檔案檢索工具
提高資料查准、查全率的工具
檔案檢索的作用是為了方便使用者提高檔案、資料的查准、查全率，
檔案檢索工作採取手工檢索與計算機檢索兩種方式，為使用者提供檔案借閱服務。
檔案檢索工具是記錄、報道、查找檔案材料的手段，是開發檔案信息資源的工具。
記錄是指登記館（室）藏檔案的內容和外形特徵、檔號、存址等，介紹所存檔案的內容和成分，向利用者提供鑒別，確認檔案的依據。
報道館（室）藏是指通過一條條記錄，向社會和利用者介紹本館（室）保存什麼樣的檔案材料．供利用者選擇和使用。
查找是根據每個條目上記載的項目和提供的檢索途徑，把利用者所需要的材料迅速、準確的提供出來，記錄是基礎，報道、查找是手段，目的是識別檔案和檢索檔案。
編製檔案檢索工具是檔案館(室)的一項重要業務建設，它是一項長期的繁重的工作，確保其質量是關鍵。理想的檔案檢索工具應該是有豐富的信息存貯量和檢索迅速準確，方便實用。
1、信息存貯豐富
這是指檔案材料收錄齊全、項目著錄詳備，標引有一定深度。為此，在編製時應做到凡本館、本室有價值的檔案材料都應盡量存貯進去；著錄檔案的外部特徵和主題內容要盡量完備；標引要有一定的深度。
2、檢索迅速準確
檔案檢索效率和質量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有較高的查全率。所謂迅速，是指面對堆積如山的檔案材料，無論利用者以何種方式或角度索要，都能及時查出。這就要求檢索工具種類適當，職能劃分正確，組織合理，排列有序，結構性能好，方便查找。所謂準確，是指凡利用者要求提供的檔案材料，一查就能查到，並能及時提供出來，如果沒有，也能肯定答覆，做到準確無誤，把漏檢與誤檢降至最低限度。這在很大程度上取決於檢索工具對檔案內容和外形特徵的著錄與標引的質量。
3、方便實用
使用方便，實用性強，是衡量檔案檢索工具質量的標準之一。檔案檢索工具的使用具有高頻率和廣泛性的特點，它要求項目設置實用、文字簡明、結構合理、易於掌握。檔案人員和利用者只要把握住一定的方法就能使用，無論手檢與機檢都方便。實用是指檢索工具的有用性。編製檢索工具應把質量放在首位，每編一種就有其獨特的功能和能發揮實際效益，切忌盲目追求數量和多樣化。
計算機檢索方面一般採用軟體管理，可對館藏檔案進行案卷級、文件級條目檢索和全文查閱。
手工檢索工具大體上分三種類型：
中華人民共和國行業標準
DA/T 3-1992
1.1 本規範規定了檔案館指南的編製原則，結構和編寫細則.
1.2 本規範適用於各級各類檔案館。檔案館在編製指南時應從本館實際出發，參照執行.
編製檔案館指南應做到內容全面，系統，準確，實用，文字簡潔.
4.1 封面內容
4.1.1 指南名稱：由檔案館名稱加"指南"構成.
4.1.2 編著者：一般用編著館館名.
4.1.3 出版者：承擔指南出版的出版社名稱.
4.1.4 厚度超過6mm的指南，應在書脊上重複標示封面所署指南名稱，出版者.
4.2 扉頁內容
4.2.1 指南名稱，編著者，出版者同封面.
4.2.2 指南版本：指修訂本，增訂本，續編，簡本等.
4.2.3 指南出版年代
4.3 前言
前言的內容包括編著指南的目的和作用，指南框架結構，使用方法，編著指南的簡要過程，參加編著工作的人員及其他與要說明的問題.
前言另頁排印，結尾落編著館名和完稿日期.
4.4 目次
目次由指南各章節的題目及其所在的頁號組成.
目次另頁排印，單記頁號.
5.1 檔案館概況
5.1.1 檔案館歷史沿革：館址，成立時間，檔案館類型，隸屬關係，檔案館代碼，歷任正，副館長，內部機構設置，工作發展概貌.
5.1.2 館藏檔案綜述
5.1.2.1 檔案的來源，進館方式.
5.1.2.2 檔案總數量：全宗(非全宗形式檔案的類別等)總數，案卷(包括作為案卷看待的冊，袋，盒)總數，檔案上架排列總長度(m).
如有特殊的檔案統計單位或其他專用術語，應在附錄中予以解釋.
5.1.2.3 檔案起止年代：館藏檔案形成的最早和最晚年代。一般用公元紀年表示，必要時可使用朝代紀年表示。亦可以其一為主，另一為輔，為輔者書於後並加圓括弧.
5.1.2.4 檔案的種類，各類檔案的整理簡況.
5.1.3 館藏資料綜述
5.1.3.1 資料的來源，進館的方式.
5.1.3.2 資料的總數量：冊(件)數，上架排列總長度(m).
5.1.3.3 資料的種類及分類方法.
