outlook2003

Outlook 2003

新設計的“垃圾郵件篩選”可以使用其他的 Microsoft Office Outlook 2003 功能來幫助您防止每天收到大量不想接收的郵件。它使用微軟研究院開發的尖端技術，基於多種因素(如發送時間和郵件內容)評估一封郵件是否應該被認為是垃圾郵件。篩選不挑選特殊的發件人或電子郵件類型；通常它基於郵件的內容，並使用高級的郵件結構的分析技術確定郵件為垃圾郵件的可能性。篩選捕捉到的郵件被移動到“垃圾郵件”文件夾中，以後您可以在此文件夾中檢索或查閱郵件。

您可以將電子郵件發件人添加到“安全發件人列表”，以使這些發件人所發送的郵件不會被認為是垃圾郵件。默認情況下，聯繫人可以自動獲得信任，這樣來自“聯繫人”文件夾中的人的郵件也不會被認為是垃圾郵件。可以對 Outlook 進行配置，使其只接收來自“安全發件人列表”的郵件，這樣就可以總體控制到達“收件箱”的郵件。可以將發件人添加到“阻止發件人列表”，以便輕鬆阻止來自特定電子郵件地址或域名的郵件。如果您屬於某個郵件列表，則可以將該列表的地址添加到“安全收件人列表”中，以使發給該郵件列表的郵件不會被認為是垃圾郵件。此外，如果正在使用 Microsoft Exchange Server 電子郵件帳戶，則對於來自該組織內的郵件，不管郵件的內容是什麼，該郵件決不會被認為是垃圾郵件。

快速標記 單擊電子郵件旁邊的標記圖標可以快速標記該郵件以用於後續工作。多種顏色的標記便於您對郵件進行分類和查找。只有標記為後續的項目才會顯示在“標有後續標誌的郵件”搜索文件夾（搜索文件夾：虛擬文件夾，其中包括滿足特定搜索條件的所有電子郵件項的視圖。這些項繼續存儲在一個或多個 Outlook 文件夾中。）中，這樣該文件夾中就包含了一張最新列表，其內容為所有電子郵件文件夾中的所有快速標記郵件。

搜索文件夾 搜索文件夾是虛擬文件夾，它包含與特定搜索條件匹配的所有電子郵件項目的視圖。所顯示的電子郵件仍舊存儲在一個或多個 Outlook 文件夾中。創建搜索文件夾時，要從中選擇多個選項，如帶附件的郵件或特定人員發來的郵件。也可以創建自己的自定義搜索文件夾，定義電子郵件必須滿足的特定搜索條件以便在搜索文件夾中顯示出有關郵件。可以將每個搜索文件夾認為是已經保存的搜索，該搜索永遠保持最新、總是監視著所有與搜索文件夾的搜索條件相匹配的項目的文件夾。

使用大量預先設計的選項（如發送到通訊組列表的郵件或來自或發送給特定人員的郵件）可以快速建立搜索文件夾。您可在名為“未讀郵件”的搜索文件夾中看見您郵箱中的每個文件夾中的未讀郵件。為了幫助您縮小郵箱的大小，“大郵件”搜索文件夾可顯示郵箱中最大的郵件，無論郵件存儲在哪個文件夾中。

桌面通知 新的桌面通知在音頻新郵件通知方面進行了改進。新郵件桌面通知隨發件人姓名、主題和簡短文本預覽靈活地淡入，這樣就可以立刻看到新郵件是否是急件（標為後續），或者不用中斷在另一個程序中的作業就可以安全地忽略掉該新郵件。桌面通知包含用於打開、標記或刪除電子郵件的按鈕，而且當忽略郵件時可以像淡入那樣靈活地淡出。

規則 現在創建和組織規則（規則：針對是否符合特定條件，對電子郵件和會議要求分別進行的一個或多個自動操作。規則也稱為篩選器。）將更加容易。可以使用熟悉的 Outlook 規則嚮導從頭創建自己的規則，也可以選擇多項預置規則（人們通常用它們來管理收到的郵件或獲取通知）來創建規則。例如，如果您正在旅途中，則可以使用預置規則“當收到來自某人的郵件時給我的移動設備發送通知”來不斷獲得會議更改的通知。或者可以使用預置規則“用顏色標誌標記某人發來的郵件”來自動標記和優先處理來自老闆的郵件。單擊郵件，再單擊工具欄上的“創建規則”就可以快速創建規則來對郵件進行歸檔。您的規則列表還提供有關規則的一個“簡明”摘要。現在每條規則都為您所指定的每個操作顯示一個圖標，這樣您不必打開規則就可以明白規則的操作。現在您可以將規則應用於收到的會議請求、會議更新和電子郵件了。

創建和管理通知 如果組織使用 Microsoft Windows SharePoint Services 或 Microsoft SharePoint Portal Server 來存儲和管理網站的文檔，則當網站上的內容發生更改時將收到郵件通知。通知將提醒您文檔、列表項目、文檔庫、列表、調查、甚至是搜索結果已經被更改，這樣就可以獲得相關信息的最新狀態，從而有助於提高效率。若要使用通知，請單擊任何 SharePoint Portal Server 網站中的“通知我”鏈接，或選擇 Outlook“工具”菜單上的“規則和通知”，再單擊“管理通知”選項卡。可以為列表和庫創建通知，也可以為它們中的單個項目或任何文件創建通知。還可以指定希望被通知的更改種類。例如，可以接收當項目或文件被添加、修改或刪除時的通知。

增強的隱私保護功能 HTML 格式的郵件通常包括圖片或聲音。在打開或預覽郵件時，有時這些圖片或聲音並不是包含在郵件本身內，而是需要從 Web 伺服器上下載。垃圾郵件的發件人通過在這些郵件中包括一些稱作“Web 信號”的東西，從而將這種性能看成是一種優勢。當您閱讀或預覽郵件時，Web 信號會提醒 Web 伺服器，從而驗證電子郵件地址，於是經常會產生更多的垃圾郵件發送給您。為了保護您的隱私並抗擊 Web 信號，Outlook 在默認情況下會配置為阻止從 Internet 下載此類外部內容。如果電子郵件未經宣布就嘗試連接到 Internet 上的 Web 伺服器，則在您決定查看此內容之前，Outlook 會阻止該連接。通過此功能還可以避免查看具有潛在攻擊性的郵件，而且如果使用窄帶連接的話，還可以確定是否有足夠的時間和帶寬來下載某個圖像。

帶限制許可權的電子郵件 通過 Outlook 中的信息許可權管理 (IRM) 可以創建帶限制許可權的郵件，這樣就可以防止由未取得授權的人轉發、列印、複製或編輯郵件。發件人可以單擊“常用”工具欄上的“不要轉發”來限制郵件的許可權。