會計賬簿

填制會計憑證后之所以還要設置和登記賬簿，是由於二者雖然都是用來記錄經濟業務，但二者具有的作用不同。在會計核算中，對每一項經濟業務，都必須取得和填制會計憑證，因而會計憑證數量很多，又很分散，而且每張憑證只能記載個別經濟業務的內容，所提供的資料是零星的，不能全面、連續、系統地反映和監督一個經濟單位在一定時期內某一類和全部經濟業務活動情況，且不便於日後查閱。因此，為了給經濟管理提供系統的會計核算資料，各單位都必須在憑證的基礎上設置和運用登記賬簿的方法，把分散在會計憑證上的大量核算資料，加以集中和歸類整理，生成有用的會計信息，從而為編製會計報表、進行會計分析以及審計提供主要依據。

1.通過賬簿的設置和登記，記載、儲存會計信息

將會計憑證所記錄的經濟業務記入有關賬簿，可以全面反映會計主體在一定時期內所發生的各項資金運動，儲存所需要的各項會計信息。

2.通過賬簿的設置和登記、分類、匯總會計信息

賬簿由不同的相互關聯的賬戶所構成，通過賬簿記錄，一方面可以分門別類地反映各項會計信息，提供一定時期內經濟活動的詳細情況；另一方面可以通過發生額、餘額計算，提供各方面所需要的總括會計信息，反映財務狀況及經營成果。

3.通過賬簿的設置和登記，檢查、校正會計信息

賬簿記錄是會計憑證信息的進一步整理。

4.通過賬簿的設置和登記，編表、輸出會計信息

為了反映一定日期的財務狀況及一定時期的經營成果，應定期進行結賬工作，進行有關賬簿之間的核對，計算出本期發生額和餘額，據以編製會計報表，向有關各方提供所需要的會計信息。

賬簿與賬戶的關係

賬戶存在於賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在；

賬簿序時、分類地記載經濟業務，是在個別賬戶中完成的。因此，賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實內容。賬簿與賬戶的關係是形式和內容的關係

啟用會計賬簿時，應當在賬簿的有關位置記錄以下相關信息：

（1）設置賬簿的封面。除訂本賬不另設封面以外，各種活頁賬都應設置封面和封底，並登記單位名稱、賬簿名稱和所屬會計年度。

（2）登記賬簿啟用及經管人員一覽表。在啟用新會計賬簿時，應首先填寫在扉頁上印製的“賬簿啟用及交接表”中的啟用說明，其中包括單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號、起止日期、單位負責人、主管會計、審計人員和記賬人員等項目，並加蓋單位公章。在會計人員發生變更時，應辦理交接手續並填寫“賬簿啟用及交接表”中的交接說明。

（3）填寫賬戶目錄。總賬應按照會計科目的編號順序填寫科目名稱及啟用頁碼。在啟用活頁式明細分類賬時，應按照所屬會計科目填寫科目名稱和頁碼，在年度結賬后，撤去空白帳頁，填寫使用頁碼。

（4）粘貼印花稅票。印花稅票應粘貼在賬簿的右上角，並且劃線註銷。在使用繳款書繳納印花稅時，應在右上角註明“印花稅已繳”及繳款金額。

1）序時賬簿：又稱日記賬，是按照經濟業務發生或完成時間的先後順序逐日逐筆進行登記的賬簿。序時賬簿是會計部門按照收到會計憑證號碼的先後順序進行登記的。在會計工作發展的早期，就要求必須將每天發生的經濟業務逐日登記，以便記錄當天業務發生的金額。因而習慣地稱序時賬簿為日記賬。

序時賬簿按其記錄內容的不同，又分為普通日記賬和特種日記賬兩種。

普通日記賬是將企業每天發生的所有經濟業務，不論其性質如何，按其先後順序，編成會計分錄記入賬簿；特種日記賬是按經濟業務性質單獨設置的賬簿，它只把特定項目按經濟業務順序記入賬簿，反映其詳細情況，如庫存現金日記賬和銀行存款日記賬。

