物流單證

在外貿進出口業務中，單證佔有重要地位，單證工作，不僅是企業的任務和效益所在，也是對外貿易的一個重要組成部分。

單證是指外貿結算應用的單據和證書，單據證書在英語中為“DOCUMENTS”。

通常有兩類：

一類為狀態紀錄單證，一般由現場操作員填寫。

現行的物流單證大多數為狀態單證。如在深圳華運國際物流有限公司通常生意開始時業務人員填寫的一張《業務流程卡》，上面記載著業務員同客，談好的各種資料如啟運港、目的港、船名、截關日、櫃犁櫃量、價格等：又如好又多連鎖超市的《宅配出貨單》上面有客戶資料(代號、姓名、電話、送貨地址)、訂貨單號、出貨單號、商品資料(項次、貨號、品名規格、單位)、配送資料(店訂貨量、配貨量、出貨量、出貨件數)、運輸資料(司機、車號、裝年人、裝車日期時間)及客戶驗收欄。

另一類為控制(服務質量)甲證，由客戶或管理人員填寫，目的在於監控分析。

為管理決策提供依據，促進物流流程改進及提高物流服務質量。控制單證通常在狀態單證的基礎上進行匯總、分析，如華通行物流服務有限公司的控制單證含以下幾個統計觀洲點：訂單完成率、準點率、貨物破損率、回單時返回率、報表準時率、客戶投訴率。企業在物流配送時仃時會把過程式控制制數鋸結合在狀念單證，如蘇寧電器連鎖店的《配送安裝服務單》上有客戶填寫的的配送或安裝的服務評價(滿意度及配送人員有沒有私下收取公司規定外的其他費用等)；金海馬家居公司用的《購貨送貨單》上面有要客廣填寫的顧客意見(對配送效率及搬運上的服務態度和方式提出意見)。但公司設計這類綜合單證的時候忘記了一個準則，控制單證應該由管理人員來掌握或填寫而不應交在要監控的對象物流操作員手中。比如筆者碰到的蘇寧電器配送安裝人員並不指引顧客去填這些欄日，常常在顧客不注意的情況下自填或在快要離開時請顧客簽名然後自己補填。認識到這個弊端的公司會有電話隨訪或電話回訪。