邀請書

邀請書

邀請書又叫請柬或請帖,是為了增進友誼、發展業務,邀請客人參加各種活動的信函。商務邀請書一般由主辦方發出,邀請對方出席正式的商務慶典、商務聯誼等重要活動。有些參觀、訪問、比賽、交流、會面、協商等活動,也會使用邀請書,作出正式的邀請。

2.邀請書的結構


邀請書的結構一般由五部分組成:標題、稱謂、正文、結尾和落款。
(1)標題
第一行寫標題“邀請書”三字,並要居中。
(2)稱謂
換行頂格寫被邀請者姓名或單位名稱。
(3)正文
這部分要寫清楚邀請的事由、時間、地點,以及有關要求或注意事項。如是向單位發出邀請,還需寫明被邀對象和人數。
正文應特別註明的內容:
附券:如有參觀、文藝活動,或有禮品贈送,應附上入場券,或者領取禮品的贈券。
宴請:如有宴請,應寫明“敬備菲酌”、“沏茗候教”等字樣,並註明“席設”何處,以及入座時間。
特別提示:如有特殊的著裝要求也應該在正文註明。如需乘車乘船,應交代路線及有無專人接站等。
(4)結尾
通常在正文之後,緊接著寫結尾,也可以另起一行,頂格書寫
結尾處要表示希望接受邀請、歡迎前來的誠意,一般用“歡迎指導”、“敬請光臨”、“恭請蒞臨”、“請屆時光臨指導“等表示對被邀請方的恭敬和禮貌。
(5)落款
在正文右下方寫邀請單位或個人的名稱。單位要加蓋公章,個人只需署名。署名之下一行寫發出邀請的具體年、月、日。

3.發信時間


通常,它應當至少在一周之前到達對方手中,一邊對方有所準備。“臨陣磨槍”,打對方一個措手不及,不僅給對方以逼人就範的感覺,而且也是非常不尊重對方的。

4.實例示析:(學校慶典活動的邀請書)


邀請書
××大學校長:
今年是我校建校40周年。茲定於×月×日上午十時,在我校大禮堂舉行校慶慶典。
敬請光臨
××學校40周年校慶籌備組
×年×月×日

5.對邀請的回復


對邀請方的邀請是否應邀的回復。接到對方的邀請后,無論接受與否,出於禮貌,都必須及時答覆。通常,應當在接到邀約之後三日之內回復,而且回得越早越好。答覆以函件——答覆信的形式發出。答覆信要簡潔,無論是否應邀,語言都應十分熱情。一般用第一人稱,且必須簽名。
基本內容包括:
(1)感謝對方的邀請。
(2)愉快地接受對方的邀請或婉言謝絕對方的邀請。
(3)表達期待赴邀的心情或解釋一下不能應邀的理由。
如:
××先生夫婦:
非常感謝你們的邀請,我將於16日準時前往。我盼望和你們見面。
此致
敬禮
×××
×年×月×日