工作流
工作流
工作流（Workflow），指“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”。是對工作流程及其各操作步驟之間業務規則的抽象、概括描述。在計算機中，工作流屬於計算機支持的協同工作（CSCW）的一部分。後者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現協同工作的。工作流主要解決的主要問題是：為了實現某個業務目標，利用計算機在多個參與者之間按某種預定規則自動傳遞文檔、信息或者任務。
工作流概念起源於生產組織和辦公自動化領域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務或角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務並對其進行監控，達到提高工作效率、更好的控制過程、增強對客戶的服務、有效管理業務流程等目的。儘管工作流已經取得了相當的成就，但對工作流的定義還沒有能夠統一和明確。
Georgakopoulos給出的工作流定義是：工作流是將一組任務組織起來以完成某個經營過程：定義了任務的觸發順序和觸發條件，每個任務可以由一個或多個軟體系統完成，也可以由一個或一組人完成，還可以由一個或多個人與軟體系統協作完成。
1993年工作流管理聯盟(Workflow Management Coalition，WfMC)作為工作流管理的標準化組織而成立，標誌著工作流技術逐步走向成熟。WfMC對工作流給出定義為：工作流是指一類能夠完全自動執行的經營過程，根據一系列過程規則，將文檔、信息或任務在不同的執行者之間進行傳遞與執行。
工作流資料庫
工作流的實施需要三個基本步驟：映射、建模和管理。映射是第一個步驟，其首要任務是確定並且文檔化組織內全部現有的手工和自動化的業務流程；建模則是開發一個有助於建成流線型業務 過程的模型。第三階段是 軟體實施以及跨越全部工作部門、業務單元甚至是整個企業的無縫系統集成。為了確保 工作流系統能夠“無縫地”實施到組織機構中，項目組都必須遵從已經定義好的、經過實踐確認的行之有效的工作方法，並且在每個工作階段都必須有可以度量的結果。一個深思熟慮的實施計劃被有經驗的團隊執行，是成功地採用和實施工作流的決定因素。下圖描述了一個推薦的、可供典型組織機構採納的高層工作流（實施流程）。
建立 項目管理辦公室項目管理辦公室的組成是第一步，也是最重要的一步。項目管理辦公室的成員須經過嚴格謹慎挑選，他們必須在恰當的程度上廣泛代表組織內的業務、運營、IT以及審計等部門。產品供應方的產品專家、技術支持人員和管理人員也必須參與其中，以與用戶互補。通常在PMO中還包含變更管理顧問，有助於形成組織中人員思路的多樣化。每個成員的角色和責任必須定義清楚。PMO從整體上確立項目的實施範圍、目標、實施時間框架以及優先順序等等。PMO也負責管理和跟蹤項目進度、設定檢測項目是否成功的指標，以及定期向高層彙報項目 狀況等。
業務分析項目組將分析用戶現有的業務流程，找出哪些流程需要優化和改進以達到上佳效果，並分析每個流程的時間線和期望的結果。他們將與關鍵人員進行座談，收集和鑒別正確的信息及數據，從而決定 工作流系統如何滿足需求。接下來的業務分析將辨別出哪些流程可以被優化、自動化、流線型化，哪些流程甚至需要重新設計。
確定目標確定上佳目標是建立在業務流程詳細分析的基礎之上的。工作流項目的目標定義應該清晰並可以進行驗證，好的目標意味著項目的成功。在實施 過程的每一個階段，項目組必須確認達到的結果是他們所期望的結果。例如，如果目標是縮短開發票周期兩周，則必須分析現有的時間跟蹤、記賬和開發票等流程。
確定實施計劃目標確立后，由用戶和軟體 供應商組成的項目組展示工作流解決方案具備的各種模塊，根據用戶提出的特定需求定義他們的功能和特性，並基於業務的優先順序，共同決定每個模塊的上線時間。
將業務流程在 工作流系統中建立模型在實施 過程中建立業務模型是一個極重要的步驟。用戶應當緊密地同軟體產品應用專家進行合作，以在易用性和功能需求之間達到平衡。
用戶可以在部署階段前對模型進行測試，以確保該模型符合實際要求且沒有過多的開銷。需要指出的是，如果這個建模步驟沒有完全正確地完成，將導致錯誤的報表或者多餘的管理工作。
實現流程和軟體集成在這個階段，項目組將確定現有的需要與 工作流系統交互的流程與系統。如果處理不當，新舊流程的集成將導致失敗。流程集成的一個重要方面就是在 多系統之間消除或者最小化冗餘數據，並在多個系統間複製這些數據。流程必須緊密集成，數據必須能跨越不同的流程和應用，順暢流動。
