會議文書

典型的會議文書，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。有時候連同開會通知發出的，還有參加者回條；而比較大型或正規的會議，還會有與會者提案。

顧名思義，「開會通知」用來通知某些會議的參加者關於會議的召開日期、時間、地點，以及需要閱覽和攜帶的文件，通常由主席或者秘書發出。如果是比較大型的會議，還需要列明與會者報到的時間和地點、聯絡人姓名和聯絡方法、交通安排等。「會議程序」也可以稱為「議事日程」，簡稱「議程」，用來列明某次會議將要討論的事項和程序，以便參加者可以事先閱覽有關的文件，作好開會準備；「會議記錄」則用來記錄會議的過程。視乎個別情況，有些機關團體會再根據會議記錄，整理歸納出比較重要的內容，寫成「會議紀要」，供有關人士閱覽。會議紀要也可以用來反映某些會議的主要概況和精神。至於「提案」，是會議成員就個別議題提出的議案，交大會討論之用。

開會通知/會務通知

會議日程/程序

會議議程

發言規則

會議提案

會議記錄

會議文書

(1) 開會通告

開會通告的寫作跟一般通告相同，必須清楚列明會議的名稱，召開的日期、時間、地點。具體的寫作要求可參考有關通告的章節。

(2) 議程

議程通常跟會議通告一同發出，一般都用點列方式書寫，把某次會議將要討論的事項一一臚列出來就可以。議程所包括的項目，跟會議記錄所包括的項

目應該是一致的。常見的項目有：會議名稱和次數、開會日期和時間地點、通過上次會議記錄、跟進事項(也有人稱為前議事項)、報告事項、討論事項、其他

事項、發文者簽署、發文日期等幾項。如果連同議程一起發送的，還有其他文件，也必須在議程上註明。

一般而言，議程的語言應該簡煉扼要，用的主要是代表事項的名詞短語或動賓短語，如：通過上次會議記錄、會務報告、討論事項、增加下年度學生會

費事宜、聯校辯論比賽等。

(3) 提案

「提案」又稱為「議案」，是用書面形式表達的動議。參與會議的成員理論上都可以就會議的討論內容提交動議，供會議討論。有些比較嚴謹有規模的會

議，要求與會者在召開會議前就必須把提案準備好，並獲得一定數量的和議者，才能夠提交會議討論。也有些會議接納與會者在會議展開過程中提交臨時動

議。一般來說，提案都包括六部分：

標題

案由—說明提案所涉及的內容或者事項；

理由—解釋提出動議的理由；

辦法—是提案的主體部分，必須就提案所牽涉的問題，提出具體的建議或解決的辦法；

提案人及和議人簽署

日期

(4) 會議記錄

一般會議記錄包括兩大部分。第一部分是關於會議的組織情況，包括會議的名稱、召開次數，召開日期、時間、地點，主席、秘書和其他出席者姓名；如果出席者有不同的身分，或者來自不同團體，並以特定身分參加會議，就應該在名字後面用括弧註明其身分、職銜和所屬團體。如果有人缺席或者列席，也要寫清楚，而缺席者姓名旁邊，可以註明是否已請假。一般會議規模不會太大，可以把出席者和缺席者的名字一一寫上，但是如果遇上大規模的會議，參加人數眾多，則可以只寫出席和缺席人數，不必詳列姓名；必要時可以請出席者在另外的紙張或本子上籤到，以便查核。

第二部分是會議記錄的主體，包括會議上各人發言的內容、會議的討論過程和議決的事項，有時候還會包括選舉的結果等。根據會議的性質和規模，會

議記錄分詳寫和略寫兩種。簡略的會議記錄一般不記錄討論的過程，不記錄個人的發言內容或意見，只摘要記錄會議討論的重點、議決事項和決定。詳細的會議記錄則會記下所有發言者的講話內容、討論過程，以及大會對有關問題的議決。不過，即便是詳寫，也不是巨細無遺，有言必錄的。除非發言者事先準備了發言稿，否則在會議上發表意見，人們總是邊想邊說，難免會出現重複、殘缺、欠條理等毛病。

記錄者在把口語變成書面語的時候，必須一邊聽，一邊篩選；重複的、不重要的信息可以省略，只摘取其講話的要點記下；只有在遇上討論的話題比較複雜，

過程中出現不同意見，甚或有所爭論的時候，才需要記錄得比較詳細。但不論怎樣，記錄一定要真實、準確、清晰、有條理，不能對發言者的意見隨便增刪

改動，以免歪曲其原意。如果秘書當時不能準確地歸納出發言者的意見，可以當場澄清、考慮直接引用其話語、或者於事後把整理好的會議記錄交有關人士

過目、訂正，再在下一次會議上通過。