文書檔案案卷格式
國家技術監督局發布的案卷格式
本標準規定了文書檔案案卷格式的基本內容，並對其構成和填寫方法提出要求。本標準適用於我國各級檔案館（室）和文書處理部門。
文書檔案案卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1.1 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸規格採用300mm×220mm或280mm×210mm（長×寬）。
封底尺寸封面尺寸。
封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的摺疊紙舌。
卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。
用於成卷裝訂的卷皮，上、下側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌（見圖1）。
本標準推薦使用2580克牛皮紙製作案卷硬卷皮。
2.1.2 案卷封面項目
封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸（見圖2）。
2.1.3 封面項目的填寫方法
2.1.3.1 全宗名稱：
全宗名稱相同於立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”、“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
2.1.3.2 類目名稱：
類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類，並應保持分類體系的穩定性。
2.1.3.3 案卷題名：
2.1.3.4 時間：卷內文件所屬起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。
2.1.3.6 件、頁數：裝訂的案卷要填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。
2.1.3.7 歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。
2.1.3.8 檔號的編製：
封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。
全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。
目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重複的案卷目錄號。
案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內不允許出現重複的案卷號。
2.1.4 卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號，其排列格式尺寸（見圖3）。
2.2 卷脊皮格式
使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內保存。
2.2.1 軟卷皮外形尺寸：
軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底可根據需要採用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規格（見圖4）。
2.2.2 軟卷皮封面項目：
軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置（見圖4）。
2.2.3 軟卷皮封二項目：
軟卷皮封二印製項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。各項目具體位置、尺寸（見圖5）。
2.2.4 軟卷皮封二項目的填寫方法同3.4卷內文件目錄填寫方法。
軟卷皮封三印製項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置（見圖9）。
2.3 卷盒格式
2.3.1 卷盒外形尺寸採用300mm×220mm(長×寬)，其高度可根據需要分別設置30、40或50mm的規格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒（見圖6）。
2.3.2 卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面為空白面。
卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。
其中起止卷號填寫××-×卷，其餘項目的填寫方法同硬卷皮格式。各項具體位置、尺寸（見圖7）。
2.4 填寫要求
填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。
3.1 目錄用紙幅面尺寸採用國內通用16開型（即長×寬為260mm×185mm）或國際標準A4型（即長×寬為297mm×210mm）。
3.2 頁邊與文字區尺寸
發文稿紙上白邊（天頭）寬20±0.5mm
發文稿紙下白邊（地腳）寬15±0.5mm
發文稿紙左白邊（訂口）寬25±0.5mm
發文稿紙右白邊（翻口）寬15±0.5mm
3.3 卷內文件目錄項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。各項目具體位置、尺寸（見圖8）。
3.4 卷內文件目錄填寫方法
3.4.1 順序號：以卷內文件排列先後順次填寫的序號，亦即件號。
3.4.2 文號：文件制發機關的發文字型大小。
3.4.3 責任者：對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者。
3.4.4 題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“〔〕”號。
3.4.5 日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數字右下角加“·”號。
3.4.6 頁號：卷內文件所在之頁的編號。
3.4.7 單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件首頁的右上角，其格式與尺寸是：
3.4.8 備註：留待對卷內文件變化時作說明之用。
4.1 卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內目錄（見圖9）。
4.2 卷內備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸（見圖9）。
4.3 卷內備考表填寫方法
4.3.1 本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名、標註時間。
4.3.2 卷卷人：由責任立卷者簽名。
4.3.3 檢查人：由案卷質量審核者簽名。
4.3.4立卷時間：填寫完成的立卷日期。
5.1 使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面––卷內文件目錄––文件–
5.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面（含卷內文件目錄）––文件––封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒保存。
6.1 文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表的監製權屬於各級檔案局。
6.2 在卷皮封底的下部應印上“由××檔案局監製”的字樣。
國家技術監督局1992-12-17發布，1993-07-01實施
