活動策劃公司

活動策劃公司的組織機構：

一、從工作範圍看，有局限於一地的小公司，也有跨地區、跨國度的大公司。

二、從業務內容看，有承擔單項業務的公司，也有承擔多項業務的公司。

三、從人員組成看，有幾個人的小型公司，也有幾十人的中型公司，還有幾百人的大型公司。大中型活動策劃公司一般由四部分組成：

(1)行政部門。

(2)規劃審計部門。

(3)專業策劃部門。接受並完成規劃審計部門分派的與本部門專業策劃相關的任務。人員主要有一定數量的精通專業技術的職業策劃專家組成。

(4)設計部。提供活動所有的設計服務。

公關活動策劃公司（公共關係活動策劃公司）：這類型的公司，他們的服務領域為各種類型的公關活動的策劃和執行，比如說，企業的年會策劃、促銷活動策劃、巡迴路演活動策劃、發布會策劃、客戶答謝會策劃、慶典活動策劃等等，公關活動策劃公司的服務機構主要為企業。

會議活動策劃公司（會議策劃公司）：這類型的公司，他們的服務領域為各種高峰論壇、研討會、大型培訓會議等。會議活動策劃公司的服務機構主要為一些單位、或者機構、協會等。

較為客觀公正；技術全面，專業性強；

較靈活，適應性強；

聯絡溝通

收集信息

新聞代理

廣告代理

推介產品

活動策劃

禮賓服務

印刷製作

音像製作

營銷企業包括公司辦公地點、公司人員形象、企業網站形象等等，可以比較直觀地了解一個公司的基本服務能力和業務素質。

一個公司的客戶在一定程度上體現著一個公司的服務能力，如果一個公司擁有眾多大型和高端客戶，同時還進行著持續的服務，另外一個公司服務過的全是街邊小店，沒有人會相信後者會優過前者。

規範的流程、規範的語言、規範的文本，一個系統化的服務流程通過規範化的運營管理，展現規範化的服務，並一直如此，那我們就沒有理由懷疑它的體系和基本素質，只要稍加專業性知識和運營管理技能的考察，我們就可以清楚地分辨這個公司是否有能力向我們提供優質的服務。

不同的公司有不同的業務側重，反映在價值上就會有不同的價格表現。不同的報價服務不同的客戶，除了價格之外還應有一個服務質量的考慮，性價比是決定一個服務是否被接受的關鍵。

業務內容最直接的反映就在於項目內容與客戶的對照中，同時了解對某一客戶的服務案例中，活動策劃公司進行了哪些服務，並以此對照客戶活動的主旨和需求，就可以在充分了解一個活動策劃公司服務能力的同時，清晰地獲取他們的服務理念和業務能力。

沒有人能做所有事，關鍵的是他有沒有能力將每一件事情都做好。一個活動策劃公司不可能包羅萬象地提供從小到大的一系列服務，但他必須具備強大的供應商整合和運營管理能力。

1、與活動主辦者洽談。

2、向活動主辦方提供活動接待策劃方案和報價。

3、邀請活動主辦者實地考察活動舉辦場所。

4、與活動主辦者確認活動接待方案。

5、與活動主辦者簽訂活動接待標準合同。

6、確認活動主辦者預付活動訂金事宜。

7、在活動舉辦前制定活動工作人員服務標準條例及活動接待手冊。

8、準備活動資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、活動配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）

9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

10、活動酒店現場：活動秘書分發活動資料，來客接待。

11、活動秘書協助會場布置及會場的會務服務。

12、活動秘書在活動接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發活動禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認活動代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅遊公司為該活動提供的旅遊考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導遊等安排）。

16、確認並保障活動期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

18、協調活動期間的交通工具的安排。

19、代辦活動代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。

20、活動服務的總結、評估、活動代表的意見反饋及處理工作。

21、活動資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與活動主辦者的費用結算工作。

23、歡送代表工作。

活動策劃公司在舉辦活動的時候要注重的地方也很多。比如說活動創意策劃：包括主題策劃、流程策劃、媒介策劃等。還有就是活動的舞美設計：比如說活動的舞台3D設計，會場平面設計、宣傳畫冊設計等。活動的影視視頻：比如說在活動現場播放企業宣傳片、或者企業微電影......等等。活動的演藝節目也是活動的重中之重：用什麼節目合適？用什麼主持人更契合活動？更契合企業？......這些都是活動策劃公司在舉辦活動的時候需要仔細思考的問題。有些活動需要媒體報道，所以一個活動策劃公司應該需要有強大的媒體資源。活動的場地的選擇也是不可忽視的重要因素：場地是選擇就室內舉辦還是室外舉辦？是選擇在酒店舉辦還是選擇在其他地方舉辦？場地的選擇一定要契合本次活動。

想要成功舉辦一個公關活動，需要注意以下幾點：

活動的創意，是舉辦一個讓人印象深刻的活動的前提條件，活動策劃公司必須吹毛求疵、極度挑剔，才能帶來一個閃亮的亮點，使得活動在參加活動的嘉賓腦海中印象深刻，這才算是一個成功的活動。

好的主題對於公關活動的作用就好比如畫龍點睛，使得活動更加傳神，更加形象，主題定的好，活動前期策劃就成功了一半，好的活動主題使得活動有了靈魂，活起來了。有了一個好的開頭，後續的設計和策劃就都是圍繞著這個願的主題進行策劃。所以，本次活動舉辦的非常成功，參會嘉賓都印象深刻。

