幹部檔案工作條例

1991年4月2日 中共中央組織部 國家檔案局關於印發《幹部檔案工作條例》的通知。

第一條　為了加強幹部檔案工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為幹部工作服務，為國家積累檔案史料，根據黨的幹部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，特製訂本條例。

第二條　幹部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的幹部政策，在培養、選拔和任用幹部等工作中，形成的記載幹部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用幹部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

第三條　幹部檔案工作，是黨和國家幹部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執行黨的幹部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現代化建設服務的。

第四條　幹部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由幹部主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

第五條　在幹部檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保幹部檔案的完整與安全。

第六條　幹部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的幹部檔案要按照幹部管理許可權集中統一管理；縣以下機關、單位的幹部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其幹部檔案由上一級單位管理。幹部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其幹部檔案要固定專人管理，業務工作要接受本單位組織人事部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第七條　縣以上（含縣）的組織、人事部門，應建立相應的幹部檔案管理工作機構，並負責對本地區、本部門、本系統的幹部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案需配備一名專職幹部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理檔案的單位，根據上述原則應當配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以幹部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。

第八條　幹部檔案管理部門的職責：

（一）保管幹部檔案，為國家積累檔案史料；

（二）收集、鑒別和整理幹部檔案材料；

（三）辦理幹部檔案的查閱、借閱和轉遞；

（四）登記幹部職務、工資的變動情況；

（五）為有關部門提供幹部的情況；

（六）做好乾部檔案的安全、保密、保護工作；

（七）調查研究幹部檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部檔案的業務建設和業務指導；

（八）推廣、應用幹部檔案現代化管理技術；

（九）定期向檔案館（室）移交死亡幹部的檔案；

（十）辦理其他有關事項。

第九條　各級組織、人事部門對所管理幹部都要建立幹部檔案。幹部檔案分為正本和副本，副本根據工作需要建立。

第十條　幹部檔案正本由歷史地、全面地反映幹部情況的材料構成。內容及其分類：

第一類　履歷材料；

第二類　自傳材料；

第三類　鑒定、考核、考察材料；

第四類　學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）；

第五類　政治歷史情況的審查材料（包括甄別、複查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；

第六類　參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

第七類　獎勵材料（包括科學技術和業務獎勵、英雄模範先進事迹）；

第八類　處分材料（包括甄別、複查材料，免於處分的處理意見）；

第九類　錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；

第十類　其他可供組織上參考的材料。

第十一條　幹部檔案副本是幹部檔案正本主要材料的複製件。幹部檔案副本的具體內容，由正本中以下主要材料的複製件（或重複件）構成：

第一類的近期履歷材料；

第三類的主要鑒定、幹部考核材料；

第四類的學歷、學位和評聘專業技術職務的材料；

第五類的政治歷史情況的審查結論（包括甄別、複查結論）材料；

第七類的獎勵材料；

第八類的處分決定（包括甄別、複查結論）材料；

第九類的任免呈報表和工資、待遇、出國審批材料。

其他類別如有重複的材料，也可歸入副本。

第十二條　縣以上（含縣）的組織、人事部門管理幹部檔案的範圍，原則上應與幹部管理範圍相一致，其分工如下：

（一）幹部檔案正本，由幹部的主管部門保管；

（二）幹部檔案副本，由主管或協管幹部的部門保管；

（三）軍隊幹部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管；地方幹部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管。

第十三條　幹部退（離）休以後，原屬中央、國務院管理的幹部，其檔案仍由中央、國務院有關部門保管；其他幹部的檔案，由該幹部的管理部門保管。

第十四條　幹部死亡以後，其檔案按下列辦法分工保管：

（一）中央和國務院管理的幹部，其檔案由原管理單位保管五年後，移交中央檔案館永久保存；

（二）中央、國家機關各部委、各省、自治區、直轄市管理的司局級職務的幹部，全國著名的科學家、藝術家、教授和有特殊貢獻的英雄、模範人物、知名人士，其檔案由原管理單位保管五年後，移交本機關檔案部門保存，並按《機關檔案工作條例》規定的期限，隨同到期的其他檔案一併向同級檔案館移交永久保存；

（三）上述範圍以外其他幹部檔案，由原管理部門保存五年後，移交本機關檔案部門保存，按同級國家檔案館接收範圍的規定進館。

第十五條　幹部辭職、退職、自動離職、被辭退（解聘）后，未就業的，其檔案仍由原管理單位保管。另就業的，其檔案轉至有關的組織、人事部門保管，不具備保管條件的，轉人事部門所屬的人才流動服務中心保管。

