艾維·李法

像許多好的方法一樣，艾維·李方法相當簡單，我們都知道，方法越簡單，使用的機率就越大。在現實生活中，我們每個人都能輕鬆的使用艾維·李方法來更好的掌握和控制最寶貴的財產——時間。

許多人都可能讓自己的時間浪費掉，即使是能幹的管理人員也不例外。企業的管理人員總是有數不清的事情要做，其實，他們沒有必要在同一時間處理那麼多的事情，因為有些事情根本不需要做，而有的事情可以交由別人來做。艾維·李方法要求管理人員每天晚上下班前問一問自己：“明天要做的第一件事情是什麼？”如果答案是“召開主席團參加的生產會議討論成本效益問題”，那麼，“生產會議”應該被記錄下來作為明天的第一件事情。然後再繼續自問：“下一件事情是什麼？”可能是與廠商談判起草降低成本的協議，那麼理所當然地，這第二件事也應被記錄下來。依此類推，直至記下六七個行動計劃為止。這時他們就可以起身回家，把這些事情拋在腦外了。如果因特殊情況需要進行更多的思考的話，那最好在無意識的狀態下進行，不要有意去想。

第二天是艾維·李方法使用過程中最關鍵的階段。管理人員的目標很清楚，完成昨天已決定的並且記錄下來的計劃，很顯然他們還應把具體的時間安排一下，比如生產會議，雖然它是昨天列出的第一個任務，但它可能安排在下午的某個時間更為合適，所以不能將其作為最先要完成的任務。你也許會發現，人們對按時開會很在意，但對會議什麼時間結束卻顯得漠不關心，這樣，浪費的時間與節約下來的時間實際上是均衡的，我們節省時間的目的並未達到，所以，會議主持者應嚴格遵守會議的開始與結束時間。如果會議引發了許多問題不能按時結束，那麼最好的方法就是再補充一些時間，對這些問題進行進一步探討。事實上，短而精的會議效果往往遠遠勝過那些枯燥而冗長的會議。

下面拋開會議不談，任何事情的執行中都可能出現偶然因素，使你無法按時完成，這時就需要努力克服障礙儘快做完。我們知道，越是高層的管理人員就越吝惜自己的時間，想要完成任務，首先得有時間。艾維·李方法設定了這一天需要完成的目標，無論你怎麼做，這一天總是會結束的。這時候，管理人員又該坐下來，拿出你所列的幾項任務，在疲倦的同時反思：這一天究竟都發生了什麼事，自己又做了什麼——也就是說對照實際對一天的工作做個小結。已經完成的任務可以劃掉，沒完成的就列為第二天的頭等任務（如果它是必須要完成的話）。第二天，我們又重新開始，就這樣一直堅持下去，直至做好為止。

艾維·李方法對目前的管理現狀來說可能相當簡單。找出六七個需要完成的任務很容易，但要想把它們全部都按時完成卻很難，20世紀70年代早期的傳統方法往往建議人們把做每一件事情的時間固定下來，比如要在10分鐘內洗漱完畢等。但從管理的角度來看，如果你把日程表安排到10分鐘，甚至比10分鐘還具體的話，你只能變成一個忙碌的機器。我們的建議是寧可少做一些事情，也不能讓所有的事情都半途而廢。為了控制時間，應該對日程進行規劃。此外，艾維·李方法還要求在早晨列出全天的任務及具體實施時間。不過有許多管理人員認為這種“和自己開會”的方法毫無價值，他們將這一種做法認為是一種錯亂，所以他們往往對此不加註意。其實，“與自己開會”是一種最重要的會議形式，真正專業的管理人員與那些“混混”的區別就在於此。

但是需要指出的是，艾維·李方法有一個突出的弱點，那就是它無法區分事情的緊迫性和重要性。一般來講，重要的事情要首先完成。因此，建議在使用艾維·李方法的同時採用優先網格法。這樣做雖然增加了一定的難度，但它能使我們做事更加精密，因為我們常常會發現，真正使人迷惑的是事情的緊迫性，而不是重要性。另外，為了節省時間，你必須做到堅持己見，尤其是在開始的時候，被別人看作是固執己見總比被看作是個毫無效率的管理者要好得多。一句話，作為管理人員，必須能解決問題，而如果無法控制自己的時間，那就無法解決問題。

艾維·李方法原來將中心問題放在“任務”上，而我們認為將其用“目標”來代替更為恰當。管理人員最容易不惜花費時間去完成任務，其實這些任務完全可以由手下的人員去完成（受委派人員）。當然，的確有些任務需要管理人員親自完成，千萬不要認為管理人員不該從事具體實務。但從整體上來說，管理人員應該通過思考問題、做出決策、分配任務、履行職責等步驟來完成既定目標。如果你把時間都花在執行具體的任務上，你就不能實現諸多目標。因此，在使用艾維·李方法時要注意把目標放在第一位。