文獻收藏

文獻收藏

對準備貯存的文獻進行鑒別和查重，選擇年代近、信息量大、連續性強、質量高、符合情報用戶需求的文獻加以收藏，而剔除質量低、不符合需要、重複的文獻的工作。其目的在於提高文獻資料收藏的質量。篩選是一項十分細緻的工作，它要求工作人員了解各學科領域發展的水平動向，掌握情報用戶在不同時期的情報需求，並且還要熟悉已入藏的文獻狀況。查重工作是篩選的一部分，凡是新收到的文獻，都要依其題名、作者名對照已入藏文獻的目錄進行核查，以確定是否為複本，如系複本，則免去加工工序，按原文獻排序；如不是複本，則按新文獻進行整理、加工、入藏。

對篩選后成為情報部門財產的文獻進行登記、蓋章、編號的工作。通過登錄可以全面、具體地反映入藏情況，提供準確的統計數字，作為總結工作、制訂搜集計劃的依據。登記的方法有兩種：總括登記和個別登記。前者是記載每批入藏文獻的總記錄，登記的項目包括日期、編號、來源、單據號碼、總值、數量、內容區分、個別登記起訖號等。後者是記載每件入藏文獻的記錄，它是查對、清點、保管的依據，登記的項目包括日期、個別登記號(即文獻收藏的流水號)、名稱、作者、出版者、出版地、出版日期、頁數、單價、份數、總括登記編號和註銷登記編號(即收藏后又註銷的編號)等。登記的載體形式有簿式和卡片式，除期刊、連續出版物和某些原已帶有編號的文獻用卡片式外，其他類型文獻多用簿式。隨著電子計算機的廣泛應用，現已有很多情報部門利用計算機進行登錄、核對等工作。

加工和報道 對大量分散的、無組織的文獻資料進行整序、壓縮、編製出高度濃縮化的、便於檢索利用的目錄、題錄式檢索刊物、文摘雜誌等的工作。文獻如不經過加工，即使存入書庫，也很難查找和利用。文獻加工包括：著錄、標引、編目、編製題錄、簡介、文摘等。著錄是對文獻的各種特徵進行分析、選擇和記錄的過程，著錄的內容可以通過卡片式和書本式檢索工具反映出來，也可以利用電子計算機錄入，建成文獻資料庫。標引是對文獻的內容進行分析，並在此基礎上賦予文獻以標識符號(分類號、主題詞)的工作，標識符號也是著錄的項目之一。編目就是將文獻著錄、標引結果按條目有序編排各種形式的檢索工具的工作。情報部門為了更深入地揭示文獻，利於檢索，除按將文獻反映在目錄類檢索工具之中外，還按篇報道，編製題錄式檢索刊物、簡介式檢索刊物和文摘雜誌。現已可用電子計算機進行文獻標引、卡片列印、索引編排、排版印刷等。

指入藏文獻按某種預先選擇的方式在書庫中排序並予以妥善保管的工作。排序方式有：①按分類號排，同類號文獻再按收到先後次序或作者姓名字順排。這種方式能使文獻按學科內容集中，便於情報工作人員和用戶系統地熟悉、掌握、查找文獻，故適用於圖書、產品樣本、檢索工具書的排序。在實行書庫開放的情報部門、文獻中心和圖書館中，文獻按分類號排序更為有效。②按登記號排，適用於數量龐大、類型複雜的單篇文獻。由於這種方式簡便易行，不必留空位空架，便於提取和歸架，也容易實行自動化管理，故情報部門多採用這種方式對大量單篇文獻進行排序。③按字順排，即按文獻名稱字順排，適用於中外文現刊和連續出版物的排序。④按文獻原有序號排，適用於專利文獻和技術標準等。上述4 種方法各有利弊，情報部門應根據收藏文獻狀況以及採用開架、閉架、半開架的不同閱覽方式綜合加以運用。此外，情報部門入藏的縮微文獻和聲像資料較多，一般存放在專制盒內，按登記號或原有序號排序。文獻的保管也很重要。為了保管好文獻，書庫內最適宜的溫度為14～18℃，相對濕度為50～65%，此外還應注意防潮、防晒、防塵、防蟲、防鼠、防火等。單篇文獻多裝盒內或用文件夾，期刊和連續出版物定期裝訂，縮微文獻和聲像資料放於乾燥的鐵櫃里。對於陳舊過時、破損嚴重、載體變質、失去流通意義的文獻均要剔除和註銷。保密性資料要妥善保管、定期清理，根據規定不斷進行調整工作。