特種日記賬的設置，應根據業務特點和管理需要而定，特別是那些發生繁瑣、需嚴加控制的項目，應予以設置。如：普通日記賬、現金日記賬、銀行存款日記賬。

2）分類賬簿：對全部經濟業務事項按照會計要素的具體類別而設置的分類賬戶進行登記的賬簿。分類賬簿按其提供核算指標的詳細程度不同，又分為總分類賬和明細分類賬。

總分類賬，簡稱總賬，是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。

明細分類賬，簡稱明細賬，是根據明細分類科目開設賬戶，用來登記某—類經濟業務，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿。

3）備查賬簿：又稱輔助賬簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細的經濟業務事項進行補充登記時使用的賬簿。它可以對某些經濟業務的內容提供必要的參考資料。

備查賬簿的設置應視實際需要而定，並非一定要設置，而且沒有固定格式。如設置租入固定資產登記簿、代銷商品登記簿等。

1、兩欄式賬薄。只有借方和貸方。普通日記賬通常採用此種。

2、三欄式賬薄。設有借方、貸方和餘額。適用於只進行金額核算的資本、債權、債務明細賬。如“應收賬款”、“應付賬款”、“實收資本”等賬戶的，明細分類核算。

3、多欄式賬薄。是在賬薄的兩個基本欄目借方和貸方按照需要分設若干個專欄的賬薄。適用於收入、成本、費用、利潤和利潤分配明細賬。如“生產成本”、“管理費用”、“營業外收入”、“本年利潤”等賬戶的明細分類核算。

4、數量金額式。這種賬薄的借方、貸方和餘額三個欄目內，都分設數量、單價和金額三小欄，以反映財產物資的實物數量和價值量。如：原材料、庫存商品、產成品、固定資產明細賬。

5)橫線登記式賬簿：在同一張帳頁的同一行，記錄某一項經濟業務從發生到結束的相關內容。

1）訂本賬：訂本式賬簿，簡稱訂本賬，是在啟用前將編有順序頁碼的—定數量賬頁裝訂成冊的賬簿。這種賬簿，一般適用於重要的和具有統馭性的總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬。

優點：可以避免賬頁散失，防止賬頁被抽換，安全。

缺點：同一賬簿在同一時間只能由一人登記，這樣不便於會計人員分工協作記賬，也不便於計算機列印記賬。

（特種日記賬，如庫存現金日記賬和銀行存款日記賬，以及總分類賬必須採用訂本帳形式）

2）活頁賬：活頁式賬簿，簡稱活頁賬，是將一定數量的賬頁置於活頁夾內，可根據記賬內容的變化而隨時增加或減少部分賬頁的賬簿。活頁賬一般適用於明細分類賬。

優點：可以根據實際需要增添賬頁，不會浪費賬頁，使用靈活，並且便於同時分工記賬

缺點：賬頁容易散失和被抽換。

（各種明細分類賬可採用活頁賬形式）

3）卡片賬：卡片式賬簿，簡稱卡片賬，是將一定數量的卡片式賬頁存放於專設的卡片箱中，賬頁可以根據需要隨時增添的賬簿。卡片賬一般適用低值易耗品、固定資產等的明細核算。（在我國一般只對固定資產明細帳採用卡片帳形式）

各單位均應按照會計核算的基本要求和會計規範的有關規定，結合本單位經濟業務的特點和經營管理的需要，設置必要的賬簿，並認真做好記賬工作。各種賬簿的形式和格式多種多樣，但均應具備下列組成內容：

1、封面：主要標明賬簿的名稱，如總分類賬簿、現金日記賬、銀行存款日記賬

2、扉頁：標明會計賬簿的使用信息，如科目索引、賬簿啟用和經管人員一覽表等.

3、賬頁：賬簿用來記錄經濟業務事項的載體，其格式反映經濟業務內容的不同而有所不同。但其內容應當包括：

1）賬戶的名稱，以及科目、二級或明細科目

2）登記賬簿的日期欄

3）記賬憑證的種類和號數欄

4）摘要欄，所記錄經濟業務內容的簡要說明。

5）金額欄，記錄經濟業務的增減變動和餘額

6）總頁次和分戶頁次欄。

依據《會計基礎工作規範》第六十條規定（以下簡稱《規範》），登記會計賬簿的基本要求是：

（1）準確完整。“登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。”每一項會計事項，一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。

賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期；以自制的原始憑證，如收料單、領料單等，作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自製憑證上的日期填列。

