全宗內檔案分類

分類的質量在很大程度上取決於分類方法的採用是否合理。

分類方法很多，可歸納為4種類型：

按文件的產生時間分類，有 2種：①年度分類法；②時期分類法，即把文件按照立檔單位在發展變化過程中形成的不同時期(或階段)分類，而在較長的階段內又可按年度分類整理。

按文件來源分類，有3種：①組織機構分類法；②作者分類法，即按文件的作者(機關或個人)分類；③通訊者分類法，即按與立檔單位有來往通訊關係的機關或個人分類(收文按作者，發文存本和原稿按收文者)。

按文件的內容分類，主要有2種:①問題分類法;②地理分類法，即按文件內容涉及的地區分類。

按文件的形式分類，主要有2種：①文件種類(名稱)分類法，如帳冊、憑證、報表等;②文件載體分類法，如影片、照片、錄音帶等。

以上諸分類法中使用較多的是年度分類法、組織機構分類法和問題分類法，而單純採用其中一種的比較少，大多是結合使用。

通常由年度同組織機構或問題分層聯合，構成如下 4種複式分類法：

①年度-組織機構分類法，即首先把全宗內檔案按年度分開，然後在每個年度下面再分組織機構。這種方法適用於立檔單位內部機構經常變化但不複雜的全宗，現行機關的檔案採用較適宜。

②組織機構-年度分類法，即首先把全宗內檔案按組織機構分開，然後在組織機構下面再分年度。這種方法適用於立檔單位內部機構多年穩定或調整不大的全宗，一般多用於撤銷機關的檔案。

③ 年度-問題分類法，即首先把全宗內檔案按年度分開，然後在每個年度下面再分問題。這種方法適用於立檔單位內部機構變化複雜，或由於機構間分工不明確、文書工作不正規等原因而難以區分文件所屬機構，以及沒有內部機構或內部機構簡單的全宗。

④ 問題-年度分類法，即首先把全宗內檔案按問題分開，然後在每個問題下面再分年度。這種方法多適用於撤銷機關檔案和歷史檔案。