活動流程應該怎麼策劃？在進行一項活動策劃的時候，活動流程、行政庶務、人員配置，是三個相當重要的環節。很多時候，在活動方向、目標確定之後，大家都會苦惱於活動流程的設計，不知道該從何下手？不知道該朝著什麼方向走？

「好的開始，是成功的一半」！但，在進行活動策劃的時候，必須全方位的思考，除了要設想引人注目的開場之外，更要為結尾立下目標。如此，才能在討論流程時，能朝著目標來設計中間的活動！

「熱力曲線」簡單的說，就是觀眾的情緒起伏！如果以一場晚會為例，運用以下的熱力曲線來做一些簡單的敘述及說明。

開始→拉高→持續高→情緒再激勵→最high結尾

熱舞→搞笑戲劇→團康→歌舞劇→歌舞劇最後和觀眾合唱結尾-持續加溫向上拉高→最高結尾

戲劇(以劇情來改變觀眾情緒，在劇情最精採的部份作結尾)，利用對抗型的大團把氣氛炒熱，結束可以是動感帶動唱，讓大家一起high到最高點。

開始→拉高→漸收→感性結尾

熱舞→小團(拉高)→戲劇(拉高並漸收給予啟示)→柔性手語結尾

以上兩種曲線圖，是最常見到及使用的，當然，也可以因應自己活動的開頭及結尾，來為自己良身訂做一個屬於自己活動的熱力曲線。

舞台設計是以“舞台”為標的物的設計，更細的說以舞台設備、燈光、布幕、音響、演出道具、懸吊與更換支架系統、戲服、戲妝為為標的物的設計。舞台設計因為直接面對觀眾，而且也是活動設置最直觀的描述，所以，任何一場活動，一個好的舞台設計方案至關重要。

包括活動宣傳冊設計、企業畫冊設計，邀請函設計、主背景設計等。

企業宣傳片、活動轉場視頻、企業微電影，都是一個公關活動必不可少的部分。

活動現場表演的節目，節目的選擇就要根據活動策劃公司的策劃思路來進行選擇，一般節目都是一些幽默、風趣的，節目符合活動的目的，所以活動舉辦的很成功，參會嘉賓也都很開心。

在一些活動中，企業也許要對活動進行媒體的報道，所以，一個成熟的公關活動策劃公司應該具備強大的媒體資源，在從前期活動的造勢、和後期的活動的招商，這些都需要媒體作為鋪墊。

場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內。根據本次活動規模的大小，選擇合適的場地。如果選擇在酒店舉辦，酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的活動宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現權威性，也可在當地著名建築內舉辦。（由於審核程序繁瑣，企業可委託專業活動策劃公司全程策劃籌辦）

特別是一些大型的會議活動，往往因為參會嘉賓較多，所以對活動策劃公司現場的把控能力就有非常高的要求。現場一千多人的活動如何管理？如何不出亂子？如何精確預知活動進度？這些都是活動策劃公司在舉辦大型活動中需要考慮的問題。

活動策劃中管理作為一個複雜系統工程涉及到大量人力物力及資源的調度和管理，不管前期的策劃和籌備工作做得多麼到位，在活動上演階段都可能會有預料不到的突發事件，那麼如何處理好突發事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。

在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動，由於設備不夠專業而出現現場設備故障，特別是音響系統出現故障率最高。各品牌的音響系統由於價格懸殊巨大其質量也不一樣，一套小型的用於會議的次品牌的音響系統可能成本價就幾萬元，其質量自然沒有保證，這樣在活動上演階段便可能出現嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的專業級的音響系統的投入少則好幾百萬，大則上千萬的都有，這樣的專業設備只要有專業人士在現場負責使用通常保險係數極高。只有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況，通常作為有經驗的專業公司都會採取預案，通常都有現場的備份設備，以確保萬無一失。

電力中斷音響活動上演的事件也常有發生，通常影響電力中斷的原因主要有1、負荷過高，導致供電系統不堪重負而中斷。2、氣候突然變化，如下雨、颳風等導致電線斷裂或短路而電力中斷。3、由於現場電力線路架設不規範，或由於觀眾現場踩踏等原因導致線路受損的電力中斷。解決電力中斷的辦法通常是在活動上演前需要準備供電車，並同晚會的設備系統相連，一旦出現電力中斷可以及時啟動供電車的供電系統。

大型節慶的嘉賓和演員通常是不到最後一刻很難最終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節目流程問題。我曾聽朋友說過一個這樣的案例，某個活動曾經就出現過這樣的問題，原定出席活動並宣布活動開幕的省領導因為臨時改變行程而於活動上演前取消了出席本次活動，但由於主辦方和活動執行方及主持人在銜接上出了溝通上的問題，活動上演的時候主持人還是照本宣科的說“有請領導宣布開幕”，最終上演了極其尷尬的一幕。

同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節目現場，這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光進行重新調整，因為大型晚會的音樂燈光都是實現通過電腦預設了程序的。

大型活動的舉辦最怕現場突然颳風下雨，氣候變化引起的突發事件小則可能使現場出現混亂，大則可能出現安全事故，比如因下雨導致的現場線路漏電，因颳風導致舞台及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準備。對於任何一場活動，專業的活動運營公司都會都防範風雨天氣的措施，比如對燈光、音響、電視錄製設備等進行防雨處理，對燈光架進行加固。,事先預備好緊急情況下的應對措施才能保證策劃的活動能順利的進行下去。