登記賬簿要及時，但對各種賬簿的登記間隔應該多長，《規範》未作統一規定。一般說來，這要看本單位所採用的具體會計核算形式而定。

（2）註明記賬符號。“登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，並註明已經登賬的符號，表示已經記賬。”在記賬憑證上設有專門的欄目供註明記賬的符號，以免發生重記或漏記。

（3）文字和數字必須整潔清晰，準確無誤。在登記書寫時，不要濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪字體；摘要文字緊靠左線；數字要寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊；文字、數字字體大小適中，緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的1/2，以備按規定的方法改錯。記錄金額時，如為沒有角分的整數，應分別在角分欄內寫上“0”，不得省略不寫，或以“一”號代替。阿拉伯數字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未乾時不要翻動賬頁；夏天記賬時，可在手臂下墊一塊軟質布或紙板等書寫，以防汗浸。

（4）正常記賬使用藍黑墨水。“登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的複寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。”在會計的記賬書寫中，數字的顏色是重要的要素之一，它同數字和文字一起傳達出會計信息。如同數字和文字錯誤會表達錯誤的信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂也不亞於數字和文字錯誤。

（5）特殊記賬使用紅墨水。“下列情況，可以用紅色墨水記賬：

①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；

②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；

③在三欄式賬戶的餘額欄前，如未印明餘額方向的，在餘額欄內登記負數餘額；

④根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。”

在這幾種情況下使用紅色墨水記賬是會計工作中的慣例。財政部會計司編輯的《會計制度補充規定及問題解答（第一輯）》，在解答“應交稅金——應交增值稅”明細賬戶的設置方法時，對使用紅色墨水登記的情況作了一系列較為詳盡的說明：在“進項稅額”專欄中用紅字登記退回所購貨物應沖銷的進項稅額；在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在“銷項稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應沖銷的銷項稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅後發生退貨或者退關而補交已退的稅款。

（6）順序連續登記。“各種賬簿按頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁，更不得隨便更換賬頁和撤出賬頁，作廢的賬頁也要留在賬簿中，如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線註銷，或者註明‘此行空白’、‘此頁空白’字樣，並由記賬人員簽名或者蓋章。”這對堵塞在賬簿登記中可能出現的漏洞，是十分必要的防範措施。

（7）結出餘額。“凡需要結出餘額的賬戶，結出餘額后，應當在‘借或貸’等欄內寫明‘借’或者‘貸’等字樣。沒有餘額的賬戶，應當在‘借或貸’等欄內寫‘平’字，並在餘額欄內用‘0’表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出餘額。”一般說來，對於沒有餘額的賬戶，在餘額欄內標註的‘0’應當放在“元”位。

（8）過次承前。“每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄內，井在摘要欄內註明‘過次頁’和‘承前頁’字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，並在摘要欄內註明‘承前頁’字樣。”也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：

一是在本頁最後一行內結出發生額合計數及餘額，然後過次頁並在次頁第一行承前頁；

二是只在次頁第一行承前頁寫出發生額合計數及餘額，不在上頁最後一行結出發生額合計數及餘額後過次頁。

（9）登記發生錯誤時，必須按規定方法更正，嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發現差錯必須根據差錯的具體情況採用劃線更正、紅字更正、補充登記等方法更正。

（10）定期列印。《規範》第六十一條對實行會計電算化的單位提出了列印上的要求：“實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期列印”：“發生收款和付款業務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須列印出現金日記賬和銀行存款日記賬，並與庫存現金核對無誤。”這是因為在以機器或其他磁性介質儲存的狀態下，各種資料或數據的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便於進行某些會計操作和進行內部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。

1.登記賬簿的依據

為了保證賬簿記錄的真實、正確，必須根據審核無誤的會計憑證登賬。各單位每天發生的各種經濟業務，都要記賬，記賬的依據是會計憑證。

2.登記賬簿的時間

各種賬簿應當每隔多長時間登記一次，沒有統一規定。但是，一般的原則是：總分類賬要按照單位所採用的會計核算形式及時登賬；各種明細分類賬，要根據原始憑證、原始憑證匯總表和記賬憑證每天進行登記，也可以定期（三天或五天）登記。但是現金日記賬和銀行存款日記賬，應當根據辦理完畢的收付款憑證，隨時逐筆順序進行登記，最少每天登記一次。

