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- 職務說明書
- 職位指導性的管理文件
職務說明書
職務說明書
職務說明書（job description），亦稱“工作說明書”。是指根據工作分析，對某項工作有關的任務、內容、性質、程序、責任、環境、僱工條件，以及必備的個人資格條件的規定和描述。內容包括：（1）工作名稱。必須有一個特定的名稱或標題，以區別於其他工作。（2）工作內容。具體說明該項工作的功能，所應達到的目標和必須執行的任務與職責。（3）工作的活動和程序。說明工作的步驟和操作程序，使用什麼材料和設備，與什麼人進行配合，如何進行指導和監督檢查等。（4）工作環境。從事該項工作的物理環境和社會環境。（5）雇傭條件。包括工資結構和等級、工作天數及每日工作時間、付薪方式、獎懲條件、雇傭形式、福利待遇、升遷或調職的機會等。（6）資格條件。指出哪類人最能符合工作所要求的條件。包括擔任此項工作所需的教育程度，工作經驗，必備的知識、技能和專長等。
職務說明書
職務描述職務析收集資料產。職務描述某職務職務質、責權系、資件容件。
職務規範職件具，二合構針某職務完整、、詳細職務。
編寫職務說明書就是編製職務描述和職務規範兩個書面文件。職務規範集中於對任職人員的分析，職務描述側重於反映工作定向分析的結果，職務描述可用於設計業績評價形式，職務評價和建立報酬系統，能確定需要完成工作的教育和訓練，為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計劃提供依據。
職務說明書的崗位工作分析
多數職務描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容：
這部分位於職務說明書的首部，有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。
職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出一個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特徵和責任；第二它對員工有心理上的作用，如將垃圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務的不同等級。
職務說明書
此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的，如在室內外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病及焦慮完成工作。它是提供員工的工作環境方面的信息。
這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。
表1 招聘助理的職務說明書
職務頭銜：招聘助理
職務說明書
分析時間：
職務陳述：
在員工招聘、選拔、測量、定向、轉移、員工人力資源檔案的保存領域，完成專業的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執行創造性的和獨立判斷。
基本功能
1、制訂招聘計劃，交主管人員審核
2、準備招聘文件和招聘廣告
3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人
4、準備與安排面試
5、對申請人進行背景調查等甄別工作
6、在招聘方面與地區經理日常工作關係
7、評估招聘活動
8、執行由人力資源經理安排的有關責任
職務說明
1、大專或本科，人力資源管理，企業行政或工業心理學；或在經驗、教育、和訓練方面與此相同。
2、具備選拔和人事安排的知識
3、書面和口頭的表達能力
4、獨立計劃和組織自己活動的能力
5、人力資源計算機應用的知識
1、職務識別部分（職位名稱、職位編號、所屬部門、職位定員、職位職層、職位職系、職等職級、晉陞方向、崗位分析日期、直接上級、直接下級）
2、職位設立目的
3、職責與工作任務
4、權利
5、內外協調關係
6、任職資格（性別、年齡、學歷、專業、培訓經歷、工作經驗、知識技能、個人素質）
7、工作條件（工作環境、工作時間特徵、工作所使用工具/設備、所需記錄文檔）
1、便於招聘和選擇員工，提供人力資源規劃、識別內部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。
2、便於發展和評價員工，明確工作培訓和技能發展，新進員工角色定位，職業生涯規劃甚至業績考核。
3、明確薪酬政策，崗位工資標準，公平報酬。
4、在工作和組織設計方面，明確了權責和工作關係以及工作流程。
職務說明書
在職務分析寫作過程中、應注意工人做什麼、如何做和為什麼要做三個方面的問題。工人做什麼，是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的；如何執行勞動活動指的是執行職務任務所採取的方法或程序，有體力活動和腦力活動兩種不同的程序；在考慮到職務的如何時，分析員應涉及下列問題：
1、完成這項職務的所有任務，使用了什麼、工具材料和設備？
2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設備、材料？如有，他們如何工作？
3、完成這項職務的所有任務，採用了什麼方法或過程？
4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織，句子內容和結構以及語言的選擇。
職務說明材料的組織，依賴於採用的職務分析方法和職務性質。在多數職務說明材料的場合里，信息可按有關的主要職務部分來組織，或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗於各種活動上的時間多少來排列敘述性信息。在某些構成的職務分析程序中，如包括一系列任務的任務清單，甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。
用於職務說明中的句子的內容，隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務的敘述材料時，分析員應該小心地選擇語言，選定的詞應當要達到簡潔的同時，盡量減少用詞含糊。有關單詞使用的確一般原則如下：
1、寧用簡單的而不用牽強的單詞，限制使用不精確的的單詞。
2、寧用具體的而不用抽象的單詞。
教育訓練系統構架
5、有限制地使用形容詞。
6、只有讀者能了解時才使用有特別重要的技術術語，否則應避免或給以說明。
1、清晰。整個崗位說明書中，對工作的描述清晰透徹，任職人員讀過以後，可以明白其工作內容，無需再詢問他人或查看其他說明材料。避免使用原則性的評價，專業難懂辭彙須解釋清楚。
2、具體。在措詞上，應盡量選用一些具體的動詞，如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設計”等。指出工作的種類，複雜程度，需任職者具備的具體技能、技巧，應承擔的具體責任範圍等。一般來說，由於基層工人的工作更為具體，其崗位說明書中的描述也更具體、詳細。
3、內容可根據崗位分析目的進行調整，可簡可繁。
4、為建立企業崗位分析系統，須由企業高層領導、典型職務代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會，協同工作，完成此任務。
基本信息
- 中文名
- 職務說明書
- 外文名
- Job Description