一體化管理體系

一體化管理通過對不同體系的類似管理過程進行整合優化以及相互的補充完善，給企業管理帶來了積極成效，提高了管理效率。但是，站在企業整體的角度，這種“兩標”或“三標”的一體化管理，也僅僅是企業管理中部分專業管理體系的一體化，所以在管理的實踐中還是顯現出了不足。這種整合解決的仍然只是專業管理體系標準之間的矛盾和重複，仍未從根本上實現管理系統優化、建立最佳秩序、解決企業整體績效的問題；而且，隨著世界經濟一體化、科學管理不斷發展，國際、國內規範性的各項專業管理新標準持續推出，這種“兩標”或“三標”的一體化管理已經不能適應形勢發展需要，現在最新推出的是集約型一體化管理體系，雖然都有“一體化管理”叫法，但其內涵和外延與“兩標”或“三標”的一體化管理有原則區別，它能夠融合企業或組織所適用的所有國家標準，但整合的方式方法有相似之處。因此，學習了解兩標”或“三標”的一體化管理體系時，應當了解集約型一體化管理體系，這是貫標的發展趨勢。

集約型一體化管理體系是從實現企業整體目標出發，運用系統論、控制論、資訊理論的基本觀點，借鑒建立運行質量管理體系的基本方法，來探討建立一個能夠滿足企業適用的法律法規和各項專業標準要求並覆蓋企業整體、實現企業管理系統整體優化的方法和途徑，以期使國有企業的經濟責任目標與社會責任目標和政治責任目標相輔相成，使一個企業包括黨群工作在內的各個子系統，連同質量、環境、職業健康安全、測量等專業管理體系有機地融合成為一個整體，從而在一個企業內形成用一套制度文本支持全方位管理、使用共有要素並能夠有效運行的單一集約化的管理體系。

自1996年以來，綜合管理體系（IMS）一詞在各種管理類文章中被越來越多的引用，如TranmerJ的《解決一體化管理體系中存在的問題》和Wilkinson《質量、環境、職業健康和安全一體化管理體系：幾個關鍵問題的考查》等。這些文章從不同的方面對一體化管理體系的現狀及發展進行了細緻的描述。

企業的經營活動涉及質量管理、人力資源管理、環境的管理、職業安全衛生的管理、營銷管理等方方面面，單純採用一種管理模式必然難以滿足客觀需要。如果企業因為社會潮流和客戶要求，一次次地建立獨立的不同體系，會帶來很多重複性的工作，會造成資源的浪費，不僅貫標的實際效果可能被忽視，而且也會影響企業綜合管理水平和經濟效益的提高。

在中國，據有關部門統計，截止到2001年10月31日，中國已頒髮帶有國家認可標誌的質量體系認證證書48187張；在中國環境管理體系認證機構認可委員會秘書處備案的認證證書為836張；帶有國家認可標誌的職業安全衛生管理體系認證證書106張。其中，獲ISO14001、OHSAS18001認證證書的組織大都已經或同時獲得了ISO9000認證證書。因此，越來越多的組織面臨著兩個或更多管理體系整合的問題。同時，這也給認證機構提出了對綜合管理體系實施一體化審核的要求。隨著QMS、EMS、OHSMS的深入實施，產業界和認證機構對一體化管理體系的反應非常熱烈。美國朗訊公司、英國核燃料有限公司運輸部、日本夏普公司的複印機製造廠、AkzoNobel化工集團、巴西BahiaSulCeluloseS.A.（BSC）公司等都已經建立了質量、環境、職業健康與安全的一體化管理體系，中國境內的很多企業如瀋陽松下蓄電池有限公司、廣州愛斯佩克環境儀器有限公司等也正積極推行QMS、EMS、OHSMS一體化管理體系。

CEPREI、BSI、SGS、NQA等認證機構也推出了一體化管理體系的審核。

一體化管理體系主要是由於企業管理自身的發展需要以及由於經濟發展全球化而帶來的競爭日益加劇，企業為增強市場競爭力的需要而產生的。一體化管理體系的目的在於提高企業的管理水平和增強市場競爭力，從而贏得企業更大的發展。

