聲像檔案管理辦法

一、為了加強聲像檔案管理科學化、規範化、標準化，提高聲像檔案質量，保證聲像檔案的齊全、完整和準確，特制定本辦法。

二、聲像檔案是指主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄本所在政治、經濟、科學、技術、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是我所全宗檔案的重要組成部分。

三、按照《中華人民共和國檔案法》確定的檔案管理原則和《中國科學院檔案管理工作標準》及《聲像檔案建檔規範》的有關規定，聲像檔案必須由所綜合檔案室集中統一管理。任何部門或個不得以任何借口據為己有。

四、聲像材料形成部門（或人）負責完成聲像材料的形成、收集初步整理和歸檔工作。

五、綜合檔案室負責指導、監督、檢查本所聲像檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作，負責聲像檔案的接收、再整理、保管和提供利用工作。

六、聲像檔案的收集歸檔

1．收集原則

為了保證將有保存和利用價值的聲像材料收集齊全，在收集工作中應遵循“以我為主，突出主題，質量精良，內容齊全”的原則。

2．歸檔內容：

2.1 記錄本所主要職能活動和重要工作成果的聲像材料；

2.2 領導人和著名人物參加與本所有關的重大公務活動的聲像材料；

2.3 本所組織或參加的重要外事活動的聲像材料；

2.4 記錄本所不同時期的歷史基本情況、地理概貌、的聲像材料；

2.5記錄本所知名人士、著名科學家等名人重要活動的聲像材料及宣傳資料；

2.6 記錄本所各種重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的聲像材料；

2.7 其它具有特殊意義和長久保存價值的聲像材料。

3．歸檔要求

3.1 凡屬歸檔範圍的聲像材料，必須由攝錄人員或承辦單位在攝錄工作結束后負責收集、整理，並附上文字說明，及時向綜合檔案室移交。

3.2 照片與底片必須影像一致，同時歸檔。

3.3 歸檔的數碼照片，必須是原始版，不能進行技術修改；選用只讀光碟作為存儲載體。

3.4 歸檔的聲像材料，必須內容完整、圖像清晰、聲音清楚，載體不磨損、划傷。

3.5 移交聲像材料應填寫檔案移交登記表。

七、聲像檔案的整理

1．聲像檔案的整理應遵循有利於保持聲像檔案的有機聯繫，便於保管、有利於提供利用的原則。可按載體類別-­年度-問題分類，保持分類方案的穩定。

2．聲像檔案整理前應對聲像材料進行篩選和鑒別，選擇聲音、圖像清晰、完整，體現主題內容、主要人物、場景特色等主要因素的聲像材料歸檔。

3．聲像檔案的保管期限應參照與其相關的文書、科技、基建等檔案的保管期限表確定；按涉密程度標註密級，遵照國家相關保密制度規定執行。

4．照片檔案的整理按專題或事件進行組冊，冊內照片的排列應按照事件結合時間先後順序、重要程度等因素進行排列。

5．照片、底片冊的規格及芯頁各項內容的填寫要求按照《照片檔案管理規範》（GB/T11821-2002）標準執行。

6．數碼照片應按事件建立文件夾，存放一組聯繫密切的數碼照片。按年度刻制光碟，光碟保存內容包括存放數碼照片的文件夾、數碼照片檔案目錄、光碟說明文件。光碟說明文件應說明本光碟保存的內容、照片數量、密級、製作日期、製作者、光碟類型（CD-R、DVD）等。

7．除膠片照片檔案外，錄音錄像帶、電影膠片、光碟等載體的聲像檔案都要放入相應的載體盒保存。

8．歸檔的聲像檔案都應擬寫歸檔文字說明：錄音錄像帶等磁性載體應註明錄製者、錄製時間、內容、密級、帶長（時間）等事項；光碟應註明存儲文件的內容、格式、密級、製作日期、製作者光碟類型等事項；電影膠片的文字說明應註明拍攝者、拍攝時間、片名、內容、密級、帶長（時間）等事項。

9．聲像檔案按載體類別？年度？保管實體順序編號，即盒（盤）號，並填寫每個保管實體的說明標籤，貼於保管實體外盒的適當位置，保管實體上標明盒（盤）號。

10．除膠片照片檔案外，不同載體的聲像檔案分別編製檔案目錄。檔案目錄包括盒（盤）號、內容、製作者、製作日期、密級、保管期限、參見號、備註。

八、聲像檔案的保管和利用

1．聲像檔案按照不同載體類別分開排列保管。

2．聲像檔案庫房除具備一般檔案庫房的安全保管條件外，應遠離能夠形成磁場的電器設備、設施。

3．聲像檔案的冊、盒、帶等應採用豎放保存方式，以防重壓。

4．永久保存的聲像檔案中，以數字形式存儲的聲像檔案應多重備份，具有珍貴價值和歷史意義的數碼照片應沖洗照片保存。

5．聲像檔案要定期倒帶、複製和轉存處理，錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年，每十年複製一次，光碟等數字存儲載體保存的聲像檔案一般4年轉存一次，原盤同時保留時間不少於4年。

6．聲像檔案未經鑒定和批准，任何部門不得擅自消磁和塗改；如需複製，應辦理批准手續（形成部門除外）；聲像檔案的鑒定、銷毀應嚴格按有關規定執行，報經所主管領導批准后，方可銷毀和處理。

7．綜合檔案室嚴格執行檔案借閱制度。原版聲像檔案不得外借。

二○○六年十月修訂