非正式溝通
通過正式規章制度以外的溝通
非正式溝通是指辦公室在正式溝通渠道之外進行的各種溝通活動,一般以辦公室人員之間的交往為基礎,通過各種各樣的社會交往而產生。作用可以彌補正式溝通渠道的不足,傳遞正式溝通無法傳遞的信息,使辦公室領導了解在正式場合無法獲得的重要情況,了解辦公室人員私下表達的真實看法,為決策提供參照;減輕正式溝通渠道的負荷量,促使正式溝通提高效率等等。
非正式溝通和正式溝通不同,因為它的溝通對象、時間及內容等各方面,都是未經計劃和難以辨別的。已如上述,非正式組織是由於組織成員的感情和動機上的需要而形成的。其溝通途徑是通過組織內的各種社會關係,這種社會關係超越了部門、單位以及層次。在相當程度內,非正式溝通的發展也是配合決策對於信息的需要的。這種途徑較正式途徑具有較大彈性,它可以是橫向流向,或是斜角流向(Diagonalflow),一般也比較迅速。在許多情況下,來自非正式溝通的信息,反而獲得接收者的重視。由於傳遞這種信息一般以口頭方式,不留證據、不負責任,許多不願通過正式溝通傳遞的信息,卻可能在非正式溝通中透露。
但是,過分依賴這種非正式溝通途徑,也有很大危險,因為這種信息遭受歪曲或發生錯誤的可能性相當大,而且無從查證。尤其與員工個人關係較密切的問題,例如晉陞、待遇、改組之類,常常發生所謂“謠言”(rumors)。這種不實消息的散布,對於組織往往造成較大的困擾。
但是,任何組織都或多或少地存在著這種非正式溝通途徑。對於這種溝通方式,主管者既不能完全依賴用以獲得必需的信息,也不能完全加以忽視,而是應當密切注意錯誤或不實信息發生的原因,設法提供組織人員正確而清晰的事實,加以防止。這些途徑非常繁多且無定型,例如同事之間任意交談,甚至透過家人之間的傳聞等等,都算是非正式溝通。所以非正式溝通和個人間非正式關係,往往平行存在。很多研究者認為,由於非正式溝通不必受到規定手續或形式的種種限制,因此往往比正式溝通還要重要。在美國,這種途徑常常稱為“葡萄藤”(grapevine),用以形容它枝茂葉盛,隨處延伸。
非正式溝通是未經計劃的,其溝通途徑是通過組織內的各種社會關係。其形式如非正式的會議、閑聊、走動式交談、吃飯時進行的交談等。非正式溝通的好處是形式多樣、靈活,不需要刻意準備;溝通及時,問題發生后,馬上就可以進行簡短的交談,從而使問題很快得到解決;容易拉近主管與員工之間的距離。
非正式會議
(1)消息越新鮮,人們談論的就越多;
(2)對人們工作有影響的人或事,最容易引起人們的談論;
(3)最為人們所熟悉的,最多為人們談論;
(4)在工作中有關係的人,往往容易被牽扯到同一傳聞中去;
(5)在工作上接觸多的人,最可能被牽扯到同一傳聞中去。
對於非正式溝通這些特點,管理者應該予以充分和全面的考慮,以防止起消極作用的“小道消息”。通過利用非正式溝通,為組織的目標服務。
可以說是人們的天生的需求。通過這種溝通途徑來交換或傳遞信息,常常可以滿足個人的某些需求。例如人們由於某種安全的需求,樂意探聽有關人事調動之類的消息;朋友之間交換消息,則意味著相互的關心和友誼的增進,藉此更可以獲得社會需求的滿足。這種消息對於組織成員來說,往往是他們最感興趣可又是最缺乏的消息。因此,對依靠非正式溝通可以獲得這種信息的環境,組織成員是會感到滿意的。
非正式溝通
式溝通的信息。而且由於在這種溝通中比較容易把真實的思想、情緒、動機表露出來,因而能提供一些正式溝通中難以獲得的信息。管理者要善於利用這種溝通方式。
非正式溝通難以控制,傳遞的信息不確切,容易失真、被曲解,並且,它可能促進小集團、小圈子的建立,影響員工關係的穩定和團體的凝聚力。如果能夠對企業內部非正式的溝通渠道加以合理利用和引導,就可以幫助企業管理者獲得許多無法從正式渠道取得的信息,在達成理解的同時解決潛在的問題,從而最大限度提升企業內部的凝聚力,發揮整體效應。
在非正式溝通中可以注意以下技巧:
以詢問替代命令。美國的心理學家雷德,以他多年的管理經驗告誡管理者:“對下屬不能用命令的方式,而要用詢問的方式。”喜歡下命令的管理者似乎很少考慮這個問題,他們理所當然地認為下屬一定能夠做好他們所要求的事情。但實際上,命令一個人做某件事情是容易的,但接受命令的這個人是否願意做好某件事卻是不確定的。作為管理者,最好能夠採取詢問的方式對待下屬,這樣既可以了解下屬內心的真實想法,又可以讓下屬感覺更舒服一些。
