電子公文歸檔管理暫行辦法

中華人民共和國國家檔案局令

（第6號）

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已於2003年7月22日經國家檔案局局務會議審議通過，現予公布，自2003年9月1日起施行。

局長　毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條　為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規範格式的公文的電子數據。

第三條　電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環節。

第四條　副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交後由檔案部門負責。

第五條　電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔範圍進行歸檔並劃定保管期限。

第六條　電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。

第七條　電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，製成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，並使兩者建立互聯。

第八條　需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規範要求的機讀目錄。

第九條　電子公文的收發登記表、機讀目錄、相關軟體、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。

第十條　電子公文的歸檔應在全國政府系統辦公業務資源網電子郵件系統平台上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統設備。

第十一條　電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統的硬體環境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條　電子公文形成單位應在電子公文處理系統中設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條　電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發登記表、操作日誌及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟體無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。

第十四條　歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統從網上交接。

第十五條　通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無划痕、無病毒等。

第十六條　歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的離線載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟體和說明文件一同歸檔。

第十七條　歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，並拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條　檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規定，採用聯網的方式提供利用的，應採取穩妥的身份認定、許可權控制及在存有電子公文的設備上加裝防火牆等安全保密措施。

第十九條　超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規定執行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，並應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條　其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條　本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規定。

第二十二條　本辦法由國家檔案局負責解釋。

第二十三條　本辦法自2003年9月1日起施行。

為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

本辦法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規範格式的公文的電子數據。

電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環節。

副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交後由檔案部門負責。

電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔範圍進行歸檔並劃定保管期限。

電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，製成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，並使兩者建立互聯。

需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規範要求的機讀目錄。

電子公文的收發登記表、機讀目錄、相關軟體、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。

電子公文的歸檔應在“全國政府系統辦公業務資源網電子郵件系統”平台上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統設備。

電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統的硬體環境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

電子公文形成單位應在電子公文處理系統中設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發登記表、操作日誌及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟體無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統從網上交接。

通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無划痕、無病毒等。

歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的離線載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟體和說明文件一同歸檔。

歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，並拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規定，採用聯網的方式提供利用的，應採取穩妥的身份認定、許可權控制及在存有電子公文的設備上加裝防火牆等安全保密措施。

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規定執行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，並應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規定。

本辦法由國家檔案局負責解釋。

本辦法自2003年9月1日起施行。