項目組也必須確保 工作流系統符合用戶組織機構的安全標準，這一點經常在部署階段前被忽視。
部署 工作流系統部署工作流系統包括兩部分內容。第一部分自然是技術部分，涵蓋了 硬體和軟體的安裝、備份、恢復以及網路安裝等等，這與一般的IT應用實施相似。
第二部分是指上線試運行。試運行小組應具有真正的代表性。項目組必須與試運行小組就項目的重要性進行溝通，並確保提供足夠的培訓，使得試運行小組能夠對試運行工作得心應手。建議項目組建立清晰的溝通渠道，保證在試運行期間可以及時反饋用戶的意見和建議。試運行將使項目組鑒別出原來設計和計劃的弱點和缺點，並在大規模上線運行前加以解決。這也可以提高用戶對於新流程的接受程度，因為用戶感到他們也參與了項目的開發部分，解決方案不是強加給他們的。
一般認為，採用階段性實施 工作流系統可使用戶更快地獲得效益。因為用戶可以更有效地漸進學習新系統，取得立竿見影的效益。階段性實施還給予用戶更多的時間了解、評估他們進一步的需求，使得項目實施期間的修改更加容易。另外，階段性實施項目降低了風險。
系統評估特別注意，在每一個階段完成後，項目組都應該基於項目開始時設定的目標，對已經完成的結果進行評估，同時分析所達到的結果，並與最初的設計目標相對照。確保工作流解決方案在現有的業務環境中優化出更合理的解決方案，以了解什麼需要更改。
系統支持為確保實施成功，更佳地使用 工作流軟體，組織機構必須進行服務投資，組織機構應該委派專業人員提供第一線的服務，也應負責與供應商簽訂合同，以獲得第二級支持。
workflow 軟體
隨著 計算機與 通訊技術的快速進步，國際網際網路（Internet）和內部區域網（Intranet）在企業信息化建設中發揮著巨大的作用。市場經濟使得各企業越來越重視效率的提高和成本的減少。傳統紙張表單，手工傳遞式的流程已不能滿足 事務流程在時間上的及時性和空間上跨地域性的信息化辦公需求。現代化企業的發展迫切需要建立一套穩定、便捷、安全的基於網路環境的電子化文件傳輸平台，通過這個網路平台，組織機構內部的人員可跨越時間、地點 協同工作，藉助 電子錶單傳遞企業各類信息，實施對流程的處理、跟蹤、查詢、統計等操作，提高辦公效率，實現 無紙化辦公，推動企業e化進程，提升企業的綜合競爭力。
2 ．為什麼要實現工作流程自動化？
在公司內部的諸多表單里，包括行政、人事、IT等方面的，大部分都是採用紙張填寫，手工傳遞或者Word / Excel文檔填寫，郵件發送的方式。
手工處理 工作流程，一方面無法對整個流程狀況進行有效跟蹤、了解，另一方面難免會出現人為的失誤和時間上的延時導致效率低下，特別是無法進行量化統計，不利於查詢、報表及績效評估。
問題的具體表現如下：
很多時間和精力浪費在 事務的傳遞和內部的協調上；處理 過程效率低下，容易導致市場和客戶反應滯后；對於沒有規範業務流程的某些業務，責任不明確，容易造成管理上的真空；對於有規範業務流程的業務，因缺乏處理過程的紀錄和跟蹤，實際操作過程中，人為干擾的因素還大量存在，導致有了標準但無法按標準辦事的情況存在；企業數據和知識得不到充分利用；處理時間、費用、效率無法控制和度量；關鍵業務流轉常常因各種因素造成時間黑洞和延誤；過度依賴於紙張，不僅浪費而且拖慢了企業的發展步伐；無法實現表單的查詢、檢索、統計等；內部信息化設備（伺服器、PC、專線等）得不到充分的利用。 ……
採用 工作流系統，將實現 工作流程自動化，帶來的好處是非常明顯的，這包括提高企業運營效率、改善企業資源利用、提高企業運作的靈活性和適應性、提高工作效率、集中精力處理核心業務、跟蹤業務處理過程、量化考核業務處理的效率、減少浪費、增加利潤、充分發揮現有 計算機網路資源的作用。實施 工作流系統將達到縮短企業運營周期、改善企業內（外）部流程、優化併合理利用資源、減少人為差錯和延誤，提高勞動生產率等目的。
具體表現為：
將最適當的 事務在適當的時候傳遞給適當的人；員工可將精力集中到自己的關鍵業務上；無需進行流程的培訓、平滑實現流程變更；管理層可隨時掌握業務情況和業務流程處理效率，實現實時的管理監控；隨時得到歷史數據和報表；減少紙張浪費，節約管理成本； ?內部矛盾、客戶報怨，以及人為差錯和延誤將大為減少；工作效率提高；資源利用率提高；流程規範性增強；溝通和信任度提升；透明度增強；服務質量提高；輕鬆實現遠程和移動辦公，實現事務處理“零響應”；後台資料庫應用，提供報表、查詢、統計、檢索、分析等功能，輔助企業決策；發現並重視企業核心業務流程，同時不斷改善、重組、優化流程，提升核心競爭力；協同工作，知識共享，真正實現向“知識管理型企業”過渡。 ……
