Office 2000

Office 2000是第三代辦公處理軟體的代表產品，可以作為辦公和管理的平台，以提高使用者的工作效率和決策能力。“工欲善其事，必先利其器”，Office 2002是微軟公司最新推出的辦公套件，雖目前使用最廣泛的應用軟體。全書內容包括中文Office 2002基礎知識、Word 2002及電子表格軟體Excel 2002的基本操作、演示文稿製作軟體PowerPoint 2000、中文版Access 2000的使用、中文版FrontPage 2000的使用、中文版Outlook 2000的使用、Internet Explorer瀏覽器的使用、中文版Office 2000的綜合應用、綜合實例精解、中文Office XP和Office 2003的簡介及特點。

以獨特的編寫風格，將Office 2000的各個基本功能和重要特性展現在讀者面前，使讀者學起來更輕鬆，現容易理解。本書還具有很強的實用性和可操作性，也非常適合廣大初學者和辦公人員使用。

為了滿足不同用戶的要求，Office 2000中文版有4種不同的版本：標準版、中小企業版、中文專業版和企業版。下面這個表格中，列出了各個版本所包含的組件：

Office 2000中，除了包含這些獨立組件之外，還有一些輔助程序。為了提高Web能力，打包了IE 5和Outlook Express 5；為了設置Web伺服器和增強文檔的協作及發布功能，包含了OSE（Office Server Extensions），Language Pack 語言包為Office 2000提供了多語種能力，藉助於Small Biz Kit ，給中小型企業提供了一體化的進、銷、存管理工具。

使用Office，可以幫助我們更好地完成日常辦公和公司業務。儘管現在的Office組件越來越趨向於集成化，但在Office 2000中各個組件仍有著比較明確的分工：一般說來，Word主要用來進行文本的輸入、編輯、排版、列印等工作；Excel主要用來進行有繁重計算任務的預算、財務、數據匯總等工作；PowerPoint主要用來製作演示文稿和幻燈片及投影片等；Access是一個桌面資料庫系統及資料庫應用程序；Outlook是一個桌面信息管理的應用程序；FrontPage主要用來製作和發布網際網路的Web頁面。

如果進行書信、公文、報告、論文、商業合同、寫作排版等一些文字集中的工作，可以使用Word 2000應用程序；如果要進行財務、預算、統計、各種清單、數據跟蹤、數據匯總、函數運算等計算量大的工作，可以使用Excel 2000應用程序；

如果要製作幻燈片、投影片、演示文稿，甚至是賀卡、流程圖、組織結構圖等，可以使用PowerPoint 2000應用程序；

如果要建立圖書、歌曲、通訊錄、客戶訂單、職工自然情況等方面的資料庫，並對數據進行管理和維護，可以利用Access 2000應用程序；

如果要為個人、公司製作網頁，FrontPage 2000是最佳的選擇，利用它來製作網頁，簡便、快捷、高效；

如果要保存郵件的名單，包括E-mail地址和Fax號碼，可以使用Word、Excel、Outlook等應用程序來保存數據資料；

如果要聯繫、跟蹤客戶，並建立表單以持續跟蹤，可以使用Outlook 2000應用程序的聯繫管理功能建立聯繫人列表、安排日程、打跟蹤電話等，使用Word 2000應用程序有選擇地將客戶聯繫資料併入Word文檔中，並由它進行列印、跟蹤表單和信函等；

如果要建立用於演示文檔的金融、財會數據報表，可以先使用Excel應用程序製表，然後將報表嵌入到PowerPoint 2000的幻燈片中，並且可以隨時更新數據；

如果為了徵求反饋信息將文件發給一組人，並接收回復，可使用Word、Excel、PowerPoint等應用程序建立文檔、數據表或演示文稿，然後使用傳遞郵件功能發送文件；

如果要建立、列印與分發部門的業務通訊或內部簡報，可以使用Word 2000編寫業務通訊或內部簡報，然後使用Outlook 2000的發送功能分發通訊、簡報；

如果要提供數據年度報告、財政決算報告等，可以使用Excel 2000或Access 2000建立所需要的列表，使用Word 2000建立年度報告文件，並將其數據進行鏈接；

如果想把利用Word、Excel、PowerPoint、Access等應用程序編製的文檔發布到網上，可以利用其存為網頁文件的功能；

如果要使處於不同地方的小組人員進行會議討論，可以直接在OFFICE 2000應用程序中進行會議安排、主持會議、參加會議。

Word、Excel、PowerPoint、Access等組件之間的內容可以互相調用，互相鏈接，或利用複製粘貼功能使所有數據資源共享。

當然，我們也可以將這些組件結合在一起使用，以便使字處理、電子數據表、演示文稿、資料庫、時間表、出版物，以及 Internet 通訊結合起來，從而創建適用於不同場合的專業的、生動的、直觀的文檔。