3.登記賬簿的規範要求

（1）登記賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要，金額和其他有關資料逐項記入賬內，同時記賬人員要在記賬憑證上簽名或者蓋章，並註明已經登賬的符號(如打“√”)，防止漏記、重記和錯記情況的發生。

（2）各種賬簿要按賬頁順序連續登記，不得跳行、隔頁。如發生跳行、隔頁，應將空行、空頁劃線註銷，或註明“此行空白”或“此頁空白”字樣，並由記賬人員簽名或蓋章。

（3）登記賬簿時，要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫。不得用圓珠筆(銀行的複寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。紅色墨水只能用於制度規定的“按紅字沖賬的記賬憑證、在不設減少金額欄的多欄式賬頁中，登記減少數、在三欄式賬戶的餘額欄前，如未印明餘額方向的，在餘額欄內登記負數金額；”等情況。

（4）記賬要保持清晰、整潔，記賬文字和數字要端正、清楚、書寫規範，一般應占賬簿格距的二分之一，以便留有改錯的空間。

（5）凡需結出餘額的賬戶，應當定期結出餘額。現金日記賬和銀行存款日記賬必須每天結出餘額。結出餘額后，應在“借或貸”欄內寫明“借”或“貸”的字樣。沒有餘額的賬戶，應在該欄內寫“平”字並在餘額欄“元”位上用“0”表示。

（6）每登記滿一張賬頁結轉下頁時，應當結出本頁合計數和餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄內，並在本頁的摘要欄內註明“轉后頁”字樣，在次頁的摘要欄內註明“承前頁”字樣。

（7）會計賬簿記錄發生錯誤時，不允許用塗改、挖補、刮擦、藥水消除字跡等手段更正錯誤，也不允許重抄，而應根據情況，按照規定採用劃線更正法、補充登記法、紅字沖正法三種方法進行更正；由於記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發生錯誤，應當首先更正記賬憑證，然後再按更正的記賬憑證登記賬簿。

1、提供系統、完整的會計核算資料。

2、有效發揮會計的監督職能。

3、編輯會計報表的主要依據。

4、進行會計分析的重要依據。

（一）普通日記賬的格式和登記方法

普通日記賬一般只設借方和貸方兩個金額欄，以便分別記入各項經濟業務所確定的賬戶名稱及借方和貸方的金額，也稱為兩欄式日記賬，或叫分錄簿。

（二）特種日記賬的格式和登記方法

1.現金日記賬的格式和登記方法

（1）現金日記賬的格式。現金日記賬是用來核算和監督庫存現金每天的收入、支出和結存情況的賬簿，其格式有三欄式和多欄式兩種。無論採用三欄式還是多欄式現金日記賬，都必須使用訂本賬。

（2）現金日記賬的登記方法。現金日記賬由出納人員根據同現金收付有關的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進行登記，並根據“上日餘額+本日收入-本日支出=本日餘額”的公式，逐日結出現金餘額，與庫存現金實存數核對，以檢查每日現金收付是否有誤。

借、貸方分設的多欄式現金日記賬的登記方法是：先根據有關現金收入業務的記賬憑證登記現金收入日記賬，根據有關現金支出業務的記賬憑證登記現金支出日記賬，每日營業終了，根據現金支出日記賬結計的支出合計數，一筆轉入現金收入日記賬的“支出合計”欄中，並結出當日餘額。

2.銀行存款日記賬的格式和登記方法

銀行存款日記賬是用來核算和監督銀行存款每日的收入、支出和結餘情況的賬簿。銀行存款日記賬應按企業在銀行開立的賬戶和幣種分別設置，每個銀行賬戶設置一本日記賬。

銀行存款日記賬的格式和登記方法與現金日記賬相同。

（二）總分類賬的格式和登記方法

1. 總分類賬的格式

總分類賬是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿。總分類賬最常用的格式為三欄式，設置借方、貸方和餘額三個基本金額欄目。

2.總分類賬的登記方法

總分類賬可以根據記賬憑證逐筆登記，也可以根據經過匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證等登記。

