照片檔案

照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

照片檔案可以分為兩類：傳統的照片檔案、新型的照片檔案。

傳統的照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。新型照片檔案是指運用數碼影像技術與計算機技術形成的照片檔案。它屬於電子檔案，其形成、傳輸、存儲和利用都離不開計算機等現代化技術和設備。我們通常所說的照片檔案是指傳統照片檔案。

傳統的照片檔案是由底片、照片及文字說明構成的。

一、底片。底片分為原底片和翻版底片。原底片是指照片在形成過程中，最初產生的底片，它是照片檔案的原始材料，也是照片檔案中的重點部分。翻版底片是為了保護原底片，重新翻拍照片而形成的底片，又稱為複製底片。作為一般單位，大多保存的是原底片。而重要的、非常珍貴的照片，應同時形成或保管原底片和翻版底片。

二、照片。是通過底片洗印而成的，與被攝對象是一致的。歸檔的照片檔案除有底片外，還要有照片。照片易於辨認，是照片檔案的重要構成。

三、文字說明。是照片的題名、文字補充和說明材料。一張照片，如果缺少文字說明，再珍貴，其使用價值也大為遜色。尤其是歷史老照片，由於事過境遷，後人無法辨認和了解，將不能準確地揭示和表達出事物的本來面目。所以照片和文字說明是相輔相成，互不可分的整體。

照片檔案的收集範圍

1、反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的資料；

2.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的資料；

3.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的資料。

4.涉及本公司權益的資料。

5.其它單位形成的與本公司有關的重要資料。

6.其它具有保存價值的資料。

收集時間

1、照片檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

2、歸檔對口部門檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的照片資料

照片檔案的編號

照片檔案分為二類，一類為工程類，一類為綜合類。兩類檔案檔號構成方式不同。

1、綜合類排列編號方法：按照形成年度、張號分別排列裝冊，一年一個流水號。

檔號由聲像檔案代碼、檔案類別代號、年度、張號組成。

2、工程類由一級類目代號、二級類目代號、項目代號、張號組成，用“-”連接。

3、同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。

4、錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然後每盤再依次編排序號。

5、編注與其他載體檔案相聯繫的參照號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。

文字說明的編寫

1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等。

2.編寫文字說明的要求：

(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標註項目正確齊全；

(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。(3)文字簡潔、語言通順；

(3)時間用8位阿拉伯數字錶示。

備註：

目錄：

1、照片檔案：照片整理時，應註明拍攝內容、時間、地點、人物等。

卷內目錄如下：

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