數字檔案館
數字檔案館
數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網路化、服務範圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
“數字檔案館”的含義有廣義和狹義之分。廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。
數字檔案館是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，它不僅僅起到一個數據中心的作用，也不僅僅起到發布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數字檔案館而言，就是將集成管理理論應用於涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機製為核心，在管理視野上突破管理業務流程機構部門間的限制，並從全程管理和最優化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利於優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。
檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次複雜，各下屬單位分散等特點。對於集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。紫光利用當前最先進的標準規範、信息技術，推出面向集團企業的數字檔案館解決方案。
紫光檔案管理系統企業版支持集中式、分散式部署和存儲，集中或分級管理模式。對於網路條件比較好的集團企業，推薦使用集中式部署模式，即採用總部集中建設模式，基於企業內部網路，將檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。通過網路實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平台和統一的許可權管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。應用模式如下圖
應用系統由基礎應用平台、業務應用平台、信息服務平台、系統管理與維護、介面等五個部分組成：
• 基礎應用平台
• 為系統功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。
• 業務應用平台
• 為檔案管理機構提供檔案管理的平台，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發利用等業務。
• 信息服務平台
• 為檔案利用者提供信息服務的平台，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。
• 系統設置與維護
• 實現系統設置、業務建模兩大主要功能。系統設置主要用於配置系統運行環境的參數，包括伺服器集群、存儲系統（支持分散式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業務建模系統主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。
• 介面
• 介面包括了兩個部分，一部分是本系統與其它系統集成的介面，一般包括了與OA系統等系統的集成介面；另一個介面是指系統提供二次開發的介面，系統可提供基礎應用、檔案業務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發包。
優勢之一：採集自動化
數字檔案館
自動化歸檔介面：利用ERP數據自動歸檔介面、OA數據自動歸檔介面、MES數據自動歸檔介面、PDM數據自動歸檔介面、移動載體聯機歸檔介面、多媒體聯機歸檔介面自動、定時增量抽取企業ERP、OA、MES、PDM等業務系統的數據到中間伺服器，在中間伺服器審核、檢驗、原文批量封裝等，無誤后，目錄數據及原文自動化歸檔到檔案伺服器中。
自動化輔助工具包：利用OCR識別、CAD中DWG圖紙批量解讀、原文掃描上傳等輔助工具包進行目錄信息摘取、原文的批量對應上傳，省時省力，達到事半功倍的效果。
優勢之二：存儲安全化
長久獨立保存：YGAD 6.0的數據字典以跨平台的XML格式描述和管理系統中檔案資源庫，並與檔案資源庫存儲、備份在一起，同生死同命運。實現檔案資源庫即使脫離系統軟體和目錄資料庫，通過數據字典，依然可以查閱和管理。檔案保存獨立長久！
網路與客戶端監控：YGAD 6.0的客戶端管理可實現對系統中連接計算機的全方位監控。包括：監視各部門客戶端連接檔案伺服器情況，即該客戶端當前的狀態（是否連接伺服器、正在訪問那些模塊等）；控制各部門客戶端與伺服器的連接情況，可實現斷開或啟用客戶端與伺服器的連接，以及刪除和創建客戶端等操作；查看用戶或客戶端的許可權及日誌情況。監管無時不在！
精細的許可權控制：YGAD 6.0的許可權管理可精細到文件級和數據欄位級的賦權，通過角色、組和用戶的管理，實現按照全宗、部門、檔案類別、功能模塊、業務流程、操作類型、檔案資源等多方面完成許可權的分配。