首先，在ISO/TC176(IS09000標準化技術委員會)和ISO/TC207(IS014000標準化技術委員會)在制定各自標準的過程中，均涉及到了職業安全衛生問題，兩個標準化技術委員會均有意涉足職業安全衛生管理體系標準化工作，但由於職業安全衛生範圍廣且複雜，遠遠超出兩個技術委員會的工作範圍，因而在IS09000和IS014000標準中均沒有包含職業安全衛生的內容，但顯而易見，三個標準是相互關聯的，內容互有交叉，ISO9000、ISO14000、OHSMS18000管理體系的標準在標準的思想、標準要素等內容上有很強的關聯性，在體系的運行模式、文件的架構上是基本相同的，這樣就為QMS、EMS、OHSMS一體化管理體系的建立和實施提供了可能。企業建立一體化的管理體系和機構實施一體化的認證審核是可行的。

其次，三個體系的理論基礎相同，均採用了戴明管理理論，三個標準均採用PDCA（計劃--實施--檢查--處理）改進模型作為基本骨架。儘管ISO9001:1994的PDCA結構並不明顯，但這種結構已經隱含於20個要素之中。ISO9001:2000已將隱含變為明確要求。

再次，三個標準的基本框架是一致的。0HSAS18001與IS014001結構完全一樣，2000版IS09001標準雖然不再採用要素的方式編排，但其"過程方法"的模式結構與IS014001、0HSAS18001結構仍是相容的，並且新版IS09001標準在修訂時即充分考慮到了與IS014000(OHSAS18000)標準的兼容性。在文件、記錄、內審、管理評審等管理要素可以實行共享。

最後，就質量、環境、職業健康和安全的性質而言，關聯性是很明顯的。如果質量控制不好，就要多出廢品、浪費能源和原材料，廢品處理也可能帶來污染；由於環境污染的受害者往往首先是企業職工，就同時產生了職業健康和安全問題。在危機四伏、烏煙瘴氣的操作環境中，不可能製造出好的產品。在一些高風險行業中，這種關聯性會更加明顯。例如：石油開採行業井噴失控事故的發生、化工行業中發生的火災和爆炸、核電站放射性物質的泄漏等。這些事故一旦發生，既是質量事故，又是環境災難，十有八九有人員傷亡。所以，需要採取綜合的措施，將質量、環境、職業健康和安全放在一起考慮。

另外，三個體系都強調持續改進；三個體系指導思想相同，都強調預防為主；體現精神相同----寫所做、做所寫、記所做。

1、建立一體化管理體系是提高企業管理水平的需要。全球經濟一體化，特別是中國加入WTO以後，企業需要通過認證的體系越來越多，各種體系之間的介面，各要素之間的協調，隨著時間的動態變化，會越來越複雜，矛盾會越來越多，解決會越來越困難。一個企業的管理功能和效率發揮的好壞，不能只靠某一個或某幾個體系的有效性，而是靠企業管理體系的整體有效性的發揮。這是系統論的整體性原則。在幾個管理體系同時作用在企業管理時，如果不能相互協調、相互補充、相互銜接，不僅不能發揮整體功能，而且可能會相互造成負面影響，其結果勢必降低管理體系的整體有效性。因此，一體化管理體系的出現，完全是企業自我發展，自我完善的需要。

2、建立一體化管理體系是提高企業效益的重要途徑

用一套體系文件進行統一控制，使所有的活動和過程都達到規範化、制度化，將大大提高企業的管理效率。通過一體化審核，一次審核，獲得多張認證證書，企業可以用較少的投入，較少的時間，達到多個目標，從而達到提高效益的目的。

3、建立一體化管理體系是增強企業市場競爭力的重要手段

全球經濟一體化，特別是中國加入WTO以後，企業面臨嚴酷的國際市場競爭，國際市場的競爭是多方面的，需要多種認證，只有涵蓋多種認證的一體化管理體系，才能滿足企業的產品和服務符合各種市場需求，才能取得參與多元化市場競爭的通行證。