（三）明細分類賬的格式和登記方法

1.明細分類賬的格式

明細分類賬是根據二級賬戶或明細賬戶開設賬頁，分類、連續地登記經濟業務以提供明細核算資料的賬簿，其格式有三欄式、多欄式、數量金額式和橫線登記式（或稱平行式）等多種。

（1）三欄式明細分類賬。三欄式明細分類賬是設有借方、貸方和餘額三個欄目，用以分類核算各項經濟業務，提供詳細核算資料的賬簿，其格式與三欄式總賬格式相同，適用於只進行金額核算的賬戶。

（2）多欄式明細分類賬。多欄式明細分類賬是將屬於同一個總賬科目的各個明細科目合併在一張賬頁上進行登記，適用於成本費用類科目的明細核算。

（3）數量金額式明細分類賬。

數量金額式明細分類賬其借方（收入）、貸方（發出）和餘額（結存）都分別設有數量、單價和金額三個專欄，適用於既要進行金額核算又要進行數量核算的賬戶。

（4）橫線登記式明細分類賬。橫線登記式明細分類賬是採用橫線登記，即將每一相關的業務登記在一行，從而可依據每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業務的進展情況。該明細分類賬適用於登記材料採購業務、應收票據和一次性備用金業務。

2.明細分類賬的登記方法

不同類型經濟業務的明細分類賬可根據管理需要，依據記賬憑證、原始憑證或匯總原始憑證逐日逐筆或定期匯總登記。固定資產、債權、債務等明細賬應逐日逐筆登記；庫存商品、原材料、產成品收發明細賬以及收入、費用明細賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。

（一）從事生產、經營的納稅人應當在領取營業執照之日起十五日內按照規定設置總帳、明細帳、日記帳以及其他輔助性帳簿，其中總帳、日記帳必須採用訂本式。

生產經營規模小又確無建帳能力的個體工商業戶，恆信思遠財務北京代理記帳中心認為可以聘請註冊會計師或者經主管國家稅務機關認可的財會人員代為建帳和辦理帳務；聘請註冊會計師或者經主管國家稅務機關認可的財會人員有實際困難的，經縣（市）以上國家稅務局批准，可以按照國家稅務機關的規定，建立收支憑證粘貼簿、進貨銷貨登記簿等扣繳義務人應當自稅收法律、行政法規規定的扣繳義務發生之日起十日內，按照所代扣、代收的稅種，分別設置代扣代繳、代收代繳稅款帳簿。

（二）納稅人、扣繳義務人採用電子計算機記帳的，對於會計制度健全，能夠通過電子計算機正確、完整計算其收入、所得的，其電子計算機儲存和輸出的會計記錄，可視同會計帳簿，但應按期列印成書面記錄並完整保存；在北京代理記賬中對於會計制度不健全，不能通過電子計算機正確、完整反映其收入、所得的，應當建立總帳和與納稅或者代扣代繳、代收代繳稅款有關的其他帳簿。

（三）從事生產、經營的納稅人應當自領取稅務登記證件之日起十五日內，將其財務、會計制度或者財務、會計處理辦法報送主管國家稅務機關備案。納稅人、扣繳義務人採用計算機記帳的，應當在使用前將其記帳軟體、程序和使用說明書及有關資料報送主管國家稅務機關備案。

會計帳簿在進行記錄的過程中，都會發生一些問題，會計賬簿記錄發生錯誤如何修正呢？

如果是記帳憑證正確，在進行登記帳簿的過程中發生了相應的錯誤，這樣就會導致帳簿記錄的錯誤問題，這種情況下，可以進行劃線更正法。我們在進行處理時，可以把錯誤的文字或是數字進行劃線註銷，可以把數字的劃成紅線進行處理，這種做法要求可以對原來的字跡進行辨認處理，也可以在劃線的上方正確填寫相應的文字和數字，在更正以後，記帳人員必須在更正的地方進行蓋章處理，數字出現錯誤時，可以採用全部划紅線的方法進行更正，只是修改錯誤的數字是不正確的。如果是文字出現的錯誤，可以劃去相應的錯誤文字。

