ABC時間管理法

由美國管理學家萊金（Lakein）提出，他建議為了提高時間的利用率，每個人都需要確定今後5年、今後半年及現階段要達到的目標。人們應該將其各階段目標分為ABC三個等級，A級為最重要且必須完成的目標，B級為較重要很想完成的目標。C級為不太重要可以暫時擱置的目標。

ABC時間管理的步驟如下：

1.列出目標 每日工作前列出“日工作清單”。

2.目標分類 對“日工作清單”分類。

3.排列順序 根據工作的重要性、緊急程度確定ABC順序。

4.分配時間 按ABC級別順序定出工作日程表及時間分配情況。

5.實施 集中精力完成A類工作，效果滿意，再轉向B類工作。對於C類工作，在時間精力充沛的情況下，可自己完成，但應大膽減

C類工作，儘可能委派他人執行，以節省時間。

6.記錄 每一事件消耗的時間。

7.總結 工作結束時評價時間應用情況，以不斷提高自己有效利用時間的技能。

1、時間管理是有效地運用時間，降低變動性。

2、時間管理的目的：決定什麼事該做，什麼事不該做。

3、時間管理最重要的功能：是透過事先的規劃，作為一種提醒與指引。

關於計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，儘可能做到，今日事今日畢。

待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。

每年年末作出下一年度工作規劃；每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末作出下周工作計劃

著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）。

時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。

因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所佔據，從而有效地開展工作。

①Ａ級事務

如果非常有助於達到目標，即為最重要的事項，將其標註為Ａ－－必須做的事，是指與實現自己的目標相關的關鍵事務，比如管理性指導、重要的客戶約見、重要的期限臨近、能帶來領先優勢或成功的機會。

Ａ級事物都是必須在短期內完成的任務。一旦完成，Ａ級事務就會產生顯著的效果。而如果事務為完成，那麼嚴重的、另人沮喪的、甚至是災難性的後果就有可能發生。Ａ級事務的關鍵是需要立刻行動起來去做。

②Ｂ級事務

如果對於達到目標具有一般的意義，即為次重要的事項，將其標註為Ｂ－－應該做的事，是指具有中等價值的事務，這類事務有助於提高個人或組織業績，但不是關鍵性的。

Ｂ級事務是應該在短期內完成的任務。雖說不如Ａ級事務那樣一樣緊迫，但它仍然很重要。這些工作可以在一定期限內相應地推遲。若規定的完成期限較短，就應該將它們很快提升為Ａ級。

③Ｃ級事務

如果對達到目標起的作用不大，即為不重要的事項，將其標註為Ｃ－－可以做的事，是指價值較低的一類事務，無論這些事務多麼有趣后緊急，都應該拖后處理。

Ｃ級事務是可以推遲，但不會造成嚴重後果的工作。該事務中的有些工作甚至可以無限期的推遲。但其它一些事務，尤其是那些有較長時間限制的事務，也會隨著完成期限的臨近最終轉變為Ａ級別或Ｂ級別。

而不是看其在的整體中所佔的百分比。總體來說，ABC三級事務在事務總量中所佔的比例及價值是這樣的：

Ａ級事務約佔任務和工作總量的15％，這是你必須集中經歷完成的事務。對所有達到的目標而言，它真正的價值高達65％。

Ｂ級事務約佔事務與工作總量的20％，你完成事務的價值也就是20％。

Ｃ級事務占事務總量的65％，你完成這級事務的價值僅為15％。

明確事務級別後，首先要全力以赴投入Ａ級事務，知道完成或取得預期的效果后，再轉入Ｂ級事務。如果不能完成Ｂ級事務，可以考慮授權。盡量少在Ｃ級事務上花費上花費時間。不過請注意，Ｃ級事務並不是可有可無的。除Ａ級和Ｂ級事務外，工作中還有許多不太重要、但又不得不能不做的事情，比如準備工作、善後工作和日常工作等等。

更要注意的是，Ａ級事務雖然重要，但未必就要第一時間去做，而把其它事務全拋開。這是由時間的效益性決定。比如，你一天有很多工作，你的Ａ級事務是擬一份報告，需要花大半天時間；同時還有Ｂ級事務和Ｃ級事務，比如Ｃ級事務是一些委派別人去做的小事。那麼，在你開始起草報告之前，用幾分鐘時間把這些小事分配下去，被分配到任務的人相對就會有更多的時間去做了。也就是說，有些時候緊急的事務雖然不重要，但要優先處理。

1、增加級別

如果你認為以上3個級別不足以涵蓋你的具體情況，你也可以再加一個級別，即Ｄ級事務。

Ｄ級事務上指那些理論上甚至不需要完成的工作。它們沒有最後期限，如果完成這些事固然很好，但完不成也沒關係。因為你可以完全無視這些事的存在，它們不會給你帶來任何不利或嚴重的影響。

不過，從事這些Ｄ級事務也有一定的好處，它們往往可以讓你有以外的收穫。比如，閱讀一本舊雜誌時恰巧有一篇很有意義的文章；購買一盞檯燈完全改善了你的工作環境；在文具店閑逛時，發現一種簡化文件歸檔的使用工具；重新閱讀你的手機使用說明時找到一些你從未發現過的新功能，等等。

2、細分級別

對於這些人來說，把任務只分成Ａ、Ｂ、Ｃ級還是遠遠不夠，或者這樣分下來同時會有太多的Ａ級或Ｃ級任務。為了解決這一個問題，你可以將各個級別進一步劃分，比如在Ａ中分為Ａ1、Ａ2、Ａ3；Ｂ分為Ｂ1、Ｂ2、Ｂ3......當然，Ａ1要比Ａ2更重要一些，Ａ２也比Ａ３更重要一些；Ｂ級事務也是如此。

舉個例子來說，比如你明天想完成6項事務，其中有兩項Ａ級事務，而在這兩項中又有一項最重要，那麼就把它成為“Ａ1”，另一項則稱為“Ａ2”；如果Ｂ級中也有幾項事務，也按照這種方法劃分。

ABC時間管理法的優點在於，它剔除了我們對每項任務附帶的個人情緒，可以讓我們理清思路，知道優先做什麼，重要在哪裡，不至於一味按照自己的喜好來做事或者不知從何下手。

1、第一象限是重要又急迫的事。

舉例：諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。

這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行屍走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。

本質是缺乏有效的工作計劃導致本處於“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

2、第二象限是重要但不緊急的事。

案例：主要是與生活品質有關，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。

荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力，縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發揮個人領導力的領域。

這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標誌，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。

3、第三象限是緊急但不重要的事。

舉例：電話、會議、突來訪客都屬於這一類。

表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

4、第四象限屬於不緊急也不重要的事。

舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。

簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到後來你就會發現其實是很空虛的。

現在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。

朋友，你是否天天在忙，是否忙得不得要領，認真領會時間管理的四象限工作法，它會讓你的工作變得高效，工作不再是負擔。成就高效的卓越管理者就在於實踐時間管理的四象限工作法。

(1) 抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。高階管理者必須為公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；基層員工應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。

(2) 抓正事，放雜事

要順利完成一件工作，有其必要的程序及步驟，亦即完成該項任務的正事，而與完成該項任務無關的則稱為雜事。一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；至於與正事無關的雜事，可交由旁人處理，或是盡量避免，以簡化工作內容。

(3) 抓要事，放閑事

重要又緊急的事情應該在第一時間完成；沒有時間壓力的閑事，則利用工作空檔，簡單處理即可。要事與閑事的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要。