SOP

在十八世紀或作坊手工業時代，製做一件成品往往工序很少，或分工很粗，甚至從頭至尾是一個人完成的，其人員的培訓是以學徒形式通過長時間學習與實踐來實現的。隨著工業革命的興起，生產規模不斷擴大，產品日益複雜，分工日益明細，品質成本急劇增高，各工序的管理日益困難。如果只是依靠口頭傳授操作方法，已無法控制製程品質。採用學徒形式培訓已不能適應規模化的生產要求。因此，必須以作業指導書形式統一各工序的操作步驟及方法。

1、明確職責

明確職責：包括負責者、制定者、審定者、批准者。

2、格式

每頁SOP頁眉處註明“標準操作規程”字樣。

企業做SOP的目的和意義，從企業的根本目的來看，無非是為了提高管理運營能力，使企業獲得更大的效益。從稍微細化的角度，我們可以從以下兩個方面來進行簡單的分析。

1、為了提高企業運行效率

由於企業的日常工作有兩個基本的特徵，一是許多崗位的人員經常會發生變動，二是一些日常的工作的基本作業程序相對比較穩定。不同的人，由於不同的成長經歷、性格、學識和經驗，可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標準和度仍會有一些差異，比方說，我們經常會在一些窗口行業看到“微笑服務”，他們的經理人員和上級也會對員工有這樣的要求，但到底什麼是微笑，可能每個人都會有不同的理解。而對於客戶來說，他希望得到的是確確實實的微笑，且從每一位員工那裡得到的感受也應該是大體上相同的。因此，我們就可以通過SOP的方式將微笑進行量化，比方說“露出8顆牙齒”就是微笑。這樣就將細節進行量化和規範了。

同時，由於SOP本身也是在實踐操作中不斷進行總結、優化和完善的產物，在這一過程中積累了許多人的共同智慧，因此相對比較優化，能提高做事情的效率。通過每個SOP對相應工作的效率的提高，企業通過整體SOP體系必然會提高整體的運行效率。

2、為了提高企業運行效果

由於SOP是對每個作業程序的控制點操作的優化，這樣每位員工都可以按照SOP的相關規定來做事，並加以改進。同時，有了SOP，保證了我們日常工作的連續性和相關知識的積累，也無形中為企業節約了一些管理投入成本。特別是在當今經濟全球化、競爭全球化的知識經濟時代，更是如此。從每一個企業的經營效果來看，關鍵的競爭優勢在於成本最低或差異化。對於同等條件的競爭企業來看，差異化往往不是在硬體，而是在軟體。軟體的差異化又往往不是在大的戰略方面，而是在具體的細節。細節的差異化不體現在理解上，而體現在能否將這些細節進行量化，也即細節決定成敗。因此，從這個意義上來看，SOP對於提高企業的運行效果也是有非常好的促進作用。

做SOP的方式可能由於基本不同的管理模式和管理方式，會有一定的區別。從國內公司的實際情況來看，我們大體上可以按以下幾個步驟來進行：

1、確定流程

先做流程和程序。按照公司對SOP的分類。

2、明確步驟

確定每一個需要做SOP的工作的執行步驟。

3、制定SOP

套用公司模板。

4、執行操作

正像一位勞模所說，“認真做事只能把事情做對，用心做事才能把事情做好”，並用這句話和大家共勉。

⒈ 將企業積累下來的技術、經驗，記錄在標準文件中，以免因技術人員的流動而使技術流失；

⒉ 使操作人員經過短期培訓，快速掌握較為先進合理的操作技術；

⒊ 根據作業標準，易於追查不良品產生之原因；

⒋ 樹立良好的生產形象，取得客戶信賴與滿意;

⒌ 是貫徹ISO精神核心（說，寫，做一致)之具體體現，實現生產管理規範化、生產流程條理化、標準化、形象化、簡單化;

⒍是企業最基本﹑最有效的管理工具和技術數據。

SOP的精髓就是把一個崗位應該做的工作進行流程化和精細化，使得任何一個人處於這個崗位上，經過合格培訓后都能很快勝任該崗位。

編製SOP是一件枯燥而且耗時很長的事情，也聽同行抱怨編製SOP，耗時耗力多，作用小而且得不到領導老闆認可的一件事情，更說這事情本就不該由IE來做，IE應該去現場，多去改善，改善那些立竿見影的才是。這個想法不敢評論，但是，這種想法，我有過，而且還是有。之所以有這樣的想法，是因為在一個產線沒有安定的生產環境下，去要求產線人員按照SOP去做，用標準的動作去作業，是一件讓別人難以接受的事情，你會發現，就在產線的周圍，到處都是浪費，到處都有問題，而這些又沒有得到改善，強烈要求生產按照SOP去做，是不可行的。所以，要讓SOP發揮真正的作用，還得先讓生產線安定下來。（安定的生產，是要求產線人員安定，設備安定，物料安定，工裝夾具安定。