5.1.4 彙編出版檔案資料情況
5.1.5 利用工作綜述
5.1.5.1 接待利用者的日期和時間
5.1.5.2 開放的檔案，資料的範圍及其查，借閱手續.
5.1.5.3 檔案資料檢索工具編製情況綜述.
5.1.5.4 提供利用的方式：提供原件，複印件，縮微件，檔案資料彙編等.
5.1.5.5 索取檔案資料內容的方法：摘抄，複印，外借，購買，函調，諮詢等.
5.1.5.6 為利用者提供的實際服務設施.
5.2 館藏檔案介紹
館藏檔案依其實際整理，保管的體系為單位，對檔案數量，內容及其特點等分別進行介紹.
按立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位介紹；按類別，項目等整理，保管的檔案，以相應的類項為單位介紹.
5.2.1 全宗介紹
全宗介紹是檔案館指南的核心部分，館藏重要全宗一般要逐個介紹；非重要全宗可將職能，任務，性質相近的組合在一起綜合介紹；一些案卷數量少，利用率不高的小全宗，可只列如附錄中的全宗名冊，不作具體介紹.
5.2.1.1 全宗介紹的內容
a.全宗名稱的全稱，簡稱，全宗號
b.全宗構成者(立檔單位)沿革：名稱，成立時間(如是已撤消單位，應注撤消時間),性質，主要職能，隸屬關係，內部機構設置及其演變情況.
個人全宗構成者主要介紹個人姓名，別名，生卒年月，簡歷，籍貫，職務，職稱，主要業績及榮譽稱號等;
c.全宗來源：一般可參見5.1.2.1不再說明。特殊情況(如私人捐贈等)應予說明;
d.全宗內案卷數量，上架排列總長度(m),起止年代;
e.使用非漢字文字和非紙質載體的檔案的情況;
f.全宗內案卷分類排列非紙質載體的檔案的情況;
g.檔案內容介紹：一般按全宗內檔案的實際分類體系，結合問題進行介紹.
反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案，具有全國和國際影響的知名人物，歷史事件及具有地方特色和具有重要科學研究價值的檔案，館藏年代久遠和特殊載體的檔案要詳細介紹，需要保密的檔案不作介紹.
5.2.1.2 全宗介紹的排列
全宗介紹可以按館藏檔案全宗號編排順序排列，也可結合全宗重要程度，全宗構成之間的隸屬關係(組織機構序列)或地區特徵等進行排列.
5.2.2 非全宗形式檔案介紹
a.非全宗形式檔案的名稱全稱，檔號;
b.檔案集中的簡要進程，主要檔案形成者(或主持單位)的名稱，職能;
c.案卷(冊，袋，盒)數及其上架排列總長度(m),起止年代;
d.使用非漢字文字和非紙質載體的檔案的情況;
e.類別，項目內檔案分類，排列和編製檢索工具情況;
f.檔案內容介紹：一般按類別，項目內檔案分類，排列體系，組合重要程度並參照
5.2.1.1g的規定進行.
5.2.2.1 非全宗形式檔案介紹的排列
非全宗形式檔案一般可按歷史時序，重要程度或參照《中國檔案分類法》的有關類目進行排列.
5.3 館藏資料介紹
對館藏檔案有重要補充作用的資料應逐類介紹，一般性資料不作具體介紹.
5.3.1 資料介紹的內容
a.資料類目的名稱，代號;
b.資料的數量，起止年代;
c.重要資料需註明編撰者;
d.資料內容介紹：按資料的實際分類體系結合資料涉及的問題參照5.2.1.1g的規定進行.
5.3.2 資料介紹排列按資料的實際分類體系進行.
6.1 索引
"館藏檔案介紹","館藏資料介紹"中重複出現的，分散在指南各章節的人名，地名，機構名，歷史事件及專題，必要時按以下方法編製索引.
6.1.1 人名索引：由人名及其在指南中的頁號組成，按姓氏筆畫或漢語拼音順序排列.
6.1.2 機構索引：由機構名稱及其在指南中的頁號組成，按機構名稱首字的筆畫或漢語拼音順序排列.
6.1.3 事件索引：由事件名稱及其在指南中的頁號組成，按事件名稱首字的筆畫或漢語拼音順序排列.
6.2 附錄
附在指南正文之外與正文內容有關的文字，表冊等材料.
6.2.1 全宗名冊：館藏全部全宗(全宗名稱需保密者除外),應按實際編號順序逐一列出全宗代號，全宗名稱，起止年代，案卷數量及其在指南中的頁號等內容.
6.2.2 檔案資料出版情況一覽表：本館公布出版物名稱，出版單位名稱，出版日期，冊(卷)數，字數等內容.
6.2.3 館藏檔案形成單位系統表：根據檔案形成單位之間或其內部機構的隸屬關係，採用直線連接法示意.
6.2.4 開放利用檔案規章制度：一般應將本館有關規章制度原文照錄.
6.2.5 直觀圖表
6.2.6 紀年對照表
6.3 插圖
刊印於指南中的用以表現館藏珍貴檔案，資料，館舍建築以及需要用形象介紹工作情況的照片與圖形，應配有圖號和文字說明.
