合同檔案

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而採取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據材料，如果有糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。

其主要內容包括：檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。

合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個獨有的特點。

突出的依據憑證性

依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律後果。由於具有這一作用，在市場經濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經營者、管理部門以及檔案工作者的重視。

形式與內容的規範性程序較高

合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對於合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。

在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經常發生的“證據滅失”問題，原因正是對合同形式與內容的規範性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。

時效性強

時效是一個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律後果。《合同法》《民法》等許多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規定，可以說時效性特徵貫穿於合同始終。

1、合同檔案管理實行網路管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

2、合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文檔管理。

制定該制度的基本要求是要根據企業管理的實際情況，規定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡便實用，也要考慮到合理合法。由於合同檔案不同於其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位複印一套材料交法律顧問室。

製作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便於查詢和利用。

1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編製合同統計清單。

4、合同管理組應根據實際需要編製合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門

主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

7、合同文檔必須專人負責管理。

鑒於合同檔案的重要性和特殊性，結合檔案管理的實際工作，建議各單位檔案管理部門，在執行機關檔案管理標準的基礎上，把合同檔案作為專門檔案進行管理，並在管理中注意以下幾個方面的問題：

合同檔案管理應著眼於全局

有別於普通文書檔案，合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，不可能指望它會像普通文書檔案那樣按時、定期送上門來，稍不留心，就會出現遺漏。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔範圍，並隨情況的變化不斷進行修訂和補充，從而使合同檔案及時、完整地歸檔有了制度保證。在實際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今後可能出現的該合同的各種相關或補充材料留下餘地。在提供檔案合同利用時，可以及時主動地提供相關材料上門服務。總而言之，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，進而發揮應有功效，維護當事人的合法權益。

收集應及時

這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況，正式合同文本簽字儀式都應到場，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就及時收集歸檔。對於其他相關的合同材料已經履行過程中當事人之間所有有關合同內容的意思表達信件、催告函件等，也應採取隨時收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。

收集範圍應注意全面與準確

通過對合同檔案形式與內容的規範性的分析，我們可以知道，人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之於其他種類的檔案要高很多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關的檔案材料，能夠準確、有力地反映當事人的合法權益。

提供利用應注意規範

鑒於合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時，除特殊情況時一般不應提供合同文本原件，而是提供複印件，既方便了利用又減少了磨損，同時對合同檔案的查閱也應制度化，對於事關單位機密的合同檔案應採取保密措施，以免泄露單位機密。

檔案管理與業務部門的協作互動

要做好檔案合同的管理工作，離不開業務部門的合作與支持。同時，檔案部門也可以發揮主觀能動性，配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協議等及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報督促。還應大力宣傳合同檔案的重要意義與相關的法律知識，加強業務部門的檔案意識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎。

合同檔案的移交

1、正式簽署合同后須將合同正本原件移交市場中心合同檔案管理員。

2、合同項目終止后須將該項目的所有技術資料匯總成冊，具有

保存價值的技術資料向移交合同管理員。

3、移交的合同文檔必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須

層次分明，符合其形成規律。

4、合同文檔移交時，必須編製檔案移交清冊併當面清點。以雙方簽字認可后，方為完成交接手續。