建立意義另一種表述

1)降低管理和認證費用，促進體系認證工作的開展

2)減少管理上的不協調，提高管理效率

3)各管理領域可以優勢互補

4)提供整體解決問題的手段

5)有利於在組織內建立質量、環境和職業安全衛生相融合的管理觀念

隨著ISO9000認證、ISO14000認證和OHSAS18000認證的迅速發展，企業可能需要多種管理體系的認證，但是，由於QMS、EMS、OHSMS三個體系在管理目的、對象的特點不同，三個標準之間存在著較大的差異，管理體系及其要素的應用因不同的目的和不同相關方而異。QMS針對的是顧客的需要，EMS服務於眾多的相關方的需要和社會對環境保護不斷發展的需要，OHSMS服務於職業安全衛生條件影響的企業內部員工和外部來訪者，三個體系自成系統，各司其職。加上多數的組織負責質量管理、環境保護和安全衛生的一般不是一個部門，因此，多數組織在實施體系時都採用了各自獨立的體系，體系之間沒有或很少有交叉，這種多體系和大量重複文件的情況導致企業管理效率降低，相同的工作重複，且難以控制和實施。在管理體系的實施和運行中就會存在以下問題：1)一些組織為了滿足不同標準認證的需要，不得不做重複勞動，因此出現了三本手冊、三套程序文件、重複內審、重複管理評審的現象，導致管理體系運行效率低下。

2)由於認證審核不統一，企業為了獲得三種證書，就得接受三種審核，有時可能是由2-3家認證機構進行的。這不但使企業的審核費、交通費和接待費用增加，而且還要耗去管理人員和員工的時間和精力，資源的浪費，人力、物力、財力的重複投入將大大提高企業申請認證的費用，打擊企業進行管理體系認證的積極性，阻礙認證工作的進展。

3)依據不同的管理構架建立三個不同的管理體系，形成企業內部相互協調的工作量很大，也會出現質量、環境、安全衛生的管理部門從各自負責的專業範圍和管理責任出發，出現爭資源、政令不統一、信息不能共享、甚至互相排斥的情況。

審核方案的效率準則

一體化審核方案與一般審核方案的不同之處，主要在審核工作量的確定和人力資源的配備上。一體化審核的時間（審核工作量）要少於不同管理體系分別審核所需時間之和，多於分別審核任一體系所需時間。在確定一體化審核所需工作量時，先依據不同管理體系審核所需人日的準則要求，確定每個管理體系所需的審核時間，再依據管理體系的整合程度、不同管理體系的過程或要素可以合併審核的程度，以及審核人員的能力，適當減少每個管理體系的審核時間。有關專家分析，一般情況下，一體化審核所需時間是單獨體系審核時間之和的60%至80%。為了提高一體化審核的效率，認證機構需按照產品/服務特點以及審核的要求組成審核組，除審核應遵循一般原則（單一體系審核的要求）外，應選派具備多個管理體系審核能力資格，熟悉有關具備多個管理體系審核能力和資格，熟悉有關法律法規和其他要求（包括質量、環境和職業健康安全）的審核員參加審核；審核組應具備專業能力，必要時包括技術專家；審核組長應具有豐富的審核經驗和控制一體化審核的能力，能對一體化管理體系的有效性作出準確判斷。

文件審核滿足三個標準的要求

儘管實施整合型管理體系的組織無需刻意區分不同管理體系的界限，但從審核的角度看，由於對不同管理體系依據不同的審核準則（標準）要求，整個審核過程都需要準確界定不同管理體系的界線，並判定文件所描述的整合型管理體系在總體上是否符合各管理體系標準的要求。審核人員主要需要考慮以下幾個方面：

1、組織的方針和目標是否符合標準的要求，是否符合組織的實際。

2、是否明確各部門、各層次的職責和許可權。

3、是否全部覆蓋了三個管理體系標準的各項要求和要素；若有刪減，理由是否充分。

4、管理體系文件結構是否協調，介面是否合理，文件的管理是否符合文件控制的要求。

文件審核的結論一般為：符合要求、基本符合要求和不符合要求。應注意，必須確保文件同時滿足在三個標準的要求，才能判定為符合要求。

現場審核及審核過程式控制制

一體化審核應以過程方法為基礎，在確認受審核方對質量過程、環境因素、危險源已經進行重點識別後，以工作流程為主線，結合要素審核的方式進行審核。審核員應了解所審核區域的主要工作流程，識別並確定受審核方的關鍵質量過程、主要環境因素和危險源，圍繞相關過程進行審核。對獨立性較強的質量、環境及職業健康安全活動，可單獨安排審核。

