跟單員

跟單員分為：業務跟單員，外貿跟單員，生產跟單員。

業務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業務員或業務助理。

生產跟單：對已接來的訂單進行生產安排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫：業務經理或生產主管或總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業里的跟單員，他們基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。以客戶訂單為依據，處理訂單，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。

官方定義：外貿跟單文員是中國商務行業繼國際商務從業資格(外銷員)、國際貨代員、國際商務單證員職業資 格培訓考試后第四個崗位的培訓與認證考試。外貿跟單員是指在出口貿易業務環節，在外銷員簽訂貿易合同后，承擔各類單證運轉，銜接合同、貨物、單證、訂船、報檢、保險、報關等環節，協助外銷員按貿易合同規定交貨的業務助理。外貿跟單員是本世紀以來隨著中國國際貿易發展、業務細分出現的一個新崗位。據記者從會上了解，由於生產企業、流通企業、外資企業以及各進出口企業的內部分工不同，名稱亦有不同，除跟單員、業務助理、駐廠業務員的稱呼外，有的不分跟單員，由外銷員一票到底。外貿跟單員又可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單是指“跟”到裝船清關為止；而全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。絕大多數專家認為外貿跟單員培訓內容應包括全程跟單範圍，而考試內容則僅為中程跟單範圍為宜。在一些地區開辦的跟單員培訓內容以及相關教材，大部分是訂單跟單，而非外貿跟單，很少涉及外貿業務知識和工作流程。

全國外貿跟單員考試於每年11月某個周日舉行，考試時間及科目：

2013年外貿跟單員考試時間為11月17日(星期日)舉行。

2013年11月17日　9：00-11：00　外貿跟單基礎知識（含英語）

2013年11月17日　14：00-16：30　外貿跟單操作實務（含英語）

外貿跟單員考試科目

⑴外貿跟單基礎知識（含英語）

⑵外貿跟單操作實務（含英語）

《全國外貿跟單員培訓認證考試應試指導及大綱》的相關內容：國際貿易基礎、進出口業務流程、國內外法律法規、外貿商品學、物流基礎知識、對外貿易企業管理、外貿跟單。

跟單員的工作內容十分繁雜，涉及面廣，面對部門多。既要對上級反饋進度，又要對相關人員進行及時跟蹤，稍有不慎，即鑄成大錯。因此，在跟單過程中，如果能夠藉助於一些專業的跟單工具，就會收到事半功倍的效果。比如：跟單網，提供跟單行業的豐富資訊與專業的外貿跟單軟體，幫助企業解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，使跟單更加輕鬆。解決了跟單過程中的知識問題與提供了跟單過程中的專業軟體系統，使得跟單員真正從繁雜的跟單事務中解脫出來，從而提高了企業的跟單管理水平。

跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，即進行業務跟單。因此，跟單員要：

1．尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。為自己下一步的工作打算.

2．設定目標：主要客戶和待開發的客戶，我們的工作著重點及分配的工作時間。

3．傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

4．推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

5．提供服務：產品的售後服務，及對客戶的服務。

6．收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

7．分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。

跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

1． 函電的回復：

2． 計算報價單

3． 驗簽訂單

4． 填對帳表

5． 目錄，樣品的寄送與登記

6． 客戶檔案的管理

7． 客戶來訪接待

8． 主管交辦事項的處理

9． 與相關部門的業務聯繫

跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是採購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產製造部門催單要貨，跟蹤出貨。

跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：複雜的，全方位的。

1． 責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。

2． 溝通，協調：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。

3． 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利於客戶的訂貨。

4． 工作節奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。

5． 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。

跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：

1． 分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利於報價。

2． 預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便於接單，生產及交貨的安排。

3． 表達能力。善於用文字和語言與客戶溝通。

4． 專業知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便於和客戶及生產人員的溝通。

5． 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

6． 人際關係處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關係。通過他們來完成自己想要做的事。

7． 法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

8． 談判能力。有口才，有技巧。

9． 管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

10． 物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。

跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料採購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。

1．出口貨物跟單；（外貿業務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。基礎外語及函電往來。

2 .物料採購跟單。（業務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）

3 .生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。

4 .貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配櫃）及了解報關知識。

5．客戶聯絡跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。

首先跟單進入工作前需準備以下資料：

1．顏色原樣。

2．原手感樣。

3．客人確認的小樣（也就是工廠第一次打的色樣）。

4．原品質樣。

5．合同複印件（上面有對工廠的質量要求、標準、交期，數量等，跟單可參考）。

6．以及相關資料。

工廠打顏色小樣：，跟單需做以下事情：

1．按客供樣（原色樣）的顏色，要求工廠放小樣，放小樣必須有書面要求，也就是打色通知書，《打色通知書》的內容包括（對色光源、色牢度、染化料是否環保、打樣版數、打樣坯布及大孝打樣坯布規格、完成時間）等。

