文件筐測驗

模擬一種假設環境，如單位、機關所發生的實際業務、管理環境。提供給受測者的信息如函電、報告、聲明、請示及有關材料等文件，內容涉及人事、資金、財務、市場信息、政府的法令、工作程序等多種材料，這些材料放在公文筐里，測驗要求受測者以管理者的身份，模擬真實生活中的情景和想法，在規定的條件下在限定時間（通常為1~3小時）內對各類公文進行現場處理，評委通過對受測者處理文件過程中的行為表現和書面答案，評價其計劃、授權、組織、預測、決策和溝通的能力，該測驗通常用於管理人員的選拔。測驗一般只給日曆、背景介紹、測驗指示和紙筆，考生在沒有旁人協助的情況下回復函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會議，評分除了看書面結果外，還要求考生對其問題處理方式做出解釋，根據其思維過程予以評分。文件筐測驗具有考察內容範圍廣、表面效度高的特點，因而非常受歡迎，使用頻率居各種情境模擬測驗之首。

文件筐測驗的主要特點表現在以下幾個方面：

1、考察內容範圍十分廣泛。

作為紙筆形式的文件筐測驗，測評受測者的依據是文件處理的方式及理由，是靜態的思維結果。因此，除了必須通過實際操作的動態過程才能體現的要素外，任何背景知識、業務知識、操作經驗以及能力要素都可以涵蓋於文件之中，藉助於受測者對文件的處理來實現對受測者素質的考察。

2、表面效度很高。

文件筐作業所採用的文件，十分類似甚至有的直接就是應聘職位中常見的文件，因此，如果受測者如果能妥善處理測驗公文，就能理所當然地被認為具備職位所需的素質。

3、應用範圍大。

考察內容範圍的廣泛使得文件筐測驗具有廣泛的實用性，並且表面效度高，易為人所接受，因此，文件筐測驗在眾多公選考試測驗中普遍使用的一種。

4、情景性強。

文件筐測驗完全模擬現實中真實發生的經營、管理情景，對實際操作有高度似真性，因而預測效度高。

5、綜合性強。

測驗材料涉及到日常管理、人事、財務、市場、公共關係、政策法規等行政機關的各項工作，從而能夠對高層及中層管理人員進行全面的測評與評價。

6、評分難度大。

文件處理結果的評價受多種因素的影響，機構、氛圍、管理觀念不同的組織，具有不同的評價標準。在文件筐測驗的評分確定過程中，專業人員和實際工作者往往存在理解上的差異。

7、成本很高。

文件筐測驗的試題設計、實施、評分都需要較長的研究與篩選，必須投入相當大的人力、物力和財力才能保證較高的表面效度，因此花費的精力和費用都比較高。

文件筐測驗的設計必須緊緊抓住三個環節：

第一，工作分析。深入分析職位工作的特點，確定勝任該職位必須具備哪些知識、經驗和能力。工作分析的方法可以是面談、現場觀察或問卷。通過工作分析，要確定文件筐測驗要測評什麼要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應佔多大權重。

文件筐測驗一般可以考查以下要素：

①書面表達及其理解；②統籌計劃能力；③組織協調能力；④洞察問題和判斷、決策能力；⑤任用授權能力；⑥指導控制能力；⑦崗位特殊素質，如法規條例知識。

第二，文件設計。包括選擇什麼文件種類，如信函、報表、備忘錄、批示等；確定每個文件的內容，選定文件寓設的情境等等。文件數量較多，時間以 2～3小時為宜。文件的簽發方式及其行文規定可以忽略，但文件的行文方向（對上與對下，對內與對外等）應有所區別。特別要注意各個文件測評要素的設計。常常一個文件不同的處理可以體現不同的要素，設計的對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規則或計分標準，盡量避免每個要素同時得分和無法歸於某一要素的情況出現。

第三，測驗評分。實施文件筐測驗之後，評分一般由專家和具備該職位工作經驗的人（一般是選拔職位的上級主管及人事組織部門的領導）進行，除了前面設計時要制訂好評分標準外，更重要的是對評分者要進行培訓，使評分者根據評分標準而不是個人的經驗評分。評分的程序也要特別注意，可以考慮各自獨立評分，然後交流評分結果，對評分差異各自申述理由后，再獨立第二次評分。最後將評分結果進行統計平均（評分者比較多時，可以去掉最高分和最低分)，以平均分作為最後得分。有時，在考生答案不明確的情況下，需要質詢應聘考生，根據其對處理方式的解釋確定得分。

整個文件筐測驗的設計要特別注意兩點：

一是測驗材料難度的把握。目前國內對各個職位應具備何種程度的知識、經驗和能力缺乏客觀可靠的依據，難度的把握比較困難。把握不準，材料過難，固然作為選拔測驗有時可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設想這人會安心本職位工作，且導致人力資源的浪費。材料過於容易，測驗會出現“天花板效應”，大家都得高分，區分不出應聘考生的能力大些。