安定化以後，對SOP要求就會逐步加高，達到真正的標準化作業，SOP裡面每一個字都得在員工作業中有所體現。當然，初期或許SOP準確度不高，不過這沒有關係，關鍵就在後繼的SOP不斷修改過程中，讓SOP趨於完美。IE的理念之一就是追求完美，一個職能就是制定標準，標準也是一個暫時的標準，不是永久的標準，所以標準也是要不停的修改才對。

SOP延伸之一：標準工時

標準工時的設定無外乎有兩種，一種是測量法，一種是動作分析法（包含IE所有的動作研究）。其中測量法是對現狀的情況進行確定而制定標準工時，這種方法是在滿足現狀的情況下做的，也就是說這種方法不是一種對標準工時與生產過程改善的方法；而動作分析法，是根據標準動作計算得出的時間，加上學習曲線，寬放等制定標準工時。動作分析法的標準動作，也正是要在SOP中得到體現，標準工時也可參照SOP中的節拍時間去制定。因此，在編製SOP的時候，詳細的分析SOP的各個動作，確定準確的節拍時間，也確定出標準工時出來。SOP此一延伸，可以用到動作分析法，也可完成標準工時的制定這一項工作。

SOP延伸之二：產線平衡

眾所周知，產線平衡分析首先要去測量線體各個工位的作業時間，然後對其分析，最後是改善。改善後勢必會有許多工位的作業內容都不一樣了，這個時候也就要去修改SOP。那麼在最初制定SOP的時候，如果把握得好，一次性就可將線平衡做好點，那麼後繼的線平衡工作就可以少做。但並不是不做，而也要時常去關注線平衡，更要分析線體不平衡的原因，有的情況下，還得修改SOP，更重要的是用PDCA循環，讓SOP更加完美。

SOP延伸之三：工裝夾具的製作

在編製SOP的時候，要充分的考慮到作業的難易程度，適當的製作一些工裝夾具，而這些工裝夾具又都影響到作業的時間長短，同樣影響到線平衡，也影響到標準工時。因此在編製SOP的初期，考慮工裝夾具是必要的。若在後發現可以製作工裝，那麼也會打破原來的SOP標準，也可用ECRS，對作業進行改善，那麼SOP也要重新編寫。使用的工裝夾具也要在SOP的工冶制具中體現出來。如此一來，編製一套SOP也要用到ECRS的手法，更要有製作工裝夾具的能力。

SOP延伸之四：人力需求

編製SOP一個重要點就是安排多少個工位問題，它直接反應需要多少人力，但這些是直接人力，那麼間接的輔助人力又會有多少。在編製的時候也是要考慮清楚的，這樣，對於我們在後期編製人力需求計劃的時候，就會更加的清楚。並且在分析SOP的時候，更可以分析一個人員作業多少內容，針對設備很多的產線，更要進行人機分析。也就是說，編製SOP不單要確定直接人力與輔助人力，還要對設備與人力搭配問題進行分析。

SOP延伸之五：品質及過程式控制制

SOP都要寫入一些常見的注意事項，此注意事項是在長期的生產過程中發現的問題，在不斷的加入到注意事項裡面的，所以是否能清楚的將注意的地方告訴給作業員，這是SOP中的一個重點，也是品質與過程式控制制的重點。如果一個企業推行TQC，告訴作業員所有的在各個工位可能出現的品質問題，這些是該在SOP中得到體現。針對新產品，更要進行PFMEA分析（失效模式分析），告訴作業員，這樣更快的發現和解決問題，提高過程式控制制的能力。

SOP延伸之六：物流、產線設計

SOP中需要明確的標示出各工位需要的物料，編製時更要清楚各物料體積大小，要考慮這些物料如何配送更加準確安全，每次配送多少，每次配送的時間長短，用什麼容器進行配送等等，並要做到避免物料使用錯誤的防呆措施。SOP並非單單告訴員工如何作業，也不單單隻是要求作業注意些什麼。SOP在編製時，也要考慮到用什麼樣的生產線形式，更加適合該產品生產，因此在編製SOP的時候也要考慮生產線如何去設計，或者是如何去改善產線。同理，物料的配送方式與產線的確定，那麼新的Layout也該有新的方法。這個對於新產品更顯作用。

SOP延伸之七：現場5S

似乎5S與SOP根本就沾不上邊，但並非如此。前面提到SOP要確定各工位要使用的工裝夾具，更要確定各工位的物料擺放以及三定如何去做。工裝夾具放到那個位置更加合適，不是該SOP提到的工裝及物料如何清理出去。所以根據SOP去控制現場的5S也是一種很好的方法，那關鍵是你的SOP中是否都將該用工具寫清楚。