第十六條　幹部被開除公職以後，未就業的，其檔案由原管理單位保管；另就業的，其檔案轉給有關的人事部門保管。凡通過勞動部門就業的，其檔案由有關的勞動部門保管。

第十七條　幹部在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由原管理單位保管。刑滿釋放和解除勞教以後，重新安排工作的，其檔案由有關的人事部門或政府人事部門所屬的人才流動服務中心保管。凡通過勞動部門就業的，其檔案由有關的勞動部門保管。

第十八條　幹部出國不歸、失蹤、逃亡以後，其檔案由原管理單位保管。

第十九條　幹部檔案管理人員及其在本單位的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管。

第二十條　為了使幹部檔案能夠適應幹部工作的需要，要經常通過有關部門收集幹部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映幹部德、能、勤、績的材料，充實檔案內容。

第二十一條　各省、區、市和中央國家機關組織人事部門可根據工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫幹部履歷表，做鑒定，寫自傳等，並及時將這些材料補充進幹部檔案。

第二十二條　各級黨和國家機關、人民團體、企事業單位的有關部門，要建立主動送交幹部檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的幹部檔案材料送交有關幹部檔案管理部門歸檔。

第二十三條　收集的材料，必須經過認真的鑒別。屬於歸檔的材料應真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後方能歸入幹部檔案。

第二十四條　不屬於規定歸檔範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，並報請主管負責人審查批准。

第二十五條　凡屬於應歸入幹部檔案的材料，均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

第二十六條　幹部檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆，或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。

第二十七條　根據安全保密、便於查找的原則要求，對幹部檔案應嚴密、科學地保管。

（一）幹部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案櫃。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；

（二）庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對濕度45—65%）；

（三）保管幹部檔案，應建立登記和統計制度。每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決。

（四）幹部檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開；

（五）要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。

第二十八條　檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的製作標準（見附件一）。

第二十九條　幹部檔案管理工作所需必要的設備和業務經費，應單獨立項，列入本地區本部門預算統籌解決。各級黨委、政府有關職能部門，要給予支持。

第三十條　嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第三十一條　因工作需要查閱和借用幹部檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱單位應填寫《查閱幹部檔案審批表》，按照查閱幹部檔案的規定辦理審批手續。不得憑藉調查證明材料介紹信查閱幹部檔案；

（二）檔案管理單位，要根據規定，確定是否提供和提供什麼材料；

（三）凡查閱幹部檔案，利用單位應派中共黨員幹部到保管單位查閱室查閱；

（四）檔案一般不外借。如必須借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批准，並嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人；

（五）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案；

（六）各級幹部檔案管理部門，應制定查閱注意事項。查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈划、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違犯者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬於假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理；

（七）借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝複製檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示幹部檔案主管部門審查批准后才能複製（拍攝）。

第三十二條　各級組織、人事部門，應根據上述原則結合具體情況，對本單位管理的幹部檔案的借閱範圍、批准許可權、登記、歸還手續等作出具體規定。

第三十三條　幹部工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。

第三十四條　轉遞檔案應遵守下列規定：

（一）幹部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶；

（二）縣及相當於縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部檔案；

（三）轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；

（四）轉遞檔案必須按統一規定的“幹部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封；

（五）收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失；

（六）為使幹部檔案能夠隨著幹部調動或職務的變動而及時轉遞，幹部調配、任免工作部門應將幹部調入單位和任免通知及時告訴幹部檔案管理部門，並建立必要的聯繫制度。

第三十五條　嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。對已出現的“無頭檔案”，應認真查轉。對確屬查不到幹部下落的，凡有保存價值的檔案材料可移交幹部原籍檔案館保存。