2．打樣坯布：打樣坯布與大貨一致，杜絕使用其它規格的坯布進行打樣，針對大貨生產特點，應考慮小樣坯布是否進行砂洗或相關處理。

3．根據打樣通知書，正確使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳燈現象，提高打樣準確率。

4．根據客人或市場部要求，《打樣通知書》須註明小樣大小和版數（印花和色織要註明循環問題，色織小樣要附紗樣，基本上化纖類染色布都是打A、B、C、D四個樣）。

5．時間要求：染色燒杯樣3天，印花樣10天，色織樣10天，特殊情況酌情解決處理。

6．文字說明：小樣須貼在規定表格內（公司色樣卡），根據打樣通知書標明色號、色名、編號、送樣日期等。

7．色樣卡管理：妥善保管，防止腿色，編號放好，做到用的時候隨時能找到。

中樣或大貨頭缸樣（也就是生產大貨前的第一次生產試樣）：提供中樣或大貨頭缸樣（如品質樣、手感樣、樣衣面料等）應同大貨一致，在條件許可情況下，應盡量模仿大貨生產工藝，對所使用的染化料、助劑以及工藝流程要有記錄，特別是面料門幅，要按大貨生產程序進行拉幅定型、撥水，對所提供的中樣或頭缸一定要要留樣可查。

生產大貨過程中：

1．明確要求：明確訂單合同的的各項要求，特別是內外質量的標準要求和交期。

2．制定生產計劃：根據服裝交期要求，制定面料生產計劃以及分階段的成品數量。同時填寫《面料組織生產進度表》每周或每次有新的變化要及時改動。然後不定時間的向主管部門領導彙報。以傳真、郵件形式發給主管。

3．每道質量進行跟蹤，主要注意：

①是否在規定燈源下對色。

②小樣、確認樣或頭缸樣是否正確一致。

③色差控制：邊中差、頭尾色差、匹差、陰陽面色差、缸差等。

④經緯密、幅寬、色牢度、縮水率、手感、克重、氣味等。

大貨檢驗：

1．布面檢驗：重點檢查污漬、緯斜、左中右色差、頭尾色差、手感差、斷經、斷緯、經痕、油污、色花、粗紗、色污、並經並緯、膠條、膠痕、漏膠、膠粒等。

2．總體檢驗：幅寬（須量三次，頭中尾）、克重（頭尾）、經緯密、長度、色差、六、包裝要求：根據不同的面料性質，可採用匹裝或卷裝或塑料袋或蛇皮便袋等包裝。而且嘜頭上一定要註明：款號、顏色、數量、缸號，色號，日期，訂單號，卷號等。

3．外觀質量：

4．檢驗標準和方式：按美國AATCC國際標準，十分制與四分制檢驗方法或公司內部檢驗標準，而且須根據材料的用途進行不同的檢驗（比如：尼絲紡，有的客人是用作制雨傘的，這樣就要求檢驗的時候一定要把底燈打開）。

5．在規定的光源下，以確認樣為準，同時參考小樣或原色樣進行對色，色偏控制在4-5級，不得低於4級，如超標必須進行返工處理。

測試樣布3－5M帶回公司進行相關物化性要求測試。

測試OK，方可發貨（按公司程序要求發至相關工廠或該公司倉庫）。

交期與品質的跟催和檢驗是很重要的，跟進生產：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶或向部門主管反映問題及建議或徵求意見……

外貿跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向並督促定單落實的專業人員，是各企業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。

1．熟悉公司所經營的產品，準確報出銷售價格。

2．積極主動與客戶保持聯繫，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之後，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

3．客戶下訂單后，業務員應在第一時間整理出中文訂單，並立即下發到有關生產部門。全身心投入到對客戶訂單的分析，如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。

4．產品準備過程中，貨款結算問題亦同步進行，貨物備妥后，根據合同安排貨物的最終發運。

跟單員的工資波動範圍不大，一般在2000-8000元之間。隨著工作經驗的增加，薪水會有所提高。鮮有工作經驗的從業者起步薪資在2500元左右，擁有3-5年以上的工作經驗以後，月薪水平可以達到4000元以上。

從企業管理角度來說，經理對跟單員的工作監督較為頻繁。因此對優秀跟單員的器重程度也比較高。跟單員在日益激烈的市場經濟環境下，重要性不斷凸現出來，在很多公司，跟單員成了老闆們的特別助理，要做總經理，先做跟單員這句話成為了跟單員的真實寫照。

跟單員工作涉及企業的多個環節，便於積累工作經驗和管理知識，具備了一定經驗以後，跟單員可以發展為跟單經理。業績突出的跟單員或者跟單經理，在具備相應工作經驗，積累豐富管理技能，擁有一定規模的客戶群后也可嘗試獨自創業。