比如，一家企業的現金庫存是896元，在購買物品時，會計人員填寫記帳憑證，當發生錯誤然後就登記了會計的帳簿，錯誤的會計記錄是借入管理費用896元，計入銀行存款會計科目的貸方金額時896元。如果可以用紅字進行更正的話，可以再編寫一張與原記帳憑證一樣的紅字的記帳憑證，計入管理費用會計科目的借方，金額是896元，計入銀行存款會計科目的貸方，金額是896元。再由藍字編寫一張正確的記帳憑證，可以計入管理費用會計科目的借方，金額是896元，計入庫存現金會計科目的貸方，金額是896元。

會計賬簿錯弊主要表現在以下方面：賬簿啟用、賬簿設置、賬簿登記、結賬。

賬簿記錄應做到整潔，記賬應力求正確，如果賬簿記錄發生錯誤，應按規定的方法進行更正。更正錯賬的方法有：劃線更正法、紅字更正法、補充登記法。

在結賬以前，如果發現賬簿記錄有錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，僅屬於記賬時文字或數字上的筆誤，應採用劃線更正法。更正的方法是：先將錯誤的文字或數字用一條紅色橫線劃去，表示註銷；再在劃線的上方用藍色字跡寫上正確的文字或數字，並在劃線處加蓋更正人圖章，以明確責任。但要注意劃掉錯誤數字時，應將整筆數字劃掉，不能只劃掉其中一個或幾個寫錯的數字，並保持被劃去的字跡仍可清晰辨認。

紅字更正法是指由於記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發生錯誤，而用紅字沖銷原記賬憑證，以更正賬簿記錄的一種方法。紅字更正法適用於以下兩種情況：

1.記賬以後，如果發現賬簿記錄的錯誤，是因記賬憑證中的應借、應貸會計科目或記賬方向有錯誤而引起的，應用紅字更正法進行更正。更正的方法是：先用紅字金額填寫一張會計科目與原錯誤記賬憑證完全相同的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“沖銷錯賬”以及錯誤憑證的號數和日期，並據以用紅字登記入賬，以沖銷原來錯誤的賬簿記錄；然後，再用藍字或黑字填寫一張正確的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“更正錯賬”以及沖賬憑證的號數和日期，並據以用藍字或黑字登記入賬。例如：C公司購入行政管理部門用辦公用品2700元，貨款用銀行存款支付。在填制記賬憑證時，誤記入“現金”科目，並已據以登記入賬，其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄是： (1)借：管理費用2700 貸：現金 2700 該項業務的會計分錄應貸記“銀行存款”科目。在更正時，應用紅字金額填制一張記賬憑證沖銷原會計分錄，並據以登記入賬，沖銷原錯誤的賬簿記錄。 (2)借：管理費用 2700 貸：現金 2700 然後再用藍字或黑字填制一張正確的記賬憑證，並據以登記入賬。 (3)借：管理費用 2700 貸：銀行存款 2700

2.記賬以後，如果發現記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤（所記金額大於應記的正確金額），而應借、應貸的會計科目沒有錯誤，應用紅字更正法進行更正。更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張記賬憑證，而應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同，在“摘要”欄寫明“沖銷多記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數和日期，並據以登記入賬，以沖銷多記的金額。例如：D企業的生產車間領用一批工具，價值900元。在填制記賬憑證時，誤記金額為9000元，但會計科目、借貸方向均沒有錯誤，並已據以登記入賬。其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄是： (1)借：製造費用9000 貸：低值易耗品 9000 更正時，應將多記的金額8100元用紅字編製如下的記賬憑證，並登記入賬。 (2) 借：製造費用 8100 貸：低值易耗品 8100

記賬以後，如果發現記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤（所記金額小於應記的正確金額），而應借、應貸的會計科目沒有錯誤，應用補充登記法進行更正。更正的方法是：將少記的金額用藍字或黑字填制一張應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“補充少記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數和日期，並據以登記入賬，以補充登記少額。

