文件生命周期理論

文件生命周期理論：是在20世紀文件數量急劇增長的專業背景下提出的。文件生命周期理論的形成意味著現代檔案學的成熟，為當時已存在的（美國）文件中心提供了理論依據。

1940年，美國檔案學者菲利普·布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。引入“周期”概念的目的是強調文件運動的一種時間跨度，表明文件具有從最初形成到最終銷毀或永久保存的整體運動過程。

形成和發展

與文件中心的出現有特定的聯繫。文件中心最早起源於美國。1950年，英國的艾利斯提出了文件運動的“三階段論”（現行階段、暫時保存階段和永久保存階段正好與文件的保管場所——辦公室、文件中心和檔案館是相吻合和相對應的）。這種由文件中心的理論解釋而衍生出的文件階段的劃分，就成為文件生命周期理論的研究起點。80年代，阿根廷檔案學者曼努埃爾·巴斯克斯出版兩部專著《文件的選擇》（1982）和《文件生命周期研究》（1987）可算是全面系統論述文件生命周期理論的代表作。我國在60年代，國家檔案局局長曾三在一篇報告中闡述了“檔案自然形成過程論”的基本思想，但對文件運動過程的論述尚不夠全面。80年代中後期以來，以陳兆祦為代表的檔案學者提出的“文件運動周期論”相對更加全面系統，全面揭示了文件從最初產生到最終歸宿的整體過程以及這一過程的階段性特徵，與國外的文件生命周期理論有異曲同工、殊途同歸之效。

基本內容

A文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程；B由於文件價值形態的變化，這一完整過程可劃分為若干階段（文件的整體運動過程具有階段性特徵、文件運動過程的各階段具有不同特點、引起文件階段性變化的根本原因是文件價值形態的規律性變化）；C文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保存場所和管理形式之間存在一種內在的對應關係。

徠重要意義

A準確地揭示了文件運動的整體性和內在聯繫，為文件的全過程管理奠定了理論基礎；B準確地揭示了文件運動的階段變化，為文件的階段式管理奠定了理論基礎；C準確地揭示了文件運動過程的前後銜接和各階段的相互影響，為實現從現行文件到檔案的一體化管理，為檔案部門或人員對文件進行前端控制提供了理論基礎

在電子文件時代的指導價值

可以充當電子文件全過程管理的理論基礎。電子文件也需要前端控制，原因：一是確保電子文件真實可靠性的需要，二是確保電子文件完整歸檔的需要，三是確保電子文件安全利用的需要。文件生命周期理論的全過程管理思想和前端控制思想對電子文件同樣是適用的，並且這兩種思想在電子文件管理上實現了和諧的統一。