年度分類法

根據文件形成的年度將全宗內檔案分成若干類別的方法。按年度分類，可以反映一個立檔單位活動逐年發展變化的面貌，看出不同時期工作的特點，便於歷史地研究問題。這種分類方法同現行機關的文書處理工作制度相吻合，以年度為單位立卷和移交，自然形成一種分類。年度分類法也可以同其他分類法分層聯用，是運用最廣泛的一種方法。

按年度分類時有兩類文件的歸類需要妥善處理：①文件上有屬於不同年度的幾種日期，要確定一個主要日期，即最能說明該文件時間特點的日期。例如：內部文件和一般的發文，應以寫成日期為根據；收文以收到日期為根據；法令和條例等法規性文件，以批准日期或公布、生效日期為根據；指示、命令等指令性文件，以簽署日期(即落款日期)為根據；計劃、總結、預算、決算、統計報表等，以內容針對的時間為根據；跨年度的計劃可放入開始的年度，跨年度的總結可放入最後的年度；跨年處理的專門案件、往來文書等，可放入關係最密切的年度或最後結案的年度。②沒有註明日期的文件，要考證和判定文件的準確日期或近似日期。可以分析文件的內容來判定日期，或從研究文件的製成材料、格式、字體和各種標記來判定日期，或以與已知日期的文件比較對照的方法來判定日期。

除了一般通用年度外，還可按專門年度分類。如教學年度、會計年度和糧食年度等。如果立檔單位一部分工作按一般年度進行，一部分工作按專門年度進行，其檔案在按年度分類時，則將兩種年度結合起來，分別分類，統一排列。