《檔案館指南》、《全宗名冊》、《檔案存放地點索引》、《分類目錄》等。
《檔案館指南》，是一種敘述式的報導性工具書，是檔案館必備的檢索工具。它全面介紹和報導檔案館的基本情況，館藏檔案和資料內容，指導利用者查閱利用檔案、資料。包括“前言”、“目錄”、“檔案館概況”、“館藏檔案介紹”、“附錄”等部分。
前言：包括編著指南的目的和作用，指南的框架、結構、使用方法、編著指南的簡要過程，參加編著工作的人員及其它需要說明的問題。
目錄：是由指南各章節的題目及其所在的頁號組成，供利用者檢索。
檔案館概況：包括檔案館歷史沿革，館藏檔案綜述、館藏資料綜述、檢索工具情況、彙編出版檔案資料情況以及利用工作綜述等部分。
館藏檔案介紹：館藏檔案依其實際整理、保管的體系為單位，立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位；按類別、項目等整理、保管的檔案，以相應的類項為單位，分別進行介紹。
館藏資料介紹：對館藏檔案有重要補充和輔助作用的資料逐類予以介紹，一般性資料不作具體介紹。
附錄：是指附於正文之後與正文內容有關的文字、圖表等材料。
《全宗名冊》，是一種總攬全局，脈絡清楚，書本式的具有查找性兼報導性的檢索工具。它揭示館藏全部全宗，按單位依次賦予全宗代號，標明目錄單位，目錄號以及該單位進館檔案的成份和總卷數，並按年代標明進館檔案的起止卷號和卷數，是檔案館的一本總帳，通過它可以了解一個檔案館內全部全宗的基本情況。
《分類目錄》，是一種簡明扼要卡片式的查找性檢索工具。
《全宗卷》，是一種具有查找性的檢索工具。它保存了有關全宗的歷史材料，有該全宗的全宗介紹、全宗說明、分類方案、立卷計劃、保管期限表、案卷目錄、檔案移交分年統計表等，供檔案館人員和利用者查找利用。
《案卷目錄》，是一種書本式目錄，同時兼有查找性與報導性的檢索工具。它是檔案館內使用最普遍，也是最常見的一種基礎檢索工具。館內編製的《案卷目錄》是在一個全宗內分年代、按問題把同類和相關文件組合成卷，然後擬定案卷標題，以案卷標題為基本單位，將該全宗內所有案卷標題按時間順序排列組合，於是就形成了《案卷目錄》。《案卷目錄》是供利用者查找利用的基本檢索工具，也是檔案館工作人員整理、清點館藏檔案的主要依據。
《案卷文件目錄》，亦稱《卷內文件彙集》或《全引目錄》，是一種書本式目錄，同時兼有查找性與報導性的檢索工具。它是將全宗或全宗內某一部分案卷目錄彙編而成，能以案卷和單份文件為檢索單位，揭示和介紹館（室）藏檔案內容和成份的一種檢索工具。《案卷文件目錄》能全面地系統地揭示檔案內容，能迅速地準確地提供利用者所需要的檔案材料，同時，它還有利於各立檔單位與檔案館的移交與接收工作。因為它具有全面性、系統性，因而它也為檔案館工作人員編製其它檢索工具提供依據。
《全宗介紹》，是一種書本敘述式、具有報導性的檢索工具。它是介紹和揭示檔案館所存的某一個全宗檔案內容和成份及其利用價值的一種材料。它可使利用者了解某一立檔單位的歷史，全宗內檔案材料的主要內容和成份，為科學研究和工作查考提供所需檔案的線索。同時，能夠幫助檔案館工作人員熟悉檔案，更好地開展檔案館的各項業務工作，提高科學管理水平。
《專題目錄》、《人名目錄》、《專題介紹》等。
《專題目錄》亦稱“專題索引”。它是一種以書本目錄形式集中系統地揭示檔案館有關某一專題的檔案內容和成份的具有查找性與報導性的檢索工具。是根據政治、經濟、科學研究、機關日常工作的特定需要，將本館收藏的檔案，按照一定題目，把相同內容、同一屬性的文件信息組合在一起，經過編製而成的目錄。它具有內容全面系統、範圍寬廣、查找迅速、準確率高、簡便靈活的特點，有利於向利用者提供專題檔案材料，受到利用者的普遍重視和歡迎。
《人名目錄》亦稱“人名索引”。它是一種書本式或卡片式目錄，是查找性的檢索工具。它的排列方法是按人名姓氏的筆劃筆順安排的，編製簡單、查找方便。我館現編製有“綜合性人名目錄”、“人名目錄”、“人名索引”等。
《專題介紹》亦稱“專題指南”。它是按一定的題目，以文章敘述的形式，綜合介紹檔案館中保存有關該題目檔案的一種檢索工具。我館根據利用者的需要，結合館藏檔案、資料，還編有《中共當陽縣委、縣政府文件彙編》、《湖北省委、省政府發文彙集》、《中國共產黨湖北省當陽縣組織史資料》等參考資料。