對賬就是指在本期內對賬簿記錄所進行核對。為了保證各種賬簿記錄的完整和正確，為編製會計報表提供真實可靠的數據資料，必須做好對賬工作。

對賬包括賬證核對、賬賬核對、賬實核對。

1．賬證核對，是指各種賬簿的記錄與有關會計憑證進行核對。

2．賬賬核對，是指各種賬簿之間的有關數字進行核對。主要包括：

（1）總分類賬各賬戶本月借方發生額合計數與貸方發生額合計數是否相等；期末借方餘額合計數與貸方餘額合計數是否相等，以檢查總分類賬戶的登記是否正確。

（2）各明細分類賬的本期借、貸方發生額合計數及期末餘額合計數與總分類賬應該分別核對相符，以檢查各明細分類賬的登記是否正確。

（3）現金日記賬和銀行存款日記賬的本期借、貸方發生額合計數及期末餘額合計數與總分類賬應該分別核對相符，以檢查日記賬的登記是否正確。

（4）會計部門有關財產物資的明細分類賬結存數，應該與財產物資保管或使用部門的有關保管賬的賬存數核對相符，以檢查雙方記錄是否正確。

3．賬實核對，是指各種財產物資的賬面餘額與實存數額相核對。具體內容包括：

（1）現金日記賬賬面餘額與實地盤點的庫存現金實有數相核對；

（2）銀行存款日記賬賬面餘額與開戶銀行賬目（銀行對賬單）相核對；

（3）各種財產物資明細分類賬賬面餘額與其清查盤點后的實存數相核對；

（4）各種應收、應付款明細分類賬賬面餘額與有關債務、債權單位的賬目相核對。賬實核對一般是通過財產清查進行的。對此，將在財產清查一講中做詳細說明。

各個單位的經濟活動是連續不斷進行的，為了總結每一會計期間(月份、、季度、年度)的經濟活動情況，考核經營成果，編製會計報表，就必須在每一會計期末進行結賬。結賬是指在將本期內所發生的經濟業務全部登記入賬的基礎上，於會計期末按照規定的方法結算賬目，包括結計出結算出本期發生額和期末餘額。

1.結賬的主要程序和內容

（1）結賬前，必須將本期內發生的各項經濟業務全部登記入賬。

（2）實行權責發生制的單位，按照權責發生制的要求，進行賬項調整的賬務處理，並在此基礎上，進行其他有關轉賬業務的賬務處理，以計算確定本期的成本、費用、收入和利潤。需要說明的是，不能為了趕編報表而提前結賬，也不能將本期發生的經濟業務延至下期登賬，也不能先編會計報表后結賬。

（3）結賬時，應結出現金日記賬、銀行存款日記賬以及總分類賬和明細分類賬各賬戶的本期發生額和期末餘額，並將期末餘額結轉下期。

2.結賬的方法

計算登記各種賬簿本期發生額和期末餘額的工作，一般按月進行，稱為月結；有的賬目還應按季結算，稱為季結；年度終了，還應進行年終結賬，稱為年結。期末結賬主要採用劃線結賬法。也就是期末結出各賬戶的本期發生額和期末餘額后，加以劃線標記，將期末餘額結轉下期。結賬時，不同的賬戶記錄應分別採用不同的方法：

（1）月結。每月結賬時，應在各賬戶本月份最後一筆記錄下面劃一條通欄紅線，表示本月結束；然後，在紅線下面結出本月發生額和月末餘額，如果沒有餘額，在餘額欄內寫上“平”或“0”符號。同時，在摘要欄內註明“本月合計”或“×月份發生額及餘額”字樣，最後，再在下面劃一條通欄紅線，表示完成月結工作。

（2）季結。季結的結賬方法與月結基本相同，但在摘要欄內註明“本季合計”或“第×季度發生額及餘額”字樣。

（3）年結。辦理年結時，應在12月份月結下面（需辦理季結的，應在第四季度的季結下面）結算填列全年12個月的月結髮生額和年末餘額，如果沒有餘額，在餘額欄內寫上“平”或“0”符號，並在摘要欄內註明“本年合計”或“年度發生額及餘額”字樣；然後，將年初借（貸）方餘額抄列於下一行的借（貸）方欄內，並在摘要欄內註明“年初餘額”字樣，同時將年末借（貸）方餘額再列入下一行的貸（借）方欄內，在摘要欄內註明“結轉下年”字樣；最後，分別加計借貸方合計數，並在合計數下面划通欄雙紅線表示封賬，完成了年結工作。需要更換新賬的，應在新賬有關賬戶的第一行摘要欄內註明“上年結轉”或“年初餘額”字樣，並將上年的年末餘額以相同方向記入新賬中的餘額欄內。