在審核過程式控制制中，應注意以下幾方面的問題：

1、鑒於一體化審核的複雜性和特殊性，審核組內部的聯絡與溝通尤為重要。審核前，應召開一次審核準備會，明確每個審核員所負責的部分以及相互之間的協調，尤其要注意那些涉及多個管理體系的過程。審核組長應掌握審核的進展情況，確保對每個管理體系的審核按計劃進行。必要時，及時調整審核計劃和審核組成員分工。

2、在一體化審核中，檢查表的運用非常重要，審核員所準備的現場檢查表應覆蓋三個體系的要求。在環境管理體系和職業健康安全管理體系的17個要素中，雖然大部分要求是相同的，但在審核時也有不少區別，例如，對4.3.1環境因素（危險源辨識、風險評價與風險控制策劃）審核時，既要審核環境因素的識別評價又要審核危險源的識別評價，不能有任何偏廢。

3、審核人員可以通過交談、驗證、觀察，獲得過程是否有效的客觀證據，在抽取樣本時，總的樣本數和某一部分的樣本數應超過單一管理體系審核的樣本數。儘可能選取可以同時反映質量、環境和職業健康安全管理狀況的客觀證據。

4、應注意審核對關鍵過程、重要環境因素，危險源的控制情況。在對很多領域，三個管理體系的側重點是不同的，審核員需要在把握重點的同時兼顧其他。

5、審核組小結時，需對違背審核準則的客觀事實作出書面的不符合項報告，審核員應充分理解在三個審核準則的各項要素和要求，分別確定不符合項。如果一個事實僅不符合ISO9001（或ISO14001、GB/T28001）的不符合項；如果同一事實既不符合ISO9001的要求不符合ISO14001（或GB/T28001）的要求，也可以判定為一個共同的不符合項，並分別註明不符合標準的條款號。

6、現場取證結束時，審核組要將現場收集到的審核證據與三個審核準則進行比較，作出組織的管理體系是否符合要求並有效運行環境管理體系、職業健康安全管理體系分別作出審核結論。

四、糾正措施的跟蹤

對於文件性不符合項或通過受審核方提供文字材料、圖片容易驗證的不符合項，通常進行文件驗證即可。對於僅提供文件材料，不足以確信糾正措施有效的不符合項，則需要進行現場驗證，主要根據以下原則驗證和評價糾正措施的實施效果：

1、在規定的時間內完成整改，關閉不符合項；定糾正措施計劃並已付諸實施；

2、不僅糾正不符合項，而且分析原因，制定糾正措施計劃並已付諸實施；

3、實施效果得到驗證；

4、注意考察某個單一體系的修改是否對其他體系的管理造成影響，這些影響是否得得相應的控制。

1、一體化審核可以降低組織有關的認證費用，減輕受審核方負擔；

2、實施一體化審核減少了對組織的產品實現過程和連續管理時間的中斷；

3、實施一體化審核協調了組織在日常管理工作中所涉及的相同或相近的要求，以及由於不同體系的分別審核而造成的審核間的差異；

總之，一體化審核有利於促進組織系統管理體制的形成，並通過對不同體系的審核，可以更加全面、更加準確和客觀地評價組織的綜合管理水平，有利於組織採取更為合理的措施，改進整體績效，實現不斷持續改進的目的。

1)一體化管理體系應成為三個標準的有機融合，而不是三個體系的簡單相加。在一體化管理體系建立之前，應該形成IMS標準作為建立一體化管理體系的依據。這一標準可能仍採用PDCA作為基本框架。

2)一體化管理體系建立的目的之一是為了減少工作量，建立一個體系，編寫一本手冊和一套程序文件，實施統一的內審核管理評審。

3)一體化審核應由一次審核、三張證書，向一次審核、一張證書（IMS證書）過渡。

4)培養"三項全能"的一體化審核員將成為認證機構、培訓機構的培訓重點。質量、環境、職業健康和安全的單項審核/認證與一體化審核/認證將長期並存；在多數行業中，特別是高風險行業，單項審核/認證將逐漸被一體化審核/認證所替代。