態度要平等。一般說來,人們在與自己同等級、同層次的人講話時,行為舉止都會比較自然、大方,而在與比自己地位高的人交往時,就可能會感到緊張,表現比較拘謹,並且自卑感增強;相反,在與社會地位低於自己的人講話時,就會表現得比較自信,甚至比較放肆。只有留意這些細微的言行舉止,才能在無意中消除上下級之間的隔閡。
在與下屬交談的時候,平等的態度是很重要的。平等的態度,除說話本身的內容外,還可以通過語氣、語調、表情、動作等細節體現出來。所以,不要以為是小節,純屬個人的習慣,不會影響到上下級的談話。實際上,小節往往關係到下屬是否敢向你靠近。
世界著名的談話藝術專家費爾特先生,曾經教人談話時應該注意下列一些問題。他說道:
“你應該時常說話,但不必說得太長。少敘述故事,除了真正貼切而簡短之外,總以絕對不講為妙。和人談話,同時也要注意到態度。切忌妄自尊大,平常的話要避免爭論。談話最好要一般化,勿作自我的宣傳,把自己捧上天去。外表應該坦白而率直,內心應該謹慎而仔細。”
避免無聊空談。管理者與下屬談話時,要儘可能讓每一次談話都能保持中心點,也就是所謂的談話目的,其目的就是能夠促進你和對方的關係。你必須使他覺察到你是一個有思想有觀點的人,而絕非是個糊塗蟲。單單無聊地空談,是絕不能使對方對你有一點良好印象的。
進行愉快的溝通。在進行任何談話時,管理者都必須記住,切不可以說到會觸怒他人的話題上去。因為凡是在你面前聽你講話的人,一定會從你的語言中窺測你的個性,同時也在留意你日後是否會說他本人的許多壞話。
依照最常見至較少見的順序分別為:
正式溝通與非正式溝通的渠道對比
群的“轉播站”。
2、密語連鎖(gos—sipchain)。由一人告知所有其他人,猶如其獨家新聞,如圖(b)。
3、隨機連鎖(probabilitychain)。即碰到什麼人就轉告什麼人,並無一定中心人物或選擇性,如圖(c)。
4、單線連鎖。就是由一人轉告另一人,他也只再轉告一個人,這種情況最為少見如圖(d)。
在傳統的管理及組織理論中,並不承認這種非正式溝通的存在;即使發現有這現象,也認為要將其消除或減少到最低。程度。但是,當代的管理學者知道,非正式溝通現象的存在是根深蒂固,無法加以消除的。應該加以了解、適應和整合,使其有效擔負起溝通的重要作用。例如,主管者可以設法去發現在非正式溝通的網狀模式中,誰居中處於核心和“轉播站”的地位,也許通過這種溝通網可以使信息更迅速傳達。他也可以設法自非正式溝通中去發現所流傳的信息內容。不過,這些做法也有其危險或代價;過分利用非正式溝通的結果,會冷落或破壞正式溝通系統,甚至組織結構。而設法自非正式溝通中探聽消息,其結果會造成組織背後的一套“諜報網”和打“小報告”者,從而帶來管理上的問題。 對於非正式溝通所採取的立場和對策是:
正式組織與非正式組織的對比
(2)要想予以阻止已經產生的謠言,與其採取防衛性的駁斥,或說明其不可能的道理,不如正面提出相反的事實更為有效。
(3)閑散和單調乃是造謠生事的溫床。為避免發生這些不實的謠言,擾亂人心士氣,主管者應注意,不要使組織成員有過分閑散或過分單調枯燥的情形發生。
(4)最基本的做法,乃是培養組織成員對組織管理當局的信任和好感,這樣他們比較願意聽組織提供的消息,也較能相信。
(5)在對於組織主管人員的訓練中,應增加這方面的知識,使他們有比較正確的觀念和處理方法。
美國通用(GE)公司執行總裁傑克·韋爾奇(JackWelch)被譽為“20世紀最偉大的經理人”之一在他上任之初GE公司內部等級制度森嚴、結構臃腫,韋爾奇通過大刀闊斧的改革,在公司內部引人“非正式溝通”的管理理念,韋爾奇經常給員工留便條和親自打電話通知員工有關事宜,在他看來,溝通是隨心所欲的,他努力使公司的所有員工都保持著一種近乎家庭式的親友關係。使每個員工都有參與和發展的機會,從而增強管理者和員工之間的理解、相互尊重和感情交流。 一些企業和組織在公司的網站上設立了相關論壇、BBS公告等多種非正式的溝通渠道。在這些渠道當中,組織成員的溝通一般是在身份隱蔽的前提下進行的。所以,這些溝通信息能夠較為真實地反映組織成員的一些思想情感和想法。對於組織領導者來說,掌握了解這些信息資料是有利於他們日後的管理溝通工作的。