1) 對硬體環境的要求

Office 2000標準版系統所需的最小硬體配置：

A． 推薦使用Intel Pentium 75MHz以上的CPU；

B． 對於Windows 95和Windows 98系統，需要12M內存（推薦16M）；如果還要運行別的應用程序則需要24M內存（推薦使用32M）；

C． 對於Windows NT WorkStation 4.0，需要16M內存（推薦24M）；如果還要運行別的應用程序則需要24M內存（推薦使用32M）；

D． 顯示器需要使用VGA或更高的顯示器（推薦使用SVGA，256色）；

E． 硬碟空間與Office 97大體相當，標準版需要190M，而企業版完全安裝大約需要540M的空間。

2) 對軟體環境的要求

Office 2000是為Windows 95、Windows 98、 Windows NT WorkStation 4.0和Windows2000操作系統設計的。在NT4.0系統上，如果使用Microsoft Data Engine（微軟數據引擎）、Office Server Extension或者NetMeeting，則需要SP4。為了使用Office站點組件交互的主頁，必須安裝Office2000或單獨安裝Access 2000。

與Office 97相比，Office 2000 在組件規模、功能、中文特性、Web 能力等方面都有較大改進。在易用性方面，除了保持前期版本特點的基礎之外又添加許多小工具，比較有特色的是多重剪貼板、智能菜單、即時安裝等。

1) 智能摺疊菜單

可能你已早受不了屏幕上的一大堆菜單和工具欄了，一是使人眼花繚亂，二是把文檔窗口的空間擠得越來越小。在Office 2000里，功能越來越多，界面反而越來越簡潔了，使Office新用戶不會因其強大的功能而失去掌握它的信心。

Office 2000增加了智能摺疊菜單功能。有了這個功能后，下拉菜單中只顯示最近用過的功能，對於其他功能，如果需要，按一下菜單最底下的箭頭或只要將滑鼠在打開菜單上懸停一會兒，菜單就會完全打開，對使用過的菜單項，下一次打開菜單后，Office 2000就把這它作為常用菜單顯示出來，而隱藏其他不常用的菜單項。Office 2000的工具欄也有同樣的功能，項端只有一行工具欄，單擊擴展按鈕，所有的功能就會呈現在眼前，我們可以隨意挑選所需的功能

2) 善解人意的小助手

幾個活潑漂亮的人性化助手，會幫助我們解決很多問題，Office 2000助手的功能比Office 97有所增強。助手幾乎不會遮住我們的視線，提供的幫助也更多了。我們可以問它一個問題，輸入一句話或一個字，它就會查找幾乎所有相關的主題，供我們選擇。還有呢，Office 2000的幫助系統採用更新穎的形式，更便於閱讀和查找。

3) 多文檔切換方式

以前我們無論使用一個程序同時打開多少個Office文檔，該程序都只會在Windows的任務欄中顯示一個程序圖標，我們只有通過應用程序的“窗口”菜單才能在不同文檔之間進行切換，操作很不方便。使用Office 2000后這一問題將不復存在！Office 2000具有將每一個文檔分別作為一個任務單獨顯示的功能，如果我們同時打開多個文檔之後，系統將會在任務欄上分別顯示每個文件的圖標，我們只需使用ALT+TAB快捷鍵或用滑鼠單擊任務欄上的文檔圖標就可以在同一應用程序中的不同文檔之間進行切換，效果非常好。

4) 根據需要安裝

在Office 97的安裝過程中，在“典型安裝”和“自定義”安裝中只能選擇其一，未安裝的功能不會出現在菜單中，一旦安裝完成以後想要對組件進行增刪是很複雜的。

Office 2000的安裝嚮導對於許多非典型應用提供“首次使用時安裝”選擇，把所有提供的功能都放到了菜單中，但有些功能不能馬上就能用，可是你仍然可以點擊或者調用這些功能。當調用這些功能時，Office 2000會提醒輸入文件路徑進行即時安裝，放上安裝盤，安裝完成後就可以使用了。

5) 即點即輸

在Word 97中，寫一份通知或是信件，在排版時必須要敲許多空行或用TAB鍵定位，真是令人頭疼。現在不必心煩了，Office 2000新增了即點即輸功能，我們可以在文檔的任何地方，雙擊滑鼠左鍵，就可以在游標所在位置立即輸入文本。

6) 奇特的多重剪貼板

Windows只有一個剪貼板，所以出現了許多第三方開發的工具來增強Windows剪貼板的功能。現在微軟自己把這件事做好了。OFFICE 2000提供了一個可同時保存多次剪切、複製剪貼板，可以將用戶最近複製的12次內容全部保存下來。如果不馬上粘貼最初複製的內容，而是複製了兩種以上不同的內容時，Office 2000會自動彈出剪貼板，被複制的各個項目變為圖標被登錄在工具框中，把滑鼠移動到各個項目的圖標上可以確認其內容，用戶可以選擇其中的一個或全部自由地粘貼在Office的其他文檔中，而且文檔格式不會變。

7) 直接預覽字體

在Office 2000中，在字體列表框中不再是簡單地列出字體的名稱了，而是將字體的形狀也顯示出來，使人一目了然，可以很方便地選擇字體。

8) 新的“剪輯庫”