第三十六條　各級組織、人事部門，應加強對幹部檔案工作的領導，及時研究工作中出現的問題，採取有效措施，不斷加以改進，提高科學管理水平。

第三十七條　各級黨委組織部門，對同級和下級的幹部檔案工作，在業務上負有監督、檢查和指導的責任。其具體任務是：

（一）了解幹部檔案工作情況；

（二）研究解決幹部檔案工作中的問題，根據中央的有關方針、政策制定有關規定和辦法；

（三）推廣幹部檔案工作先進經驗；

（四）召開幹部檔案工作會議；

（五）對幹部檔案管理工作人員進行業務培訓。

第三十八條　各級組織、人事部門，要注意加強幹部檔案工作隊伍的建設，選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專（或高中）以上學歷的共產黨員從事幹部檔案管理工作，並注意對他們的教育和培養，關心他們的工作和生活，充分發揮他們的積極性與創造性。要妥善地解決他們職級待遇，按國家統一規定評定專業職務，保持隊伍相對穩定。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應給予表揚和獎勵；對失職者，應視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分。

第三十九條　幹部檔案工作人員在幹部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質和業務素質，必須做到以下要求：

（一）堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；

（二）熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，提高業務水平和工作能力，積極為幹部工作服務；

（三）嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容；

（四）堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事；

（五）工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。

第四十條　本條例由中央組織部主管幹部檔案工作的部門負責解釋。

第四十一條　本條例自下達之日起執行。各級組織、人事部門，可結合本單位實際情況會同檔案部門，制定實施辦法或工作細則，並報上級組織部門和檔案行政管理部門備案。

附件一 幹部檔案卷皮、檔案袋樣式和規格

為了保護幹部檔案材料，便於保管和利用，根據《幹部檔案工作條例》的規定，對幹部檔案卷皮、檔案袋的規格、樣式規定如下。今後凡新製做時，一律按統一的規格、樣式製做。

一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）

1、卷皮規格：長27.4厘米，寬20.5厘米；左邊設三個裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8.3厘米；線眼中心距左側邊沿1.5厘米，上、下眼線中心距上、下邊沿均為5.4厘米。

2、卷面標籤：由裝訂線處向左設“標籤”兩個，供填寫編號、姓名、籍貫用。規格為上下高6.5厘米，左右長9厘米。兩個“標籤”距卷面上、下邊沿各為6厘米，並與卷面裝訂相連接。

3、卷皮材料：一般可採用三百克左右的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

4、卷皮顏色：應採用淺淡色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。

卷面上的字，一律用紅字。

5、卷面項目：“幹部檔案”、“正本”（或“副本”）、“姓名”。

6、字體與軍間距離：“幹部檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米：“正本”（或“副本”）用小初號宋體，在“幹部檔案”下方，相距2.5厘米：“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5.5厘米。

7、卷面里頁印“注意事項”：

①注意保密，不得遺失，不得讓無關人員翻閱。

②愛護檔案，不要塗抹、勾畫及亂加批註。

③卷內材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

二、檔案袋

1、規格：長30厘米，寬23厘米，厚（摺疊部分）2.5厘米。

2、材料質量：可根據條件選用較好的牛皮紙。

3、袋面項目：“幹部檔案袋”、“姓名”、“製作單位”。

4、字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊，各項目字間距離參照檔案卷面安排。

第一章　總則

第一條　為了實現幹部檔案整理工作的規範化，搞好檔案建設，便於檔案的保管和利用，根據《幹部檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）及有關規定，特製訂本細則。

第二條　幹部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個幹部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，並在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。

第三條　各級幹部檔案管理部門，均應按本細則和有關規定的要求，對所管理的幹部檔案進行認真的整理。

第二章　整理工作的基本要求

第四條　整理幹部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精鍊、實用的要求。

第五條　整理幹部檔案，事先要收集好乾部檔案材料，並備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條　整理幹部檔案的人員，必須努力學習黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理幹部檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

第三章　檔案材料的鑒別

第七條　幹部檔案材料的鑒別工作，是幹部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否歸入幹部檔案的工作。

第八條　鑒別歸檔材料，必須根據中央有關文件的精神，以《條例》和《關於幹部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據，嚴肅認真地進行。

第九條　鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

第十條　鑒別歸檔材料的具體做法：

（一）判定材料是否屬於所管幹部的材料及應歸入幹部檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬於幹部檔案內容和重複多餘的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬於幹部檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領導批准銷毀；

（二）審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上報批複、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定（包括免予處分的決定）、調查報告、上級批複、個人檢討或對處分的意見等。上述材料，屬於成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清註明后再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔；

（三）審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織註明經過本人見面。任免呈報表須註明任免職務的批准機關、批註時間和文號。出國、出境審批表，須註明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，須補辦完手續后歸檔；

