電子文件

第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進位數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網路進行傳輸。

第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

從邏輯上說，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的文件。

1、文本文件

2、圖像文件

3、圖形文件

4徠、影像文件

5、聲音文件

6、超媒體鏈結文件

7、程序文件

8、數據文件

廣義的“電子文件”一般泛指由任何機構、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統文件、檔案概念相對應。按照現代文檔一體化的理念，廣義電子文件概念同時涵蓋了歸檔前的電子文件和歸檔電子文件。而狹義的“電子文件”，特指由政府部門、公共機構形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務活動中形成的（但不限於公文，還包括各類業務文件材料和數據），具備一定規範化的形成、審核、流轉等程序和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。檔案登記備份所指的電子文件是廣義的電子文件。

電子數據是指基於計算機應用、通信和現代管理技術等電子化技術手段形成的，包括文字、圖形符號、數字、字母等的用戶和計算機環境數據，它包括各類電子文件和電子文檔。電子數據概念的外延比電子文件更廣泛，形成環境更多樣，既包括公務活動中形成的電子文件數據，也包括非公務活動中形成個人信息和系統環境信息等（如臨時數據、系統環境、應用軟體環境等）。

電子文檔一般泛指計算機術語中的文檔文件（一般指文字表格型的文檔，如word文檔、excel文檔，但也可用於圖形、圖像、音頻視頻等其他媒體類型的文檔），包括系統文檔（如幫助手冊、系統配置文檔等）和用戶文檔，屬於電子數據的其中一類，與電子文件概念有交叉但不相互包含。電子文檔概念則在檔案術語中較少使用。

電子公文是指符合公文特徵的電子文件。一般指電子形式的各類紅頭文件，有特定的版式和形成、辦理流程要求，需以簽章等形式加以確認。電子公文屬於電子文件的其中一種類型。