專用書信

專用書信

專用書信是指用於某種特定的場合、針對某種特定的事務所寫的書信。專用書信有許多不同的種類,如介紹信、證明信、感謝信、表揚信、賀信、慰問信、諮詢信、推薦信、公開信等。這些不同種類的書信,各有各的用途,應用於不同地場合,寫給不同的對象,因此在寫法上就有不同的格式和要求。

掌握專用書信的寫法,先要搞清楚它們各自的用途是什麼,有哪些不同的特點;然後了解每一種書信在寫法上的特殊格式和要求。

基本介紹


書寫格式
1、一般書信與專用書信的區別
一般書信:個人和個人之間的書信叫做一般書信,它用於交流個人思想感情、互通個人和家庭情況。
專用書信:專用書信多用於個人與單位、單位與單位之間的事務往來。
2、專用書信要求
(1)文字貼切簡潔、內容完整。
(2)格式規範美觀、用語禮貌。
(3)清楚表達本意,幫助理解。
3、檢查書信是否“完整”的方法
對一封寫好的專用書信要做一番自問,如果發現自己對每個問題都能給出明確的答案,這就說明這封信已經提供了“完整”的信息;如果有哪個問題自己也不是很清楚,那麼就不能指望對方僅憑此信就能完全明白你的意圖了。
自我提問:五個“W”,一個“H”。
即:Who——誰、What——什麼事情、When——什麼時候、Where——什麼地點、Why——為什麼、How——怎麼做。