齊頭式

註：齊式件，稱呼空二。段句句需空，段段需空二。齊式件尾客套簽款式。左，式。另右，形式則示收系較熟悉隨。

介紹商務函式－齊式。征均左頂，采式標式，即除，必標。各段落均空。

■

信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。

通常情況下，公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

■編號（寫信人的名字縮寫）和日期Thesendermanandthedate

這部分內容是為了方便今後查詢信件用的。

■封內地址Theinsideaddress

這裡就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一併寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關係漸漸發展成為帶有私人性質的友好信件往來，由於稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。

■事由Thesubjectheading

事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。

■稱呼Thesalutation

指對收信人的一種稱呼。

較常使用的有DearSirs，DearMadam，DearMr．XX，。稱呼後面的標點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。

■開頭語Theopensentences

開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，並表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明了。

■正文Thebodyofletter

信的主體。一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在後面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。

■結尾語Theclosingsentences

結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答覆詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。

■結束語Thecomplimentayclose

結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：“Sincerely，”“BestRegards，”or“YoursTruly，”．結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，後面加逗號。

■簽名Thesignture

寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件並非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發信人的職位。

■附件Enclosure

如果信中有附件，應在左下角註明Encl．或Enc．。

例如：

Encls：2Invoices

Enc．：1B/Lading

電子郵件

眾所周知，電子郵件即E－mail是如今我們做電子商務使用最普遍的一種聯繫手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節省成本。但是E－mail的撰寫也並不是一件很容易的事情。您知道，當一封E－mail發送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內就收到。所以，在您發送前，必須要檢查一下您所寫的內容是否正確合適，因為一旦您點擊了發送鍵后，您就再也無法將其收回了。

通常我們理解E－mail的撰寫風格可以比傳統的信件，傳真等稍加隨便一點。但是我們在這裡還是要建議大家，即便是寫E－mail，由於是談論公事，所以還是採用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯繫的話，正式的商務信函能讓您留給對方非常專業的印象。