訂艙
訂艙
訂艙是貨方向船方洽訂載運貨物的艙位。航次租船合同的一種表現形式。一般是洽訂班輪的部分艙位，由港口代理機構辦理，或由貨方直接向船舶公司洽訂。貨方根據合適的班輪船期，向船方訂艙，船方根據能提供使用的載重噸、貨艙容積和具體訂艙的貨載特點，擬定合理的選載方案，通過代理人與訂艙人聯繫落實，併發出訂艙單。
訂艙單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發貨人、船名等內容。承運人對這種申請(預約)給予承諾后，就會在艙位登記簿上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸的關係，並開始著手貨物裝船承運的一系列準備工作。
接受貨主詢價
海運詢價：
① 需掌握髮貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格；
② 主要船公司船期信息；
③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名，危險級別等。（水路危規）
陸運詢價：（人民幣費用）
① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；
② 各港區裝箱價格；
③ 報關費、商檢、動植檢 收費標準。
不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯繫要素，以便在儘可能短的時間內回復貨主。
接單（接受貨主委託）
接受貨主委託后（一般為傳真件）需明確的重點信息：
船期、件數
箱型、箱量
毛重
體積
各箱型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積，可裝重量
1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45'GP=86CBM
（註：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸；HC high cubic 高箱）
付費條款、貨主聯繫方法
做箱情況，門到門還是內裝
訂艙
繕制委託書（十聯單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少後續過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一併備齊方能去訂艙。
取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
做箱
門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯繫人、電話等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
內裝：
填妥裝箱計劃中：船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）
報關（有時同時、有時先於做箱）
了解常出口貨物報關所需資料。
① 需商檢
② 需配額
③ 需許可證
④ 需產地證
⑤ 需提供商標授權、商標品名
⑥ 出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（複印件）
⑦ 需提供商會核價章
填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積，貿易方式，審核報關單的正確性（單證一致）。
顯示報關單所在貨物的“中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，並根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
備妥報關委託書，報關單，手冊，發票（原件） ，裝箱單（原件） ，合同，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以後）和其他所需資料，於截關前一天通關。
跟蹤場站收據，確保配載上船。
凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先於該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
提單確認和修改
問明顧客“提單”的發放形式：
② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。
③ 倒簽：(經船公司同意) 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.
④ 分單：(經船公司同意)應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
⑤ 並單：(經船公司同意)應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意，並取得貨主保函和異地接單之聯繫人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
依據原始資料，傳真於貨主確認，並根據回傳確立提單正確內容。
簽單
查看每張正本提單是否都簽全了證章。
是否需要手簽。
航次費用結算
海運費
① 預付(FREIGHT PREPAID)
② 到付(FREIGHT COLLECT)
陸運費
① 訂艙
② 報關(包括返關之前已經報關的費用)
③ 做箱(內裝/門到門)
④ 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
提單、發票發放（提單樣本）
貨主自來取件的，需簽收通過EMS和快遞送達的，應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日後查證
十、應在一個月內督促航次費用的清算並及時返還貨主核銷單以及報關單
其中報關單包括出口退稅聯黃色，出口核銷聯淡綠色，另外還有下貨紙。