二是要注意材料真實性程度的把握。完全杜撰的材料，應聘考生可以根據一般知識推理，處理的結果沒有針對性，看不出應聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經過較長時間的培訓和適應才能勝任工作。完全真實的材料，過於偏重經驗的考查，忽視潛能的考查，最後選拔到的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才，給單位輸入新鮮血液的本來目的。同時完全真實的材料，使招聘考試本身對單位內部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平內部考生被錄取的可能性更大，結果給人留下“一切都是內定，考試不過是走形式”的印象，這對真正想引進外部人才的單位尤其不利。

管理人員計劃、組織、預測、決策、溝通能力的個體水平和群體水平是企業管理團隊核心能力的標尺，對於企業可持續發展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考察是文件筐測驗關注的焦點。下面就以市場總監為例向大家逐一進行介紹：

計劃能力

是指被測評者在分析每一既得信息所反映的問題、問題產生的根源以及各問題間的相互關係並據此確定工作目標、工作任務、工作方法和工作實施步驟的能力。對於市場總監來講，就是考察他（她）在特定的外部競爭環境和內部資源條件下進行產品計劃、價格計劃、分銷計劃和促銷計劃的能力。滾動計劃法的應用情況、計劃的可行性、實施所需時間/成本以及風險度是考評管理者計劃能力關鍵指標。

組織能力

是指被測評者按照各項既定工作任務的重要和緊急程度安排工作次序、調配人力/物力/財力資源、合理分工/授權並進行相應組織機構或人事調整的能力。當某大區的商品營業額出現大幅度滑坡時，市場總監往往要組織增派促銷人員、調撥促銷用品、加大營銷費用，授予大區市場經理臨時特別權力，甚至調整大區市場部組織機構或管理班子來加以應對。工作次序安排、資源配置、工作分工/授權情況以及組織措施的成本和風險度是考評管理者組織能力的關鍵指標。

預測能力

是指被測評者對模擬工作環境中相互關聯的各類因素及總體形勢未來發展趨勢進行準確判斷並預先採取相應措施的能力。競爭對手在某中心城市的各大商場剛剛投放一種明顯優於公司現有主導產品的新產品，而該城市正是公司計劃下一步重點經營的目標市場——準確的預測及有效的應對措施此時對市場總監來講就顯得十分關鍵。對工作環境中各類相關因素及總體形勢未來發展的多種可能性及其發生概率的分析論證、各種防範/因應措施的合理性是考評管理者預測能力的關鍵指標。

決策能力

是指被測評者在解決實際工作問題（特別是解決重要且緊急的關鍵問題）時策劃並選擇高質量方案的能力。公司的新產品已被消費者認同，銷售額和利潤正在快速增長，仿製品也開始進入市場——是重點開拓全新市場、建立新的分銷渠道，還是在已開發市場轉變廣告宣傳策略、降價促銷呢？這就需要市場總監審時度勢、全面斟酌、正確決策。決策目標的清晰程度、備擇方案（一般為兩到三個）的可行性、各方案的評價/比較和最終確定的方式是考評管理者決策能力的關鍵指標。

溝通能力

是指被測評者通過書面形式準確表達個人思想和意見的能力。實際工作中，市場總監會經常以電子郵件、傳真、信函或公文的形式與各大區經理進行工作交流、根據市場人員狀況和市場競爭態勢對大區經理進行適時的工作指導、對大區經理進行日常慰問和精神鼓勵等等——這就需要良好的書面溝通能力。溝通網路和溝通方式的選擇、信息的準確性、思維的邏輯性、結構的層次性、文字的流暢性是考評管理者溝通能力的關鍵指標。

文件筐測驗對考官的綜合素質要求較高。他們不僅要具備管理學和心理學領域的基礎知識，了解文件筐測驗的理論和實踐依據，而且還要對測評對象所任職務的職責許可權和任職資格（工作經驗、學歷、能力、潛能和個性心理特徵等）進行過系統研究，能夠獨立或與他人合作設計測評題目，了解各測評題目之間的內在聯繫；能夠恰如其分地開展考評問詢，能夠對被測評者進行全面、客觀、公正的評價。考官要對每種可能出現的答案及其所代表的意義成竹在胸並與其他考官事先達成共識。在上世紀五十至八十年代，文件筐測驗的考官是清一色的管理顧問、諮詢專家或心理學家。二十世紀八十年代以後，文件筐測驗的考官也開始逐步吸收所在企業的高級管理人員（他們通常是被測評者直接上級的上司）。企業高級管理人員通常對企業管理現狀的方方面面感受深刻，通過兩周左右的標準化速成培訓以及顧問人員的現場指導，他們基本上能夠擔負起合格考官的工作職責——而這對於企業自身管理團隊的建設意義深遠！

