、質押期限及回款情況等。對金融機構應計利息在超過規定期限（如90天）尚未收回的，應沖回所計利息。同時，將應收利息轉賬外核算，並在備查簿上登記。企業的委託貸款按期計提的利息到付息期不能收回的，應當立即停止計提利息，並沖回原來已計提的利息，同時在備查簿上登記。

2、應收票據備查簿

該備查簿用於逐筆登記每一應收票據的種類、號數、出票日期、票面金額、票面利率、交易合同號，付款人、承兌人、背書人的姓名或單位名稱，到期日、背書轉讓日、貼現日期、貼現率、貼現凈額、未計提的利息，以及收款日期和收回金額、退票情況等資料。應收票據到期結清票款或退票后，應當在備查簿內逐筆註銷。對於到期不能收回的帶息應收票據，轉入“應收賬款”科目核算后，期末不再計提利息，其所包含的利息在有關備查簿中進行登記，待實際收到時，再沖減收到當期的財務費用。

3、分期收款發出商品備查簿

該備查簿用於詳細記錄分期收款發出商品的數量、成本、售價、代墊運雜費、已收取的貨款和尚未收取的貨款等有關情況。

4、受託加工來料備查簿

該備查簿用於登記企業對外進行來料加工裝配業務而收到的原材料、零件等收髮結存數額。收到的物資由於所有權不屬於本企業，不應包括在“原材料”科目的核算範圍內。

5、代管商品備查簿

對已經辦完銷售手續、但購買單位在月末尚未提取的庫存商品，單獨在該備查簿中逐筆登記，不再在“庫存商品”科目核算。企業以集資合作方式修建的職工住房建成后，按代管資產處理，並設置備查簿予以登記。

6、在用低值易耗品備查簿

對於在用低值易耗品以及使用部門退回倉庫的低值易耗品，應當加強實物管理，在該備查簿上進行登記。對於施工企業，在用周轉材料以及使用部門退回倉庫的周轉材料，應當對其加強實物管理，並在備查簿上進行登記。

7、出租出借包裝物備查簿

該備查簿用於登記收回已使用過的出租出借包裝物。

8、臨時租入固定資產備查簿

該備查簿用於登記臨時租入的固定資產的有關情況。

9、在建工程其他支出備查簿

該備查簿用於專門登記基建項目發生的構成項目概算內容但不通過“在建工程”科目核算的其他支出，包括按照建設項目概算內容購置的不需用安裝設備、現成房屋、無形資產以及發生的遞延費用等。企業在發生上述支出時，應當通過“固定資產”、“無形資產”和“長期待攤費用”科目核算，並同時在在建工程其他支出備查簿中進行登記。

10、應付票據備查簿

該備查簿用於詳細登記每一應付票據的種類、號數、簽發日期、到期日、票面金額、票面利率、合同交易號、收款人姓名或單位名稱以及付款日期和金額等資料。應付票據到期結清時，應當在備查簿內逐筆註銷。

11、應付債券備查簿

企業發行債券時，應將待發行債券的票面金額、債券票面利率、還本期限與方式、發行總額、發行日期和編號、委託代售部門、轉換股份等情況在該備查簿中進行登記。

12、遞延稅款備查簿

採用納稅影響會計法進行所得稅會計處理的企業，應當設置該備查簿，詳細記錄發生的時間性差異的原因、金額、預計轉回期限、已轉回金額等。

13、實收資本（股本）備查簿

該備查簿用於登記企業資本（股本）的變化情況。對於投資者按規定轉讓其出資的，企業應當於有關的轉讓手續辦理完畢時，將出讓方所轉讓的出資額，在資本（股本）賬戶的有關明細賬戶及各備查簿中轉給受讓方。企業因減資而註銷股份、發還股款，以及因減資而更新股票等的變動情況，在股本賬戶的明細賬以及有關備查簿中詳細記錄。

14、持有股票備查簿

企業持有股票期間獲得股票股利時，不作賬務處理，但應在備查簿中登記所增加的股份。

15、股權投資未確認虧損備查簿

採用權益法核算時，企業確認被投資單位發生的凈虧損，以股權投資賬麵價值減記至零為限。若被投資單位以後繼續發生虧損，則未確認的虧損額應在備查簿上登記。

16、發票備查簿

該備查簿詳細登記增值稅專用發票、普通發票領購、繳銷、結存等情況。

17、賬銷案存資產備查簿

為了做好企業資產評估、財產清查中核銷資產的變現、保管、銷毀等工作，對處置的實物資產，應建立實物台賬和處置檔案。對核銷的應收賬款，應實行債銷賬留，繼續保持追索權，建立備查簿單獨反映和監督其回收情況。

18、其他需要設置的備查簿

如企業對外擔保事項，以及應由以後年度彌補的所得稅計稅虧損情況，也應設置備查簿進行登記。當然，企業備查賬簿還不止這些。企業應根據國家統一會計制度的要求，結合管理需要和滿足填報會計報表附註的需要，規範備查賬簿的設置和登記工作。設置內容應科學、完整，設置格式應簡捷、明了，可採用訂本式或合頁等形式。在登記管理上，應建立相應的責任制度，明確何時登記、誰登記、誰保管、誰配合、誰檢查，做到責任分明，並將備查賬簿納入企業重要的會計檔案進行管理，有條件的企業可以開發必要的備查登記軟體。