軟體自動化

多年來，OA尚無一個確切的定義，人們對OA的看法和理解各有不同。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨技術的發展而發展，隨人們辦公方式和習慣以及管理思想的變化而變化。在技術發展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內容和新的想象，技術與管理的進步給OA打下了每一步發展的歷史烙印。同時，不同行業、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

現在有一種較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術範疇的膚淺理解，願與同行商榷。

功能方面：廣義面言，OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現：

對於企業高層領導而言，OA是決策支持系統（DSS）。OA運用科學的數學模型，結合企業內部/外部的信息為條件，為企業領導提供決策參考和依據；

對於中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；

對於普通員工而言：OA是事務/業務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。

技術範疇：OA是計算機技術在辦公業務中的合理應用。計算機技術是OA的前提。如果脫離計算機技術面闊談OA，無異於痴人說夢。沒有計算機技術，OA便成無源之水、無本之木。計算機對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式，提高了工作效率。如：要建立決策支持系統，則需要數據倉庫、OLAP等技術；要建立信息管理系統，則要有資料庫、程序設計語言等技術；要建立事務/業務處理系統，則離不開資料庫、設計良好的人機界面和工作流控制、OLTP等技術。

OA是利用通信技術來實現人與機器、機器與機器及人與人的交流。通信技術是OA的基礎。現代辦公室不再是孤軍奮戰，而是一個團隊的協同工作，團隊中成員之間的協調、合作離不開通信技術；現代辦公室也不再是閉門造車，企業需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開通信技術。沒有通信技術的支持，OA便成空中樓閣。

OA是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。科學的管理思想是實現OA的核心。計算機技術和通信技術僅僅是為實現OA打下了基礎，提供了可能。要真正實現OA，還需物化人類思維中科學管理的內容。正如僅有優質的畫筆、畫板、顏料而沒有達。芬奇，就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。不體現人類管理智慧，就不會有真正的OA，如果有，也只是技術的堆砌和擺設。

由此而知，OA是計算機技術、通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。我們一直在為實現OA而努力，但我們的成果僅僅是在某些環節、某些方面、部分地實現了OA的功能，與真正的OA尚有差距，差距的根本在於應用系統對管理思想的實現方面。

人類文明進步和發展的原動力無非是人類求得自身解放的需要。OA的出現和發展也正是來源於這種需要的牽引。

傳統的辦公方式極大地束縛了人的創造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重複的工作，手工處理的延時和差錯，正是現代化管理中應該去除的弊端。用先進的、現代化的工具代替手工作業，無疑是生產力發展的方向。OA對傳統辦公方式的變革，正是適應了人們的普遍需求，也順應了技術發展的潮流，自然成為業界追求的目標。

今天，在中國推行OA尤有其重要性和必要性：

1、OA對於面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落後於發達國家企業，迫切需要通過推行OA來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業競爭力。

2、推行OA，能給中國企業的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業經營和管理方式太不規範、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業的經營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

3、企業辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業辦公方式。

4、很多中國企業早在80年代初就著手建立企業的管理信息系統（MIS）。近20年過去了，我們沒有看到中國企業管理水平質的飛躍，其中，除了技術能力局限的原因外，還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規範的、結構化的數據的管理，而且走入了用先進的技術手段模擬手工操作的誤區。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業經營過程中所有可能產生的數據：結構化與非結構化的、多媒體的等等；OA所直指的目標是物化科學的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎，也就是說OA的確很重要，同時實現OA也並非遙不可及。

如何實現OA

正面回答“如何實現OA”，筆者自認力不能及。正如前文所述，OA是一個過程和境界，是一個不斷發展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標。筆者在公司從事了多年OA工作，公司的OA應用也初具規模，實施方式並非標準模式，OA的框架也並非標準樣板，因此，本文無意贅述公司的OA建設過程和框架，僅談談工作體會和經驗。