在Office 2000新的“剪輯庫”中，我們可以按自定義的類別組織圖片，為圖片指定關鍵詞，將圖像拖動到Office 文檔中，並在編輯文檔時使“剪輯庫”在一個小窗口中處於打開狀態。

還可以在新的“剪輯庫”中保存聲音和影片，將常用的圖片、聲音和影片添加到“剪輯庫”中以便於使用。

9) 宏病毒防護功能

當你打開一個Office 97文件時，可能會遇到提示警告信息，告訴你將要打開的文件包含宏。

這時，你一定希望有一種辦法能確認返迴文檔中的宏是不是來自於宏的開發者，以及是否被修改過。Office 2000新的數字簽名功能就提供了這種方法，你可以為開發的宏添加數字簽名。宏上的數字簽名是宏中的一種識別印記，可以幫助用戶確認帶有宏操作的文檔來源以及它們是否被改動過，無論通過什麼途徑修改了宏方案的代碼，其數字簽名都將被刪除。提高了文檔的安全性和用戶的安全感。

10) 千年蟲問題的解決

Office 2000 中不存在“千年蟲”問題。由於Office 2000 使用四位年數字，因而它可以識別的日期可以達到9999年12月31號。

11) 面向Web和全球化特性

網際網路的重要作用雖然得到了所有人的認可，但是目前桌面系統上的Web應用還僅僅局限在網頁瀏覽和收發電子郵件方面，如何利用網際網路提高辦公效率、輔助決策、降低成本是擺在我們面前的一個重大課題。

Office 2000所包含的所有組件都與Web緊密結合，Word、Excel、PowerPoint、Access等組件所生成的文檔都可以保存為*.Html格式，而且可以最大限度地保持原文的格式，使用任何瀏覽器都可以直接查看或者編輯。它帶來的直接好處是解決了過去許多版本的不兼容問題，把分散在各個組件中的文檔收集工作集中到了一個統一的平台之上，從而可以很容易地進行信息的匯總和發布，提高了工作效率。

如果我們以默認方式安裝了Office 2000，就會自動安裝IE 5。(如果沒有IE 5，那麼許多Office 2000中的新功能將不復存在,。IE 5新增了4種Office Web組件，分別是：電子數據表組件、圖表組件、數據源組件和數據透視表組件。

使用IE 5瀏覽器打開利用Word、Excel等組件編寫後轉換為HTML文件的文檔時，可以在需要時立刻打開Word、Excel等組件對文檔進行編輯和修改。)

Office 2000更獨特的Web 功能表現在： PowerPoint製作的幻燈片另存為超文本后，在IE 5中這些效果仍然存在，而且前後翻頁甚至放映也都與PowerPoint中的效果一樣(如圖37)。在Office 2000中利用新增加的Web 組件可以很輕鬆地將Access資料庫添加到Web頁中，整個編程過程完全是可視化的，初學者可以在幾個小時內就掌握編輯要領。

Office 2000可以適應80多種語言，甚至包括一些非常生僻的語種，之所以能夠實現多種同屏顯示，主要因為Office 2000採用了Unicode編碼規則，實現了全球文字與代碼的唯一對應關係，所以不會出現亂碼現象。這種技術解決了許多跨國、跨地區企業的文檔交流問題。

12) 更強的網路功能

Office 2000更強大的網路功能主要體現在安裝和聯機協作。利用網路可以節省大量的時間和成本，目前國內的網路功能還主要表現為文件共享和列印共享，只有少數實現了消息傳遞和視頻通信，究其原因在於這些應用程序大多數為第三方開發的工具，設置和操作過程相對複雜，兼容性也不高。Office 2000在這方面做出了許多改進，讓許多網路特性變得“可視化”，而且確實帶來高效率。

系統管理員可以在網路上對客戶機進行Office 2000的安裝操作，定製安裝每個客戶機所需要組件，“網路安裝嚮導”可以幫助管理員進行網路安裝部署，安裝結果支持Office 2000的所有功能。

Office 2000提供了基於Web伺服器的聯機討論功能，多個用戶可以對同一篇文檔進行修改而不會產生混亂現象，這是因為各個客戶的修改並不會插入原稿，而是保存在Web伺服器中的資料庫中，由擁有許可權的用戶最後確定文檔內容。另外它還可以利用Outlook和NetMeeting召集網路會議和訂閱信息。

13) 其他增強功能

在Office 2000里，所有的圖片都可以像文字一樣進行排版，像文字一樣控制它的縮進，這比Office 97中的每一幅圖片被拖來拖去、調整位置方便了許多。

Office 2000讓“打開”與“保存”的方式也發生了變化，我們不僅可以靈活地選擇打開與保存的方式，還可以將文檔保存在多個文件夾和Web伺服器上。(Microsoft Office 2000 提供了從右向左 功能和特性，用於支持從右向左或雙向環境中所用語言的文字的輸入、編輯和顯示，如阿拉伯語。)

Office 2000的最高版本為Office 2000 SP3，微軟已於2009年7月15日停止了對於Office 2000的全部技術支持。