（四）鑒別中發現涉及幹部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入幹部檔案，應交有關組織處理；

（五）鑒別時，發現檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記並收集補充。

第四章　檔案材料的分類

第十一條　對歸檔的材料必須按照《幹部檔案工作條例》中關於正、副本十類內容的劃分進行分類。

第十二條　幹部檔案正本，由歷史地、全面地反映幹部情況的材料構成。其內容分類：

第一類　履歷材料：幹部履歷表（書）、簡歷表，幹部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類　自傳及屬於自傳性質的材料。

第三類　鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的幹部表現情況材料；作為幹部任免、調動依據的正式考察綜合材料；考核登記表，幹部考核和民主評議的綜合材料。

第四類　學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料：報考高等學校學生登記表、審查表，畢業登記表，學習（培訓結業）成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業技術職務任職資格申報表，專業技術職務考績材料，聘任專業技術職務的審批表，套改和晉陞專業技術職務（職稱）審批表；幹部的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發表的）等目錄。

第五類　政審材料：審查幹部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調查報告、審查結論、上級批複、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、複查結論（意見、決定）、調查報告、批複及有關的依據材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改幹部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批複以及所依據的證明材料。

第六類　加入黨團的材料：中國共產黨入黨志願書，入黨申請書（1－2份全面系統的）和轉正申請書，中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取銷預備黨員資格的組織意見；中國共產主義青年團入團志願書、申請書，團員登記表、退團材料；加入民主黨派的有關材料。

第七類　獎勵（包括科技和業務獎勵）材料：各種先進人物登記表、先進模範事迹、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類　幹部違犯黨紀、政紀、國法等材料：處分決定（免予處分的處理意見），查證核實報告，上級批複，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、複查報告、決定，上級批複及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類　幹部工資級別登記表、職務工資變動登記表、幹部調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；幹部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表，聘用幹部合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業幹部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

第十類　其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；幹部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。

第十三條　幹部檔案副本內容，是由正本中以下類別主要材料的重複件或複製件構成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，幹部考核材料。

第四類的學歷、學位，評聘專業技術職務的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結論（包括甄別、複查結論）材料。

第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定（包括甄別、複查結論）材料。

第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多餘的重要材料，也可歸入副本。

第十四條　內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途確定類別。

（一）帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

（二）履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

（三）有任免職務內容的幹部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

（四）政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。

第五章　檔案材料的排序與編目

第十五條　每類幹部檔案材料，都要根據材料內容的內在聯繫和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，並在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數。

第十六條　檔案材料排序的基本方式：

（一）按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

（二）按檔案材料內容的主次關係進行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批複，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志願書應排在入團的其他材料之前；入黨志願書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先後依次排序；

（三）第九類材料可根據不同層次幹部的檔案材料情況，採用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排列。

第十七條　每卷幹部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

（一）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫；

（二）根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以註明；

（三）“材料形成時間”，一般採用材料落款標明的最後時間。複製的檔案材料，採用原材料形成時間；

（四）填寫“材料份數”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁數的計算，採用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應加數填寫；

（五）書寫目錄要工整，正確清楚、美觀、不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤；

（六）書寫目錄時，每類目錄之後，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

第六章　複製與技術加工

第十八條　檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料一般可採用修復、列印、抄寫、複印等方法。凡列印、抄寫的材料，必須認真細緻、核對無誤，註明複製單位和日期。

第十九條　建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行複製，將複製件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條　為便於裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：

（一）對超出16開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行摺疊。摺疊時，要根據材料的具體情況，採用橫摺疊、豎摺疊、橫豎交叉或梯形摺疊等辦法。摺疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便於展開閱讀；

（二）對破損、卷角、折皺和小於16開規格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須採用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要晾乾，不得在陽光下暴晒或使用高溫燙烤；

（三）對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；

（四）拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料

第七章　裝訂與驗收入庫

第二十一條　每個幹部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，具體做法：

（一）將目錄與材料核對無誤；

（二）把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊；

（三）在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。孔距規格應符合《條例》附件一的規定；

（四）一律使用《條例》附件一規定的標準幹部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規範的簡化字。

第二十二條　幹部檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細緻的檢查，經驗收合格后，方能入庫。

第八章　整理工作的注意事項

第二十三條　幹部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和幹部檔案工作的有關規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

（一）在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

（二）不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料；

（三）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批准後分別情況予以處理。

（四）在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露幹部檔案

第九章　附則

第二十四條　本細則由中央組織部幹部檔案工作部門負責解釋。