信息治理

換句話說，信息治理扮演的是一種管理角色，同時又對作為企業資源的信息負有管理責任。信息治理其實就是為了能將信息作為一種企業資源來加以管理而實施領導（指導）和控制（確保組織不偏離方向）等管理職能。

在民主社會中，治理是以能夠為人民大眾提供福利的領導、指導和保障措施等管理職能為基礎。

信息治理必須能夠以一種特定的方式來引導和管理信息資源，在這種特定方式中，所有信息利益相關者的需求都能夠得到滿足，包括組織內部的利益相關者（知識員工，他們是信息使用者，同時也是產生信息的來源，即信息提供者）和組織外部的利益相關者（終端消費者、投資者、業務合作者、監管機構和企業所屬社區）

在民主國家中，政府通常是一種多層級結構組織，從處於頂端的聯邦政府到最基礎的地方社區管理部門，其擁有眾多層級。各個層級的管轄範圍和許可權都非常明確，以保障相關選民的社會需求。政府多層級式組織結構的前提是適當下放立法權到最低層級，也就是說，不應該由聯邦政府一級來頒布法律，因為地方社區才最需要配置這項權力。不過有些事情不是地方政府甚至是州/省級政府這些層級能夠做的，必需由聯邦政府這一級立法和監督，例如國家安全問題和國防問題。

對於民主社會的治理必須把握好社會的良好狀態與人民大眾的個人自由兩者之間的平衡關係。

國有企業和私營企業都是以某種方式聯合組成的組織。這些企業可能原本是母公司的運營部門，內部被劃分成各自不同的業務區域，它們也可能本身就是一個獨立的企業，內部被劃分成許多具有多重功能的業務部門。信息治理正是適用於這樣的環境。

可以肯定，信息治理並不是關於信息治理內部過程或是它本身的一門學科，而是屬於資源管理的範疇，即研究信息在信息時代作為一種資源該如何加以管理。

信息管理則是研究如何把正確的管理學原理運用於作為企業戰略資源的信息的一門學科。為達到有效的信息治理，企業必須弄清楚哪些信息必須納入聯邦（企業）這一層級進行管理（治理），哪些信息則可以納入地方（業務部門）這一層級進行管理。

行政領導團隊作為企業的最高管理層，其首要的也是最重要的功能就是信息治理。信息作為企業資源，與其相關的關鍵性決策都將由這個機構來制定，而這些決策將產生深遠的影響。如果一套正式的信息治理機制缺少行政領導團隊這個機構，那麼這樣的治理機制終歸會失敗。它無法持續多長時間，為什麼呢？因為行政領導團隊總是在制定決策，而即使是對於較高管理級別的指導團隊來說，這些決策都是高於一切的。

在部門眾多規模很大的企業當中，行政領導團隊可能會在高級行政層這一級建立支持性的信息治理團隊或委員會。這樣一個由高層委派的支持性治理團隊存在有其必要條件，就是團隊的人員構成要包含至少2個行政領導團隊的成員，他們所扮演的角色之一就是成為行政領導團隊和支持性治理團隊之間相互聯繫的樞紐。接下來我們將討論必須由行政領導團隊執行而不能委派給其他部門的信息治理任務。

治理機構的任務與職責

1、行政領導團隊

對於任何問題，行政領導團隊都是企業最高層級的治理機構，直接向董事會負責，董事會對於行政領導團隊來說則是正式的監督委員會。羅瑞修夫曼是質量管理和組織文化變革方面的著名專家，她曾說過所有的重大決策和政策都始於行政領導團隊，也都終於行政領導團隊，這無疑是正確的。

彼得·德魯克把信息時代的企業比作交響樂團，由各方面的眾多專業人士組成，但所有人在表演時卻必須成為單一的整體，這就是音樂中所說的合奏。用史蒂芬·柯維的話來說，CEO必須像樂隊指揮一樣來管理企業，讓企業的各個組成部分能夠表演出“合奏”或著說是“協同表演”。跟交響樂指揮一樣，CEO必須把公司的目標或意圖傳達給所有的管理人員和員工，然後引導企業運轉以達到企業目標。

“無論你配置的是什麼樣的指導團隊，關鍵信息問題的治理都將在行政領導辦公室開始，也將在那裡終結。”

