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1、完整（complete）

職業文書應完整的表達多要表達的內容和意思，何人、何時、何地、何種原因、何種方式等（5W1H）。

2、準確（correctness）

文稿中的信息表達準確無誤。從標點、語法、詞序到句子結構均無錯誤。

3、清晰（clearness)

所有的語句都應能夠非常清晰地表現真實的意圖，讀者可以不用猜測就領會作者的意圖，避免雙重意義的表示或者模稜兩可。

4、簡潔（conciseteness）

即用最少的語言表達想法，通過去掉不必要的詞，把重要的內容呈現給讀者，節省讀者時間。

5、具體（concreteness）

內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答覆或者對之後的交往產生影響的函電。

6、禮貌（courtesy）

文字表達的語氣上應該表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。

7、體諒（consideration）

為對方著想，這是擬定職業文書是一直強調的原則——站在對方的立場。