秘書國家職業資格培訓教程（四級秘書）

《教程》緊貼《標準》，在內容上，突出了“以職業活動為導向，以職業能力為核心”的指導思想，結合了最新的秘書工作理論與實踐經驗，突出了職業培訓特色。在結構上，針對秘書職業活動的領域，按照模塊化的方式，分五級秘書（國家職業資格五級）、四級秘書（國家職業資格四級）、三級秘書（國家職業資格三級）、二級秘書（國家職業資格二級）四個級別進行了編寫，《教程》的基礎知識部分內容涉及《標準》的“基本要求”，各級別的內容分別對應於《標準》中各級別的“工作要求”。

《教程》對原版教程進行了較大範圍的調整，重新設計了框架結構，對操作技能的指導也更加具體。具體說明如下。

第一章會議管理

第一節會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

二、提供會議地點的備選方案

三、布置會場和安排座次

四、發布會議信息

五、安排會議食宿

六、邀請會議嘉賓

七、準備會議資料、會議用品

八、安排會議禮儀服務

九、檢查會議常州視聽設備是否正常

第二節會中服務

一、安排會議值班

二、接待釆訪會議的新聞媒體

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

四、收集會議信息

五、反饋會議信息

第三節會後落實

一、會議文件資料收集整理的要求

二、會議紀要的內容和要求

三、會議經費結算的方法

四、跟蹤反饋落實會議精神

第二章事務管理

第一節接待

一、制定接待工作計劃

二、安排迎送來訪團體

三、安排來訪者食宿、交通、行程

四、安排來訪者的參觀、娛樂活動

第二節辦公環境管理

一、合理布置辦公室

二、營造健康、安全的辦公環境

第三節辦公室日常事務管理

一、管理印章和介紹信

二、安排值班工作

三、管理零用現金並辦理報銷手續

四、安排上司的差旅事務

五、完成上司臨時交辦事項

六、管理時間，提高工作效率

第四節辦公用品與設備的使用和管理

一、訂購、接收、管理辦公用品

二、數碼相機的使用

三、掃描儀的使用

四、光碟刻錄機的使用

五、投影儀的使用

六、攝像機的使用

第五節信息管理

一、信息的收集

二、信息的篩選

三、信息的分類

四、信息的校核

五、信息的傳遞

六、信息的存儲

第三章文書擬寫與處理

第一節文書擬寫

一、批轉轉發性通知

二、報告

三、清示

四、問答函

五、簡報

六、意向書

七、訂貨單

八、商品說明書

第二節收發文處理

一、繕印文書

二、校對文書

三、用印

四、傳閱文書

第三節文檔管理

一、檔案的分類

二、檔案檢索工具的編製

三、檔案的鑒定

四、檔案庫房及存儲檔案的管理

……

5.簽訂書面合同

會議服務已經成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳、郵件以及其他大量細節，都可以討價還價。一旦談妥一切細節就把口頭協議變成書面形式，分別詳列每項具體安排。最終合同或協議應包括如下的細節：

（1）確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其他設備的圖表。應將有關內容附於簽訂的協議書之後。

（2）確定保證的客房間數，應列出參會者大多數人員的到達和離去日期、房費起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。

（3）確定由旅館提供的免費商品和服務（例如，會議室及其布置、特別裝飾、歡迎會的音樂和酒、飛機場接機、特別的娛樂活動、工作人員伙食等）。

（4）說明特殊設備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務或設施，並明確開支怎樣負擔。

（5）確定預定和開票手續，包括組織方為賓客承擔財務責任的限度。

（6）列明應向參加者個人直接收取的費用。

（7）指定可以取消預訂而不向參會單位收費的‘段時間或最後期限。

協議細節不管多麼細微，寫成書面合同怎樣強調也不過分。隨著會期臨近，應經常與場地管理部門保持聯繫。人員、旅館裝修或其他變更都可能對會議計劃產生重大影響。密切聯絡就可以應對各種變化。