改進檔案､資料工作方案

改進檔案、資料工作方案

（1957年9月6日　國務院全體會議第五十七次會議批准）

檔案和資料工作必須提起各方面的重視。國家的檔案和資料是進行各方面工作和進行科學研究工作的根據。幾年來，檔案、資料工作已逐步有所改善。地質部建立了地質資料局，地質資料已經過初步整理。對外貿易部已經完成了解放以來的檔案、資料的編目工作。上海現存約五千萬件歷史上的檔案、資料正在組織大批幹部著手整理。國家檔案局對整刊當案、資料的整理，曾經做過初步規劃，中央和各地都已經著手做了一部分工作。目前中央國家檔案館正在興建。有些單位已經把一部分資料整理出版。水利部曾經委託大連工學院代為複製資料送各有關單位。這些工作成績是應該肯定的。但是，在全國的檔案、資料工作中也還存在著不少的問題。許多部門的資料未經整理，無從利用；至於解放以前的歷史性資料，管理情況更差。有些機關的檔案、資料，因保管不好已潮濕霉爛；有些機關的檔案又被隨意銷毀和分散。許多單位對技術資料沒有統一的管理，部分資料甚至無人過問。另一方面，有些要資料的單位由於缺乏統一的資料機構或者沒有徵集資料的統一計劃，向別的單位索取資料，有時要得過多或者重複，使得供應資料的單位感到不勝負擔。

因此，檔案、資料工作必須大大改進。必須改進資料的管理、使用和交流的辦法，改進保密辦法，才能使檔案和資料既便於本機關、本部門的調閱和參考，也便於科學機關的研究和利用。

一、

必須建立統一的檔案、資料工作的管理制度，加強對檔案、資料的整理、保管和組織利用等工作。國家檔案局是國家掌管檔案、資料工作的機構。國家檔案局對建立國家檔案館和各個專業的檔案館、資料館的工作應該進行督促和檢查。目前除檔案館已另有計劃外，可以由國家技術委員會、國家建設委員會、地質部、農業部和國家統計局分別對工業交通、基本建設、地質、農業、經濟等方面著手建立統一的資料管理工作。

凡是現在尚未著手整理的檔案、資料，各部門必須立即著手集中和整理。各部門應該首先制定一個初步的資料整理計劃，按照各部門的具體情況，採取不同的方法和步驟進行。同時必須對資料的分類編目問題加以研究，以免因分類編目或資料登記的辦法不當而造成返工。國家檔案局應該協同有關單位組成技術資料編目的專家小組，研究技術資料的分類編目和登記卡片等問題。

關於社會、歷史、經濟資料的整理問題，各部門也應按國務院和國家檔案局歷次頒發的有關辦法，有重點有步驟地進行。在需要突擊整理大量資料的情況下，可以動員一部分幹部臨時幫助工作；某些資料整理，還可以考慮在雙方同意下，動員有關大學師生和研究機構人員協助進行。

二、

關於利用和交流資料的幾點辦法：

1．某些部門可以考慮印行定期的或不定期的資料性刊物。

2．國家檔案局應該對各部門現有檔案、資料情況進行了解，並經常組織交流情況。

3．現有資料經整理后，凡屬於可以公開而需要量又較大的，可以公開出版。可以編印年鑒和資料彙編。有些資料可作為內部資料印發。

4．各部的檔案、資料管理機構有條件時可設立閱覽室，訂立借閱制度。

5．有關機關、企業和學校、科學研究機構之間可以經過訂立合同等辦法加強聯繫，交換資料。要做到供應資料單位能主動提供資料，而需要資料的單位又能避免過多地重複地要求資料。

6．利用供應資料單位的調查資料或其它資料所寫的文章，具名和版權問題應該由有關雙方協商解決。經常交換資料的有關單位應該協商一些互助互利的辦法。

三、

為了解決資料供應工作中保密方面所存在的問題，提出以下幾點辦法：

1．在一個機關、企業、學校和研究機構內，本單位的工作人員，可以借閱在他的工作範圍內所需要的資料。實習人員在借閱資料時一般可以享有所在實習單位同類工作人員的同等待遇，但借閱某些機密資料應該按照本單位規定的制度經過批准。

2．凡屬在生產上、教學上和科學研究工作上性質相同的或相近的單位之間，除有特殊規定外，可以互相供應必要的資料。供應資料單位可以把需要一般資料的主要單位（例如學校、研究機構）固定起來，作為等同於自己系統的一個單位那樣主動地提供一般的資料。

3．各部門之間借閱機密資料，借閱資料人員可由所在單位負責介紹。批准手續應該適當改進，以利工作。

4．凡是在外國已經公開的資料，以及外國人在解放前在中國所做的調查、勘察、測繪資料或其它資料，只要工作需要，有關人員均可借閱。

5．凡是機關、企業、學校、研究機構工作人員自己所調查、研究、設計、繪製的資料，在繳給資料管理部門以後，本人隨時可以借閱。

6．除上述幾點外，各部門還可以根據本單位具體情況規定資料供應的辦法。

7．借閱資料的人員概由派出單位負責審查，接待單位一般不再審查，但如發現有問題也可提出意見。

8．借閱資料的人員，對機密資料應該按照供應資料單位的保密要求負有保密的完全責任。