文書管理

“文書”通常指組織或個人在工作活動中使用的體式完整、內容系統並具有特定格式的文字材料。包括書面和口頭記錄、文件、講話稿、會議記錄、通訊、紀要、報表、圖紙、圖片、電訊、工作簡報等。文書分公務文書和私人文書。公務文書統稱公文，是國家機關在處理政務過程中用以頒布命令決定、傳達貫徹政策指示、請示和答覆問題、指導和商談工作、報告情況、交流經驗、記載各種活動的文字材料。

文書管理的基本原則是準確、及時、安全。管理的內容包括：

1.按照規定的文書種類行文。如中華人民共和國國務院1987年 2月18日頒布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要有10類15種：①命令(令)、指令；②決定、決議；③指示；④布告、公告、通告；⑤通知；⑥通報；⑦報告、請示；⑧批複；⑨函；⑩會議紀要。

2.按照統一文書格式辦文。公文格式一般包括：標題、發文字型大小、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註。

3.按照國家機關各自的隸屬關係和職權範圍，確定行文關係，並遵照一定規則行文。公文按照行文關係分為：下行公文，如命令、指示、批複、通知、布告等；上行公文，如報告、請示等；平行公文，如公函、某些通知等。

國家行政機關辦文程序通常為：①收文管理。包括收進、啟封、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等。②發文管理。包括撰稿、核稿、簽發、繕印、校對、蓋印、注發、登記、裝封、發出、存稿與存本歸卷等。以上處理程序多由機關內各有關部門和人員分工負責完成，各個環節的排列順序不宜任意顛倒和刪減。擬辦公文時，必須符合行政決策，不違反國家有關法律、法規，公文應觀點明確，情況確實，條理清楚，層次分明，文字精練，用詞規範，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。③文書保存。公文辦完后，根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時分類整理，裝訂案卷，定期向檔案部門移交。沒有存檔或存查價值的公文，經過一定審批手續，定期銷毀。