職工檔案
企業工作中形成的職工文件材料
職工檔案是指企業勞動、人事部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據。職工檔案是國家檔案的組成部分。
為規範公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章
公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。
指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。
4．1全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
4．2員工的人事資料由員工所在部門負責收集，並填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。
4．3公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉陞、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。
人事檔案
5.1.1人事檔案的調轉
5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。
5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。
5.1.2人事檔案的管理人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定，定期對員工的人事檔案進行更新、整理。
人事管理檔案
5.2.1人事管理檔案的建立
5.2.1.1人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。
5.2.1.2人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。
5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，並註明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。
5.2.1.6檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。
5.2.2人事管理檔案的健全、更新
5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。
5.2.2.2員工調任、晉陞、降職、免職等人員異動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外，同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉陞、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。
5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規定交檔。
5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。
5.2.4人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。
5.3人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及複印管理
5.3.1有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：
a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或複印。
5.3.2借閱人事（管理）檔案的手續
a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核准許可權的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。
b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自複印或轉借他人。
c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。
d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，並檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備註欄中註明歸還日期。
e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的，由人力資源部負責與(b)聯繫。
5.3.3確因工作需要，要求複印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核准方可進行。
5.3.4人事（管理）檔案的借閱及複印者，應注意資料的保密性和安全性。由於不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀範圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。
a.了解所屬員工基本情況；
b.員工晉陞、降職；
c.員工獎懲；
d.員工調動。
5.3.2查、借閱及複印人事（管理）檔案的手續
5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續
離職人員檔案的處理
5.4.1退檔手續的辦理離職人員持經核准的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。
5.4.2人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，並在檔案袋（盒）上註明離職日期和原因。
證件的借用、歸還程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批准。
5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。
5.5.3證件的歸還
5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。
檔案的統計、清點
5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。
5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。
5.6.3每年一月份，對檔案進行年度清點。統計上年度歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，並與微機存儲數據校對，要求二者一致。
5.6.4人事管理檔案保存期限：
a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核准的日期為依據計算；
b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。
5.6.5每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。
本辦法自頒布之日起開始執行。
6.1《人事（管理）檔案資料移交清單》
6.2《人事管理檔案分類目錄》
6.3《人員薪資/異動變化記錄表》
6.4《人事(管理)檔案查閱/借閱單》
基本信息
- 中文名
- 職工檔案
- 釋義
- 企業在工作中形成的有關職工個人情況的文件材料
- 特點
- 歷史地、全面地考察職工的依據
- 地位
- 國家檔案的組成部分
- 拼音
- zhí gōng dàng àn
- 工作
- 企業勞動、人事部門在招用