（1）文件筐測驗突出的兩個優點

一是考查的內容範圍廣。作為紙筆形式的文件筐測驗，測評考生的依據是文件處理的方式及理由，是靜態的思維結果。因此，除了必須通過動態過程才能體現的要素外，任何背景知識、業務知識、操作經驗以及能力要素都可以寓於文件之中，通過考生對文件的處理實現對考生素質的考查。

二是它的效率高。由於文件筐測驗所採用的文件，十分類似於考生應聘職位上常見的文件，有時就是完全真實的文件，因此，若考生能妥善處理測驗文件，就理所當然地被認為具備職位所需的素質。

前一個優點使得文件筐測驗具有廣泛的適用性，而後一個優點使之易為人所理解和接受。因此文件筐測驗在眾多情景模擬測驗手段中，屬於最普遍使用的一種。

（2）文件筐測驗在實施中的兩個缺點

一是評分比較困難。一份文件的處理，除了個人素質的原因外，機構、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評價標準。顯然政府機關與公司企業、私營企業與國有企業對有關文件的處理是大相徑庭的。在我國從事實際工作的人們往往缺乏對招聘單位管理或經營狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質，專業人員與實際工作者往往存在理解上的差異。因此，評分不容易把握。

二是不夠經濟。測驗的設計、實施、評分都需要較長的時間，投入的精力和費用比較大。

文件筐測驗可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟。

1.準備

主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個考生的測驗材料，事前要編上序號，答捲紙也要有相應序號，實施前要注意清點核對。答捲紙主要由三部分內容構成：一是考生姓名(或編號)、應聘單位和職位、文件序號等；二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時間；三是處理的理由。文件序號只是文件的標識順序，不代表處理的順序，應允許考生根據輕重緩急調整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內容涉及到招聘單位內部的一些情況，測試前應對所有考生提供培訓，介紹相關情況，縮小內部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別。

2.實施

主試要對測驗要求作一簡單介紹，說明注意事項。然後發給考生測試指導語和答捲紙，回答考生的提問，當考生覺得沒有問題后，再發測試用的文件。考生人數比較少時，也可以一次將材料發給考生，但要求考生嚴格遵從主試的要求，先看指導語再看文件。測試指導語是測試情景、考生扮演的角色、考生任務和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。有時在初級人員的文件筐測驗中，發給考生指導語后，讓考生完成一個指導語的測驗，強迫考生熟悉理解指導語，這在文化水平低的群體中有時十分有用。在考生正式進入文件處理后，一般不允許考生提問，除非是測驗材料本身有問題。

文件筐測驗答捲紙示例

文件筐測驗指導語示例(供招聘秘書用)

指導語 這是一些辦公室工作的模擬練習。目的是了解您在辦公室事務處理方面的經驗與能力。以下是有關的背景情況，請您務必仔細閱讀並牢記於心：您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協助幾位局領導工作的職能部門，目前由田主任一人負責。

今天是2003年5月24日，星期五。局裡在遠郊召開一個重要會議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會務，只有您一人留守。所有局領導都在出席重要會議。您不能找他們請示，局裡其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由於那裡電信線路出現故障，您無法和在郊區開會的田主任及其他同事聯繫。

田主任昨晚輾轉託人給您一張便條：

小A：明天(24日)有這麼幾件事情要偏勞你：（1）主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報告。（2）實習生鄭蘭說是寫了一份信息，你給看一下。最近局裡上報的信息比較少，被採用的更少。看這份信息能否上報或經修改後上報。（3）請你給楊菁去封信，告訴她我們已經錄取了新秘書。（4）請你根據李局長給馬林副局長來信的批示，把馬副局長的信處理一下。以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無論如何要完成。下午1：00局裡有車來會場，你搭車來會場，這裡實在忙不過來。明天上午辦公室若有什麼事，你見機行事。辦公室不要因為我不在就影響正常運轉。謝謝! 現在是早晨8：30，您一上班就得到上述指示和有關材料，您的任務是遵照指示完成所有工作。

以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規定： （1）首先，請您完成《指導語自測題》，回答結果構成評分的重要內容。 （2）其次，請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計劃表》上予以註明。 （3）一切任務請按您本人對秘書工作的理解和相應的指示獨立完成，並一定要說明這麼處理的理由，否則要倒扣分。指導語測驗示例(供錄用秘書用)

(如自己的回答與答案不符，請對照指導語檢查)

3. 評分

宜在考生做完后立即進行，當有質詢考生的設計時，特別應該如此。為求客觀，可將考生編號，由一個人將考生的處理意見和處理理由念給所有評分者聽，由各位評分者獨立評分。為了保證評分的一致性，事前的評分者培訓很重要，可以考慮對一部分考生(或者模擬考生)進行試評分，考查各個評分者對標準的掌握及評分過程中存在的問題，待取得一致意見后再往下進行。評分時，可按序號逐一評定，也可按文件內容分類評定。前一種辦法可以對考生的素質形成整體印象，后一種辦法容易達成評分標準的一致性。