通過 工作流系統的實施，將會進一步規範公司業務流程，提高工作效率，實時跟蹤、監控公司流程狀況，最大滿足公司迅速發展的要求。
3 ．工作流主要應用於哪一些方面？
應該說，工作流軟體應用的範圍還是非常廣泛，凡是各種通過 表單逐級手工流轉完成的任務均可應用工作流軟體自動實現，可以考慮在以下一些方面推行 工作流程自動化。
行政管理類：出差申請，加班申請，請假申請，用車申請，各種辦公工具申請，購買申請，日報周報，信息公告等凡是原來手工流轉處理的行政性表單。
人事管理類：員工培訓安排，績效考評，新員工安排，職位變動處理，員工檔案信息管理等。
財務相關類：付款請求，應收款處理，日常、差旅、娛樂報銷，預算和計劃申請等。
客戶服務類：客戶信息管理，客戶投訴、請求處理，售後服務管理。
其他業務流程：訂單、報價處理，採購處理，合同審核，客戶電話處理等等。
製造執行系統（MES）今天中國的廣大製造企業無不面對著劇烈的市場競爭：原材料的大幅漲價、產品的同質化、消費者的品質意識越來越強、客戶又給工廠巨大的降價壓力等。而是我們廣大製造企業紛紛上ERP、SCM、BPR、電子商務等信息化項目來提升管理水平、壓低管理成本，但是工廠仍然面臨著如下局面：
(1) 但是市場卻總是不停地在變，我們的客戶要求越來越高：質量要更好，價格要更低，交貨期要更短，產品品種卻越來越多；
(2) 出現用戶產品投訴的時候，能否根據產品號碼追溯這批產品的所有生產過程信息？能否立即 查明它的：原料供應商、操作機台、操作人員、經過的工序、生產時間日期和關鍵的工藝參數？
(3) 同一條生產線需要混合組裝多種型號產品的時候，能否自動校驗和操作提示以防止工人部 件裝配錯誤、產品生產流程錯誤、產品混裝和貨品交接錯誤？
(4) 過去12小時之內生產線上出現最多的5種產品缺陷是什麼？次品數量各是多少？
(5) 倉庫以及前工序、中工序、后工序線上的每種產品數量各是多少？要分別供應給哪些供應商？何時能夠及時交貨？
(6) 生產線和加工設備有多少時間在生產，多少時間在停轉和空轉？影響設備生產潛能的最主要原因是：設備故障？調度失誤？材料供應不及時？工人培訓不夠？還是工藝指標不合理？
(7) 能否對產品的質量檢測數據自動進行統計和分析，精確區分產品質量的隨機波動與異常波動，將質量隱患消滅於萌芽之中？
(8) 能否廢除人工報表，自動統計每個過程的生產數量、合格率和缺陷代碼？這是因為在計劃層的ERP系統與生產現場的自動化控制系統之間缺少了一座關鍵的信息溝通“橋樑”，存在信息斷層。ES-MES製造執行系統在計劃層(以ERP資源規劃系統為代表)與底層控制（以HMI、DCS、PLC為代表）之間架起了一座橋樑，填補了兩者之間的空隙。一方面，MES可以對來自MRPII、ERP軟體的生產管理信息進行細化、分解，將來自計劃層操作指令傳遞給底層控制層；另一方面，MES可以採集設備、儀錶的狀態數據，以實時監控底層設備的運行狀態，再經過分析、計算與處理，從而方便、可靠地將控制系統與信息系統整合在一起，並將生產狀況及時反饋給計劃層。
基本模式
順序模式 – 按照順序執行各項活動
解釋：工作流 流程中的一個活動只有當另一個活動完成後才能進行。
例子：當訂單登記活動完成後，客戶通知才可以進行。
并行分支模式 – 同時運行兩個活動
解釋：在流程中的一點一個控制線程分成可以并行執行的兩個控制線程，允許兩個活動可以同時運行。
例子：
同步模式 – 同步兩個并行的執行線程
單選模式 – 從多條路徑中選擇一個執行
簡單合併模式 – 合併兩個二選一路徑
高級分支與同步模式
多選模式 – 從多條執行路徑中選出幾條
同步合併模式 – 合併多條路徑，如果有多條路徑被選擇，則進行同步；如果只有一條路徑被選擇，則進行簡單合併
多合併模式 – 合併多條路徑
鑒別器模式 – 合併多條路徑而不進行同步，只執行一次後續活動
M中的N模式 – 合併多條路徑，進行部分同步，只執行一次後續活動
結構模式
任意循環模式 – 沒有任何限制的執行工作流
隱含終斷模式 – 如果沒有事情可做，就結束
多實例模式
基於狀態的模式
推遲選擇模式 – 執行兩個可選線程中的一個，那個線程將被執行是隱含的
交替并行模式 – 兩個活動可以以任何順序執行，但不能并行進行
里程碑模式 – 當一個里程碑到達時，激發一個活動
取消模式
取消活動 – 取消當前活動
取消過程 – 取消該過程
基本信息
- 中文名
- 工作流
- 外文名
- Workflow
- 定義
- 業務在計算機應用環境下的自動化
- 應用學科
- 計算機科學、管理學