行政經理

一種職業

行政經理,負責計劃、指導和協調機構的支持性服務,如記錄保存、郵件分發、電話/前台接待和其它辦公室支持服務。包括監督設備的準備、維護和保管。

概述


英文翻譯:Administration Manager
一些企業管理部門不設行政經理的職位由經驗豐富的行政主管代行,行政經理可以平調至市場或營運經理等,也可以晉陞為總經理,直至最高職位總裁或首席執行官。
行政經理要求的教育背景相差很大,多數擁有文科本科學位,心理學、外語的課程也是對這一職位的很好的準備。需要較強文字功底和演講才能,人際溝通能力和較廣的人際網路也對本職位有所助益。

工作任務


確保設備的安全並對其安全操作,維護良好。
指導或者協調支持性的服務部門、代理或者組織。
計劃,管理並且控制合同預算、設備和供應。
為部門設定目標和期限。
準備並評論操作報告和時間表以保證準確和效率。
監督建設和調整工程以改進效率並且保證設備符合環境、健康和安全標準,遵守政府的法規。
僱用或者解聘文秘和管理人員。
監督機器,設備以及電子和機械系統的維護維修。
分析內部過程,建議和貫徹過程或者政策改革以改進經營,如供應的變化或記錄的處理。
獲取,分配並且儲存供給。
處理或者協助處理公司危機事件
辦公室行政管理,包括裝修、水電、辦公用品、零星修繕、固定資產、衛生、環境等
組織制定行政管理規章制度並督促檢查制度的貫徹執行
管理公司對外行政事務,比如重要接待等等
組織、協調公司的各種會議和員工活動
規劃、指導、協調公司行政服務支持等各項工作,組織管理下屬人員完成本職工作。

崗位職責


1. 組織制定行政部工作發展規劃、計劃與預算方案;
2. 組織制定行政管理規章制度及督促、檢查制度的貫徹執行;
3. 組織、協調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議,負責外聯工作及辦理公司所需各項證照;
4. 起草及歸檔公司相關文件;
5. 搜集、整理公司內部信息,及時組織編寫公司大事記;
6. 管理公司重要資質證件;
7. 組織好來客接待和相關的外聯工作;
8. 主持部門內部的建設工作,建設及維護內部網路;
9. 協調公司內部行政人事等工作;
10. 對控制成本的方法提出建議。

知識要求


彙報對象:行政總監
下屬:行政專員
協作部門:人力資源部、財務部、公關部、市場部、銷售部、技術部等

技能要求


技能技巧:
◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力;
◆優秀的外聯與公關能力,具備解決突發事件的能力;
◆較強的分析、解決問題能力,思路清晰,考慮問題細緻;
◆熟練使用辦公軟體、辦公自動化設備。

培訓經歷


◆受過管理學、戰略管理、管理技能開發、公共關係、財務知識等方面的培訓。

態 度


◆做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業;
◆具有很強的人際溝通、協調、組織能力以及高度的團隊精神,責任心強。

教育背景


◆秘書、中文、公關、行政管理等相關專業本科以上學歷。

薪酬福利


基本工資+崗位工資+績效工資+補貼+年終獎金
五險一金
年假

工作經驗


5年以上行政管理工作經驗。

職業要求


行政管理、中文、公關等相關專業本科以上學歷;優秀的外聯與公關能力,具備解決突發事件的能力;較強的分析、解決問題的能力;思路清晰,考慮問題細緻。
注意事項
面試要點:
第一、身為行政人員,衣著是很重要的,因為你負責執行公司管理層的管理精神,一個正面的,健康的,積極的形象是很重要的,起碼你要讓人看起來覺得你穩重、大方、可以信任。
第二、反應靈敏,一個行政人員,絕不能呆板,當你睜著茫然的大眼睛看著招聘人員的時候,你就直接回家等消息吧。一個成功的行政人員一定是聰明與才智兼備的。
第三、脫穎而出的能力,在一堆人裡面,也許你不是條件最好的,但你得有脫穎而出的本領,注意一些細節,比如說,製造一個話題,佔主導地位,你的口才,你的分析能力,都是面試官會觀察的內容。