館藏清點

館藏清點

館藏清點是用目錄卡片和文獻財產登記簿等,對館藏文獻進行檢查的工作。主要目的是了解實有的館藏情況,找出造成文獻損失的原因,以便改進文獻流通和保管工作。清點之後需要對清點工作進行總結。

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館藏清點主要有以下幾個步驟:①準備階段。明確清點的原則、範圍、方法、時間、參加人員等,催還逾期書刊,整理排架順序、排架目錄、借閱記錄等。②清點階段。③核對階段。主要按架排目錄、文獻財產登記簿、檢查卡等進行核對,一般先編號,再打亂重新排列,然後還原。④總結階段。
館藏清點的方法主要有:①排架目錄清點法。排架目錄是反映藏書在書架上順序的一種目錄。用排架目錄清點藏書的具體做法是:清點時,先用目錄卡片核對書架上的文獻和核對已借出文獻的出借記錄,將每件文獻的題名、著者、索書號和登記號等逐一核對,然後再用目錄卡與個別財產登記簿進行核對,查清實存藏書數量,註銷遺失損毀文獻,做到文獻、卡、帳完全一致。這種方法的優點是:快速、準確,可以分組、分類同時進行,比較方便,通過清點,可以恢復正確的排列次序,改正亂架現象。②個別登記簿清點法。這種方法是利用文獻財產登記簿直接核對架上每一文獻,然後再用登記簿核對分類目錄,達到文獻、卡、帳統一。它適用於按個別登記號順序排架的文獻,是局部藏書清點所採用的方法。③檢查卡清點法。這種方法是在清點工作之前,對所清點的每份文獻都要制一張檢查卡,卡上填寫每一份文獻的題名、著者、索書號和登記號等,按登記號順序排列,然後將檢查卡與財產登記簿核對,達到文獻、卡、帳一致。這種方法比較準確,但費時,適用於沒有書袋卡和沒有排架目錄的小型圖書館。
清點之後需要對清點工作進行總結。主要包括 4個方面:統計清點過的各類文獻數字;對確定丟失或損壞無法使用的文獻填寫註銷單,經主管批准后辦理註銷手續;對一時不知下落的文獻和其他遺留問題,要指定專人負責繼續清理;撰寫清點工作總結報告,提出加強藏書保護和改進管理工作的意見。