行政領導團隊的職責：

設立公司的願景、使命、價值觀、戰略；

向所有利益相關者保證公司的總體表現；

確保財務報表的準確性（CEO和CFO)；

制定信息資源政策並為之提供保障（與財務政策和人力資源政策一樣同等對待）；

解決下級部門無法解決的重要信息問題；

實現企業向信息時代高效企業轉型所需的文化變革與培訓；

建立績效衡量體系，積極促進企業內部形成健全的信息管理和信息質量管理。

行政領導團隊絕對不能把上述這些職責委派下放給其他層級。行政領導團隊履行這些職責時應具備一定的知識和受過一定的培訓，而這些知識和培訓應該由那些充分理解信息時代模式的人提供。行政領導團隊也可以目前的純工業時代模式為基礎進行決策，因為在這種情況下大部分團隊成員已經接受過相關的培訓。

記住你的公司準確地處於目前所處的狀態，因為現狀就是現狀。之前的思維方式正是造成今天問題的原因，還想繼續用那樣的思維方式來解決今天的問題，這是不可能的。

如果你把行政領導團隊排除在治理模型之外，那麼你很可能正好也忘記了去解決你真正的問題，這時候在其他任何事情上的努力對於信息治理來說都將變成徒勞無益。

為什麼處於治理結構最頂層的必須是行政領導團隊而非其他機構？一個醫療保險公司曾經請我幫他們做關於信息質量的演講，因為在信息匱乏的基礎上做出的決策可能會奪人性命。在一次一對一的會談當中，該公司的CEO告訴我：“信息是我們工作的重中之重。”在一次單獨的談話當中，該公司的CFO又告訴我：“信息是我們最重要的問題。”該公司對當前各個項目進行優先等級排序的工作是由它的一個指導團隊負責，在44個項目中，信息質量項目被排在第22位！也就是說組成指導團隊的中高層管理人員在思維上已經和行政領導們脫節了。對我這個客戶的事後剖析測試顯示，他們從未做過任何努力去解決所面臨的信息質量問題。

2.業務管理“團隊”

這個團體不是正式的組織或者委員會，這個“團隊”代表著從高級到中級再到直線經理的每一個管理人員，但他們不是行政領導團隊的成員。

與自治的單位部門相反，他們才是真正以“團隊”的方式在運作。原因在於，為了使整個企業能夠以單一系統的形式運作他們所有人之間都建立的相互依存的關係。德明先生把企業定義為一個系統，“系統就是指相互依存的成員共同構成的網路，成員們通過協同工作來完成系統目標。”他繼續講到，“而管理人員的職責就是引導所有的成員朝著系統目標而共同努力。……，組織中的每一個成員都必須理解並清楚系統的目標是什麼，又該如何朝著系統目標而努力。每個成員都應該充分認識到一個自私、妄求獨立、利益驅使的團隊將給整個組織帶來什麼樣的危險和損失。

業務管理“團隊”的職責：

確保團隊所有成員深刻理解企業的目標，確保團隊所有成員充分認識到為了使企業能夠達到目標自己在相互依存的內部關係中應該扮演的角色。

充分理解企業的信息政策並確保在各自業務領域內信息政策得到執行。

提供資源和培訓，使團隊成員有能力創建和維護高質量的信息，並且能夠有效利用信息為企業和客戶帶來效益。

確保團隊成員創建和維護（升級）的信息的質量。處於業務管理團隊下游部門的那些管理人員，其部門員工具有對信息的需求，而此項職責就是要確保信息質量達到這些管理人員的要求。

3.支持性信息治理團隊

如果你擁有一支支持性信息治理團隊，他們將運用來自行政領導團隊的相關知識為信息決策的執行過程提供日常監督。支持性信息治理團隊將會把必需由行政領導團隊進行決策的有關問題及針對性措施提交到行政領導團隊，包括信息政策的發展完善和展開，以及信息政策得到執行的保障措施。

在這個治理機構中必須擁有至少2個以上的行政領導團隊的成員，他們在行政領導團隊和支持性治理團隊兩個機構之間，起著對上傳遞信息，對下發布指令的作用。

職責：

向關鍵性信息項目提供資金和規劃授權

解決下級部門無法解決的信息問題

將本團隊無法解決的問題和只有在行政領導團隊一級才能解決的問題提交給行政領導團隊。

4.業務信息管理團隊

業務信息管理團隊由企業所有的業務信息管理人員組成，他們都是某方面問題的專家，由上級挑選和委派，隨著時間推移輪流工作在不同的部門，目的是確保業務界定、有效價值、業務規章的詳細說明以及上述構件的變更工作都具有較高質量。