結賬時按下列方法進行：

A．對於需按月統計發生額的賬戶，在期末結賬時，要在最後一筆業務記錄下面的借方欄開始到餘額欄為止畫通欄單紅線，結出本月發生額和餘額，在摘要欄內蓋“本月合計”戳記，在“本月合計”欄下面再畫一條同樣的通欄紅線。

B．對於需要結計本年累計發生額的賬戶每月結賬時，應在“本月合計”欄下結出自年初至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄寫明“本年累計”宇樣，在欄下再畫一條通欄紅線，12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，應在全年累計發生額下面畫通欄雙紅線。

C．對於不需按月結計發生額的賬戶，如應收應付、財產物資明細賬，每登記一次，就要隨時結出餘額，每月最後一筆餘額就是月末餘額，月末結賬時，只需在最後一筆業務記錄下面自借方欄至餘額欄畫通欄紅線即可。

D．對於總賬賬戶只需結出月末金額即可，但在年終結賬時，為了總括反映企業財務狀況和經營成果全貌，核對賬目，需將所有總賬賬戶結出全年發生額和年末餘額，在摘要欄內註明“本年合計”字樣，並在合計欄下畫通欄紅線。

E．企業在年度終了，會計人員需要結賬。凡有餘額的賬戶，應將其餘額結轉下年，即將所有有餘額的賬戶餘額直接過入新賬餘額欄內，而不需專門編製記賬憑證，也不需要將餘額再記入各賬戶的借方，使本年餘額為零。

會計賬簿的更換通常在新會計年度建賬時進行。總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。備查賬簿可以連續使用。

會計賬簿是各單位重要的經濟資料，必須建立管理制度，妥善保管。賬簿管理分為平時管理和歸檔保管兩部分。

(一) 賬簿平時管理的具體要求

各種賬簿要分工明確，指定專人管理，賬簿經管人員既要負責記賬、對賬、結賬等工作，又要負責保證賬簿安全。會計賬簿未經領導和會計負責人或者有關人員批准，非經管人員不能隨意翻閱查看會計賬簿。會計賬簿除需要與外單位核對外，一般不能攜帶外出，對攜帶外出的賬簿，一般應由經管人員或會計主管人指定專人負責。會計賬簿不能隨意交與其他人員管理，以保證賬簿安全和防止任意塗改賬簿等問題發生。

(二)舊賬歸檔保管

年度終了更換並啟用新賬后，對更換下來的舊賬要整理裝訂，造冊歸檔。歸檔前舊賬的整理工作包括：檢查和補齊應辦的手續，如改錯蓋章、註銷空行及空頁、結轉餘額等。活頁賬應撤出末使用的空白賬頁，再裝訂成冊，並註明各賬頁號數。舊賬裝訂時應注意：活頁賬一般按賬戶分類裝訂成冊，一個賬戶裝訂成一冊或數冊；某些賬戶賬頁較少，也可以合併裝訂成一冊。裝訂時應檢查賬簿扉頁的內容是否填寫齊全。裝訂后應由經辦人員及裝訂人員、會計主管人員在封口處簽名或蓋章。舊賬裝訂完畢應編製目錄和編寫移交清單，然後按期移交檔案部門保管。各種賬簿同會計憑證和會計報表一樣，都是重要的經濟檔案，必須按照制度統一規定的保存年限妥善保管，不得丟失和任意銷毀。根據《會計檔案管理辦法》的規定，總分類賬、明細分類賬、輔助賬、日記賬均應保存15年。其中，現金、銀行存款日記賬要保存25年，涉外和對私改造賬簿應永久保存。保管期滿后，應按照規定的審批程序報經批准后才能銷毀。

保管年限

會計賬簿類：

日記賬 15年 其中：現金和銀行存款日記帳 25年

明細賬、總賬、輔助賬 15年

涉及外來和對私改造的會計賬簿 永久

會計報表類：

主要財務指標報表 3年

月、季度會報表 15年

年度會計報表 永久

1.

主要財務指標報表 3年

2.

月、季度會報表 15年

3.

年度會計報表 永久

其它類：

會計檔案保管清冊及銷毀清冊 25年

財務成本計劃 3年

主要財務會計文件、合同、協議 永久

1.

會計檔案保管清冊及銷毀清冊 25年

2.

財務成本計劃 3年

3.

主要財務會計文件、合同、協議 永久