項目時間管理

“按時、保質地完成項目”大概是每一位項目經理最希望做到的。但工期托延的情況卻時常發生。它的主要工作包括定義項目活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃、資源共享分配、監控項目進度等內容。

時間管理工作開始以前應該先完成項目管理工作中的範圍管理部分。如果只圖節省時間，把這些前期工作省略，後面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確項目目標、可交付產品的範圍定義文檔和項目的工作分解結構（WBS）。由於一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經驗為基礎，列出完整的完成項目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎才能制定出可行的項目時間計劃，進行合理的時間管理。

做任何事情都需要佔用時間，時間是最珍貴、最稀有的資源，因此，必須強化在“第一時間”內完成任務的觀念。“第一時間”觀念至少應包括三方面的含義：一是嚴格遵守作息時間，在規定時間段內的“起始點”完成任務；二是充分地利用時間，不佔用、不浪費任何一塊時間；三是有效地利用時間，提高工作效率。時間觀念是一個意識上的問題，是工作責任心的一個方面，它不像上班打卡那樣的標準化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因為時間觀念對於員工來講是內因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項目經理應當利用各種可以利用的時機和場合，採取各種不同的手段和方法來強 化項目團隊成員的“第一時間”觀念，增強整個團隊和每個人的責任感、緊迫感，在第一時間完成任務的意識。在此基礎上，通過培訓、自我學習、實踐、工作交流等方法，提高項目團隊成員的專業水平和團隊的整體協調能力，爭取實現項目的“普遍提速”，提高整個團隊競爭力。

建立一個“時間日誌”，完整、準確記錄你的時間是怎樣花費掉的。這既是時間管理的開始，也是時間管理中一項重要的準備工作。項目經理不但自己要這樣做，而且要督促團隊成員都要養成這樣一個良好習慣。對於這個問題，不能靠回憶來講做了些什麼，因為“想象”和“現實”常常有很大的不同，甚至有時會完全不同。在通常情況下，可以根據需要選用適合個人特點的時間管理的工具，也可以每半個小時自己手動記錄一次時間的使用情況，每兩周或一個月對記錄情況進行一次分析。這樣就會發現自己在時間利用上不合理的地方，從而找到改進時間管理的辦法。記錄時要注意三點：一是時間間隔不要太短，防止產生負面效應；二是不要在一個時間周期（如一天）結束之後再去填寫，防止記錄結果帶有欺騙性；三是記錄“時間日誌”貴在堅持，不能三天打魚，兩天曬網。

PM對於項目時間的管理，首先是明確項目總體目標。以此為基礎才能制定出可行的項目時間計劃，進行合理的時間管理。有了明確的項目總體目標后，把項目工作分為易管理的、較小的工作包，也叫多個項目活動（或任務），要再將所有活動列成一個明確的活動清單，讓項目團隊的每一個成員都清楚有多少工作需要處理。

在產品描述、活動清單的基礎上，要找出項目活動之間的依賴關係和特殊領域的依賴關係、工作順序。在這裡，既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優先邏輯關係，也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴關係以及為完成項目所要做的一些相關工作，例如在最終的硬體環境中進行軟體測試等工作。

設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關鍵的事件及關鍵的目標時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發項目中可以將需求的最終確認、產品移交等關鍵任務作為項目的里程碑。

在活動清單的基礎上找出項目活動之間的依賴關係和特殊領域的依賴關係、工作順序。在進行項目活動關係的定義時一般採用優先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網路模板這4種方法，最終形成一套項目網路圖。其中比較常用的方法是優先圖示法，也稱為單代號網路圖法。

項目工期估算是根據項目範圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應該現實、有效並能保證質量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。項目工期估算完成後，可以得到量化的工期估算數據，將其文檔化，同時完善並更新活動清單。

一般說來，工期估算可採取以下幾種方式：

1）專家評審形式。由有經驗、有能力的人員進行分析和評估。

2）模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎，計算評估工期。

3）定量型的基礎工期。當產品可以用定量標準計算工期時，則採用計量單位為基礎數據整體估算。

4）保留時間。工期估算中預留一定比例作為冗餘時間以應付項目風險。隨著項目進展，冗餘時間可以逐步減少。

項目的進度計劃意味著明確定義項目活動的開始和結束日期，這是一個反覆確認的過程。進度表的確定應根據項目網路圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、項目執行的工作日曆、進度限制、最早和最晚時間、風險管理計劃、活動特徵等統一考慮。

進度限制即根據活動排序考慮如何定義活動之間的進度關係。一般有兩種形式：一種是加強日期形式，以活動之間前後關係限制活動的進度，如一項活動不早於某活動的開始或不晚於某活動的結束；另一種是關鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時間進度的決定性因素，制定相應時間計劃。

在制定項目進度表時，先以數學分析的方法計算每個活動最早開始和結束時間 與最遲開始和結束日期得出時間進度網路圖，再通過資源因素、活動時間和可冗餘因素調整活動時間，最終形成最佳活動進度表。

關鍵路徑法（CPM）是時間管理中很實用的一種方法，其工作原理是：為每個最小任務單位計算工期、定義最早開始和結束日期、最遲開始和結束日期、按照活動的關係形成順序的網路邏輯圖，找出必須的最長的路徑，即為關鍵路徑。

時間壓縮是指針對關鍵路徑進行優化，結合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進度因素對整個計劃進行調整，直到關鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止，得到最佳時間進度計劃。

進度控制主要是監督進度的執行狀況，及時發現和糾正偏差、錯誤。在控制中要考慮影響項目進度變化的因素、項目進度變更對其他部分的影響因素、進度表變更時應採取的實際措施。在前幾期中曾經對此進行過探討，在此不再贅述。

目前項目管理軟體正被廣泛地應用於項目管理工作中，尤其是它清晰的表達方式，在項目時間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟體中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關係、參與活動的人力資源、成本，項目管理軟體可以自動進行數學計算、平衡資源分配、成本計算，並可迅速地解決進度交叉問題，也可以列印顯示出進度表。項目管理軟體除了具備項目進度制定功能外還具有較強的項目執行記錄、跟蹤項目計劃、實際完成情況記錄的能力，並能及時給出實際和潛在的影響分析。

在現代管理學奠基人彼得·德魯克的《卓有成效的管理者》一書中提到，管理者有效性的基礎是：記錄時間；管理時間；統一安排時間。因此，為了提高項目進展時間，第一步就是記錄項目時間耗用的實際情況。