同期控制

用同期進行控制的必要性

在討論計劃的種類時，已闡述過程序的概念。程序是對操作或事務處理流程的一種措述、計劃和規定。組織中常見的程序很多，例如決策程序、投資審批程序、主要管理活動的計劃與控制程序、會計核算程序、操作程序、工作程序等。凡是連續進行的、由多道工序組成的管理活動或生產技術活動，只要它具有重複發生的性質，就都應當為其制定程序。

程序是一種計劃。

它規定了如何處理重大問題以及處理物流、資金流、信息流等的例行辦法。也就是說，對處理過程包含哪些工作、涉及哪些部門和人員、行進的路線、各部門及有關人員的責任，以及所需的校核、審批、記錄、存貯、報告等等，進行分析、研究和計劃，從中找出最簡捷的、最有效的和最便於實行的準確方案，要求人們嚴格遵守。

程序是一種控制標準。

它通過文字說是有、格式說明和流程圖等方式，把一項業務的處理方法規定得一清二楚，從而，既便於執行者遵守，也便於主管人員進行檢查和控制。程序所隱含的基本假設是，管理中的種種問題都是因為沒有程序或沒有遵守程序而造成的。

程序還是一種系統。

一個複雜的管理程序，例如新產品開發、成本核算等，往往涉及多個職能部門、多個工作崗位、不同的主管人員和專業人員、各種計劃、記錄、帳簿、報告，以及各種類型的管理活動，例如調研、計劃、設計、會審、校核、登帳、核算等等，因而應將其看作是一種系統，用系統觀點和系統分析方法來分析和設計程序。從系統的觀點來看，一個管理系統的程序化水平，是這個系統“有序”程度的一種標誌。

實踐經驗表明，主管人員在對程序進行計劃和控制時，應遵循下列準則。

使程序精簡到最低程度。

對主管人員來說，最重要的準則就是要限制所用程序的數量。程序控制有一些固定的缺點，例如增加文書工作的費用，壓抑人們的創造性，對改變了的情況不能及時作出反應等等；所有這些都是有關的主管人員在制定程序之前要反覆考慮的。換句話說，主管人員必須在可能得到的效益、必要的靈活性和增加的控制費用之間權衡得失利弊。

確保程序的計劃性。

既然程序也是計劃，因而程序的設計必須考慮到有助於實現整個組織的（而不僅僅是個別部門的）目標和提高整個組織的效率。主管人員應當向自己提出如下的問題並作出滿意的回答：程序是否已計劃好？如果建立某一程序是必要的，那麼所設計的程序能否收到預期的效果？能否有助於實現計劃？舉個例子，間接材料的發放程序必須起到監督間接材料的領用、控制間接材料的消耗、加強成本核算、降低成本、提高企業經濟效率的作用。

把程序看成是一個系統。

任何一個程序，無論是工資發放、材料採購、成本核算還是新產品開發等程序，其本身都是包含著許多活動的呈網路關係的系統。同時，從組織的整體角度來考慮，任何一個程序又都是一個更大的系統的組成部分或要素。我們可以將由許多程序組成的系統稱為程序系統。將程序看作系統，就是要從整體的角度細微地分析和設計程序，務必使各種程序的重複、交叉和矛盾現象減少到最低限度。此外，將程序看作系統，還有助於主管人員追求整體的最優化而不僅僅是局部的次優化。

使程序具有權威性。

程序能否發揮應有的作用，一方面取決於它設計得是否合理；另一方面取決於它執行得是否嚴格。程序要求人們按既定的方式行事，但人們往往總是想按照習慣的方式或是隨意性的方式處理事情。這就給程序的實施帶來不少阻力的，因而也就對程序的控制提出嚴格的要求，這就是使程序具有權威性。具體地說，這就要求：

1、程序的制定和發布要具有權威性。在國外一些企業中，設有專門的標準委員會，負責統一制定、協調和發布程序及其他管理標準和技術標準，並監督其實施。而且，一般是企業的最高主民者親自兼任標準委員會的主任。

2、各級主管人員特別是上層主管人員要帶頭遵守程序。尤其是人事任命、費用開支和投資計劃審批的程序等，最容易在上層主管人員那裡受到破壞。上行下效，上級不遵守，下級自然會亂來。

3、必須長期堅持對程序實施的檢查監督。這要求有三個步驟：

第一，把程序以手冊或其他文字形式分發給必須依此辦事的人；

第二，必須使員工懂得為什麼這些程序的每一個步驟都是必要的，以及設計這些程序想達到什麼目的，並教會員工如何在程序的指導下工作；

第三，通過內部審核等職能性活動，定期檢查程序的實施情況，特別是要對因違反程序造成的事故和損失進行認真的追究和嚴肅的處理。

程序的重要性的毋庸置疑的。但由於程序的計劃和控制工作單調枯燥，看似簡單平凡，所以主持其事的人往往得不到最高主管部門人員的關心和支持。在我國，真正對程序的計劃和控制持認真態度的企業或其他組織還不多，即使在這些組織中，有的也只是“認真”過一個時期，後來因為各種原因而流於形式。所以，真正實行程序化、標準化管理並不是件容易的事。不過，我們也應當看到，隨著改革開放的深入進行，隨著各方面管理工作的不斷完善以及引進、吸收、消化國外先進的管理方法、技術、手段等，有不少組織也已真正開始重視並認真對待其管理當中有關程序的制訂和控制工作，並已取得良好的效果。實踐經驗證明，推行管理的程序化和標準化，是改革傳統管理方式，實現管理現代化的重要步驟。