全方位的日誌跟蹤：YGAD 6.0的日誌痕迹管理可詳細記載系統用戶在系統中的操作痕迹，如該用戶什麼時間，用哪台計算機，登錄了系統的哪個模塊，進行了哪些操作。操作的類型包括查看、下載、上傳、列印、添加、刪除、修改等，並可詳細記錄操作類型（查看、下載、上傳、列印、添加、刪除、修改）的內容信息，如將那條信息做了修改，修改前是什麼，修改後變為什麼。一切操作盡在掌握！
備份恢復：YGAD 6.0的備份恢復可實現系統目錄資料庫及電子原文的硬碟增量備份和恢復，以及光碟異地增量備份和恢復；支持數據備份為資料庫文件及EXCEL文件；支持手動備份和伺服器自動備份。資源保護有備無患！
格式批量封裝、數字水印：YGAD6.0格式批量封裝，在電子原文進入檔案資源庫以前按照國際標準對電子原文進行PDF封裝，並添加數字水印，對電子原文進行雙層防護。
優勢之三：管理科學化
資源庫管理：YGAD6.0將檔案資源與檔案目錄數據獨立存儲，保障電子原文即使脫離原檔案資料庫，仍可以通過元數據進行訪問。並且對檔案資源可基於本企業的業務流程進行配置管理，做到“你有我新”的管理方式。
元數據管理：YGAD 6.0 提供元數據的全面有序管理，實現檔案不同形態（紙質形態、電子形態、備份光碟中的電子形態和原始移交的電子形態等）基本屬性集、背景屬性集、關聯屬性集等元數據的統一管理。
版本管理： YGAD 6.0提供完整的原文管理解決方案，一條目錄可對應幾個電子原文，一個電子原文可具備幾個版本，不同版本間可進行追溯查詢。
光碟利用：YGAD 6.0的光碟利用主要實現檔案管理系統中各類檔案資源的光碟打包刻錄功能，系統可自動計算光碟容量及設備是否正常，並可列印光碟標籤，光碟打包刻錄完成後，用戶可異地查詢光碟內存儲的信息資源，系統控制查詢、下載、列印等操作的許可權。光碟利用模塊為企業業務人員在異地使用檔案資源提供了途徑，擴大了檔案資源的使用範圍和服務方式。
借閱管理：YGAD6.0通過一站式登錄到檔案網路中，視圖化對當前庫房的借閱情況進行分色的展示（A色文件沒有被借閱、B色文件已經借出並且沒有可借閱的、C色文件借出，但還有可借閱的），還可以對當前借出、已歸檔、借閱歷史、使用率等進行管理，並追溯到審批單；對超期未歸檔的紙質檔案進行催還提醒，列印催還單，實時掌握檔案借閱動態。
報表管理：YGAD 6.0提供報表管理功能，實現企業檔案部門日常工作使用的各類報表的列印功能，YGAD 6.0系統中已集成各類通用報表近百種，並內嵌報表編輯工具，用以支持用戶自定義報表。
統計管理：YGAD6.0提供通用性強、準確率高，操作簡單的統計彙報，輸出列印的功能，用戶可以靈活的配置統計方案，同時提供詳細的統計，包括當前有庫存總數、總頁數、總卷數、原文數目，無原文數據、檔案的借閱率等。
優勢之四：利用便捷化
基於業務流程的分層檢索：YGAD6.0基於企業業務的管理流程，對項目資源、設備資產、財務憑證、報表台賬、產品結構樹等業務數據進行階段性檢索。
視圖化的圖形分層檢索：YGAD6.0提供視圖化的資源展現，將資源按工程項目、階段、種類等不同的方式，圖形化地展現在檔案網路，保障資源在第一時間為客戶所用。
靈活方便的多功能檢索機制：YGAD6.0提供了多功能、全方位的檢索，包括全文檢索、跨檔案類檢索、模糊檢索、高級檢索、常規檢索等，資源查找快捷方便。
優勢之五：服務人性化
主動性專題推送：實現檔案信息資源專題化的主動推送服務。區別於傳統的檔案館被動借閱的模式，通過檔案館對檔案信息資源的主動打包推送的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發揮了檔案信息資源的價值。網路化的借閱、審批：實現企業非公開檔案的信息資源的借閱利用。YGAD6.0客戶端的許可權控制系統，精密、嚴謹的控制檔案資源的瀏覽、查看許可權。許可權內的檔案資源可以查看；對於許可權範圍以外的非公開檔案資源，需按照嚴格的審批流程進行網上借閱，外加方便的上線提示功能（需審核的文件、已經通過或駁回的文件），審批通過後，保存借閱審批單，開放臨時定期檔案利用許可權，到期后自動關閉。最大化的為檔案使用者提供最優、最方便的服務。
狹義的數字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數字化的工作外，還涉及檔案信息的採集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程，代表的是一種信息環境和基礎設施的構建（包括軟、硬體系統的設計和組織實體的建立）。它包括：
1．接收應歸檔的電子文件及其元數據，並對立檔單位的電子文件工作流程實施在線監督和控制，以及時獲取電子文件，防止重要文件的流失；
2．將現有館藏檔案數字化，實現數字化檔案資源在網上的發布和傳遞；
3．支持對館藏各種檔案實體的自動化管理；
4．支持以網路連接行業、政府信息資源庫及不同檔案館的數字化館藏，能夠提供分散於不同地區的檔案信息資源，實現檔案信息資源共享；
5．組織對數據的有效訪問和查詢，使用戶可以通過網路對數字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進行查閱。
