工作流程圖

制度體系的重要組成部分

工作流程圖可以幫助管理者了解實際工作活動,消除工作過程中多餘的工作環節、合併同類活動,使工作流程更為經濟、合理和簡便,從而提高工作效率。

定義


工作流程圖是通過適當的符號記錄全部工作事項,用以描述工作活動流向順序。它是用圖的形式反映一個組織系統中各項工作之間的邏輯關係,用以描述工作流程之間的聯繫與統一的關係.
工作流程圖由一個開始點、一個結束點及若干中間環節組成,中間環節的每個分支也都要求有明確的分支判斷條件。所以工作流程圖對於工作標準化有著很大的幫助。

製作方式


普通製作
利用Word中的[繪圖]→[自選圖形]→[流程圖]裡面的各種圖形,製作起來比較容易,只是要具備一定的耐心,尤其是那種複雜而龐大的流程圖。當然,它也和任何事物一樣,有其規律和技巧可尋。掌握了這些規律和技巧就可以變繁為簡,操作起來得心應手,事半功倍。製作過程中應把握以下三大規律:
1. 先難后易 流程圖一般最下面的部分比較複雜,做起來困難一些,那就先從它著手,這樣,整個圖的框架搭起來了,剩下的就非常容易了。
2. 先框后線 先設置框型圖形,待整個圖的框架定位后,再進行連線,這樣減少了調整的工作量。
3. 先圖後文 先將所有的圖形及其格式設置好,定位之後再輸入文字。當然,標題最好一開始就輸入,否則,留到後面是麻煩。
製作技巧
技巧提示:掌握了上面的製作規律,還得充分利用下面的一些技巧。
1.使用網格和標尺,便於準確快捷地定位。
2.製作圖形和線條時,利用圖形複製快捷鍵[Crtl+D]進行複製,既快捷又使圖形和線條大小形狀一致。
3.利用格式刷使所有圖形格式保持一致。
4.調整圖形和線條時,利用[Ctrl+方向鍵],可以精確定位。
5.如果同一行內方框很多,內容複雜,而且格式又相似,可以利用表格插入來完成,既方便快捷,又美觀大方。圖1中,最下面的一排就是插入一行表格后製成的,方框之間不相連接處用工具欄上橡皮擦去上下橫線即可;文字輸入時,按滑鼠右鍵,調整文字方向為縱向。

操作步驟


工作流程圖有五個操作步驟:
1、目的分析:這一步是消除工作中不必要的環節,其中應分析以下幾方面:
實際做了什麼?
為什麼要做?
該怎麼做?
該環節是否真的必要?
應該做什麼?
2、地點分析:儘可能合併相關的工作活動,其中應分析以下幾個方面:
在什麼地方做這項活動?
為何在該處做?
可否在別處做?
應當在何處做?
3、順序分析:儘可能使工作活動的順序更為合理有效,其中應分析以下幾個方面:
何時做?
為何在此時做?
可否在其它時間做?
應當何時做?
4、人員分析:目的是分析人員匹配的合理性,其中應分析以下幾個方面:
誰做?
為何由此人做?
可否用其他人做?
應當由誰來做?
5、方法分析:目的在於簡化操作,需要分析的問題有幾個方面:
應該如何做?
為何這樣做?
可否用其他方法做?
應當用什麼方法來做?
通過上述五個方面的分析,可以消除工作過程中多餘的工作環節、合併同類活動,使工作流程更為經濟、合理和簡便,從而提高工作效率。