文檔一體化

簡介包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規範一體化。發展隨著新時期信息工作和檔案工作的發展，檔案學術界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規範一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業教育改革座談會上，是一種較為科學的管理理論，它的出現為檔案管理學理論注入了新的內容。特徵文檔一體化的意義在於保證檔案信息收集完整、系統、準確；從文件生產到歸檔全程式控制制；數據信息重複利用，提高工作效率；在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對於規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重複勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精鍊化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。文檔一體化管理可以通過辦公自動化或檔案系統或OA與檔案系統相結合等不同的方式實現文檔一體化管理。