檔案著錄

檔案著錄

含義:檔案著錄是在編製檔案目錄時,對檔案的內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程。

檔案著錄包括著和錄兩種。著,即標引,將其內容的主題的自然語言轉化成檢索的標準語言的過程。錄,即抄錄,是將文案文獻的形式特徵例如作者、時間等照錄在著錄條目上。標引是針對檔案的內容而言,而抄錄則是其形式特徵,是文獻本身固有的自然語言。標引是著錄的核心。

規則


我國制訂並頒布了行業標準《檔案著錄規則》,作為全國檔案著錄的規範性依據。目前,我國主要執行的著錄規則包括:檔案著錄規則DA/T18-1999,DA/T8-1994明清檔案著錄細則,DA/T20.1-1999民國檔案目錄中心數據採集標準民國檔案著錄細則,DA/T17.1-1995革命歷史檔案著錄細則,DA/T30-2002滿文檔案著錄名詞與術語漢譯規則,DA/T23-2000地質資料檔案著錄細則等。

著錄項目


根據《檔案著錄規則》的規定,檔案的著錄項目有以下七項:
1.題名與責任說明項。
2.稿本與文種項。
3.密級與保管期限項。
4.時間項。
5.載體形態項。
6.附註與提要項。
7.排檢與編號。