作為一個團隊，業務信息管理的共有性設置可能會對信息標準提出建議，也可能會在培訓方面提供信息政策和建議，還可能為信息需求的收集、界定和塑造等過程提供改進方案。

職責：

解決單個管理人員或小型團隊無法解決的界定衝突。

對信息標準、政策、過程的改進提出建議。

5.地方業務信息管理團隊

在大型組織當中，沒有一個人能獨自理解並描述出眾多各不相同的信息消費群體對特定信息的需求。如果是這樣的情況，你可能會從各種不同的部門中選擇業務信息管理人員來處理相關信息，而這些部門對於聯合起來組成地方管理團隊可能有著強烈的要求。在業務信息管理團隊的活動中，某個管理人員將會成為代表著其他人的協調管理人員。

職責：

確保信息界定的質量滿足企業各式各樣、不盡相同的要求。

1．及時

所謂及時就是信息治理系統要伶俐、快速地發現和提供治理活動所需求的信息。這兒包括兩個方面：一方面，要及時地發現和採集信息。當代社會的信息紛繁繁雜，瞬息萬變，有些信息稍縱即逝，無法追憶。因此信息的治理必須最快速、最伶俐地生產出職業的過程和動態，並適時地記載下已產生的情況和標題。另一方面要及時傳遞信息。信息只有傳輸到需求者手中才能發揚作用，並且具有強烈的時效性。因此，要以最快速、最有效的辦法將有用信息提供給有關部門和人員，使其成為決議、指揮和操縱的依據。

2．確切

信息不僅要求及時，而且必須確切。只有確切的信息，才能使決議者做出確切的判定。失真以至錯誤的信息，不但不能對治理職業起到指點作用，相反還會導致治理職業的失誤。

為保證信息確切，最終要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出確切的信息。信息職業者在採集和整理原始材料的時辰必須堅決實事求是的態度，戰勝主觀隨意性，對原始材料當真加以核實，使其能夠確切生產現真相況。其次是保持信息的聯合性和僅有性。一個治理系統的各個細節，既相互聯絡又相互制約，生產這些細節活動的信息有著嚴謹的相關性。所以，系統中很多信息能夠在不同的治理活動中協同享用，這就要求系統內的信息應具有聯合性和僅有性。因此，在加整齊理信息時，要重視信息的聯合，也要做到計量獨位雷同，以免在信息運用時造成紛亂形勢。

沒有圓滿的信息治理制度，任何優秀的方法和辦法都不能充分發揚作用。為了保障信息治理系統的有效運轉，俺們必須成立一整套信息治理制度，作為信息職業的章程和準則，使信息治理規範化。成立圓滿的信息治理制度首要包括下邊幾個方面：

1．成立原始信息採集制度

一概與結構活動有關的信息，都應確切毫無遺漏地採集。為此，要成立相應的制度，安排專人或建立專門的機構從事原始信息採集的職業。在結構信息治理中，要對職業成績突出的獨位和個人予以必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出於某種目的胡編亂造、提供假數據的人，要予以必要的處罰。

2．規矩信息渠道

在信息治理中，要清楚規矩上下級之間縱向的信息通道，同時也要清楚規矩同級之間橫向的信息通道。成立必要的制度，清楚各獨位、各部門在對外提供信息方面的職責和無償，在結構內部進行公道地分工，倖免重複採集和採集信息。

3．提拔信息的運用率

信息的運用率，一般指有效的信息佔全部原始信息的百分率。這個百分率越高，說明信息職業的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到平常的流通。因此，必須加強信息處理機構和提拔信息職業人員的業務水平，健康信息治理體系，經過專門的操練，使信息職業人員具有辨別信息的能力。同時，必須珍視用科學的定量剖析方法，從大量數據中找出秩序，提拔科學治理水平，使信息充分發揚作用。

4．成立伶俐的信息反饋系統

信息反饋是指及時發現計劃和決議實行中的偏差，並且對結構進行有效地操縱和調節，如若對實行中出現的偏差反映遲鈍，在造成較大失誤之後才發現，如此就會給職業帶來損失。因此，結構必須把治理中的追蹤查驗、監督和反饋擺在重要地位，嚴厲規矩監督反饋制度，定期對各種數據、信息作深入地剖析，經過多種渠道，成立快速而伶俐的信息反饋系統。