檔案數字化

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、資料庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網路化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過區域網、政務網、網際網路進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

一、提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了佔地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，並儘快提供利用。以組織部門為例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由於信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無牆界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

檔案數字化管理：

數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，並可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網路實現遠程閱檔。系統全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。

檔案數字化採集：

從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然後進行數據採集。檔案採集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然後由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的採集、審核工作。

檔案數字化查閱：

以組織系統專用資源網為網路基礎，採用B/S(瀏覽器/伺服器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日誌記錄；信息採用加密通道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

利用當前最先進的標準規範、信息技術，推出面向集團企業的數字檔案館解決方案。

檔案管理系統企業版支持集中式、分散式部署和存儲，集中或分級管理模式。對於網路條件比較好的集團企業，推薦使用集中式部署模式，即採用總部集中建設模式，基於企業內部網路，將檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。通過網路實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平台和統一的許可權管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

應用系統由基礎應用平台、業務應用平台、信息服務平台、系統管理與維護、介面等五個部分組成：

• 基礎應用平台

• 為系統功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。

• 業務應用平台

• 為檔案管理機構提供檔案管理的平台，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發利用等業務。

• 信息服務平台

• 為檔案利用者提供信息服務的平台，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。

• 系統設置與維護

• 實現系統設置、業務建模兩大主要功能。系統設置主要用於配置系統運行環境的參數，包括伺服器集群、存儲系統（支持分散式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業務建模系統主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。

• 介面

• 介面包括了兩個部分，一部分是本系統與其它系統集成的介面，一般包括了與OA系統等系統的集成介面；另一個介面是指系統提供二次開發的介面，系統可提供基礎應用、檔案業務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發包。