SOP不僅僅只是一個作業指導性的文件，它包含了整個生產現場，也包含了整個工藝工程，品質過程，它更涉及到更多的IE知識。編製SOP，是可以訓練我們很多東西，除了提到的IE幾個方面，還有那些IE的基礎知識，都包含在裡面。更有一些是無法看到的能力培養，比如說，全局觀能力，編製一套SOP，需要從整個工藝過程去考慮，要想到各個工位之間的關係，要考慮到整體平衡，從而看到物流，線體設計等等；全局觀能力與相對應的細緻能力，SOP中涉及到動作分析，工裝夾具，這些都是細緻的東西。編製SOP，要進得去，也出得來。把握全局，更關注細節。這對於做管理，也是一個很重要的能力。因此，編製SOP，不但是IE知識的基礎累計，也是IE基礎工作的開始，更是發展IE的基石，還訓練管理的能力。

SOP是基礎，也正是因為它是一門基礎，所以包含了IE裡面很多部分，也許遠不止前面提到的這些，還有多少那就請各位水友多多提出了。

1.流程改進優先

在制定作業的SOP之前．要對整個系統流程進行分析和優化，如果系統流程過於繁瑣，導致了很多浪費的程序．那麼對浪費的程序也制定SOP對提高配送中心的效率意義就不大了。例如要通過信息管理系統的優化．防止對產品信息的重複錄入作業。或者優化揀選路徑，防止多餘的搬運作業。

2.系統的思考

在對各個程序制定SOP的時候還要注意該環節在系統流程中的地位。根據水桶理論，單個環節的最優不代表整體的最優，所以對配送中心的一系列程序環節，要從一個系統的角度制定各個環節的改進目標，實現系統的平衡。同時SOP的制定並不是一勞永逸，要隨著操作內容的改變、工具設備的改變，管理方法的改變而改變，也就是注意系統的動態變化，及時根據系統需求進行調整。

3.考慮設備工具的使用

對每個作業制定SOP的時候要從人因工程的角度考慮能否藉助一些簡單低成本的輔助工具來實現更高的作業效率。例如對於繁重的搬運作業．應該根據不同的物品特性設計一些低成本的搬運設備或搬運輔助工具．從而提高搬運的效率。

4.注重分揀作業的優化

分揀作業主要是根據分揀單的要求從倉庫中選取產品，然後將產品搬運到指定的地點，完成揀選，或者批量揀選后再由後續的人員或者設備進行分揀作業。有調查表明分揀作業占物流配送中心運營時間的30%～40%，搬運量的90%，成本的40%，所以分揀作業的效率提高對於整個運營的效率提高有極其重要的意義。在進行分揀作業的SOP制定的時候，可以參考”六不原則”。即不讓等、不讓碰、不讓動、不讓想、不讓找、不讓寫。

5.工業工程人員的參加

SOP是一個科學的方法，集成了工作研究、質量管理、人因工程等工業工程的思想和方法，所以制定SOP的人員應該是一個具有工業工程背景知識的人員，從而幫助企業編製更有效地SOP文件。

案例一

SOP在物流配送中心中實施應注意的問題　不同模式的配送中心作業內容有所不同，一般來說配送中心執行如下作業流程進貨、進貨驗收、入庫儲存、揀選或分揀、流通加工、包裝、出貨檢查、裝車配送等。這些環節很多需要手工操作或手工輔助操作，所以可以藉助於SOP的方法分析各個環節的作業內容、優化作業程序、形成標準操作規程。由於各個物流配送中心的作業流程和工作方法有所差異，具體的SOP制定要根據各自作業的特點進行。

配送中心的各個環節的作業雖然簡單，不需要工人有較高的技術水平，但是由於配送中心的工作量大，作業頻繁，以一個工人一個工作日處理一萬件產品為例。藉助於科學的SOP的制定，一個動作的節省一天就好似一萬次，如此下來一個月、一年、整個物流配送中心的節省就非常可觀了。SOP在物流配送中心應用的意義具體表現在：

1.提高物流配送中心的運行效率

SOP是實踐操作中不斷進行總結，優化和完善的產物，在這一過程中積累例如系統的科學分析和許多人的共同智慧，因此能顯著的提高工作的銷量。通過每個工作的銷量的提高，必然會提高整體的運行效率。

2.為物流配送中心的作業提供統一指導

如果企業在操作上沒有一個統一的作業規定，就導致不同時段不同操作人員的作業方式不一樣，從而影響了整體的運作效率和運作質量。由於物流企業的許多崗位的人員經常發生變動，優秀的工人走掉後會將一些好的作業方式也帶走，新聘用的工人就要從頭摸索更好的作業方式，這就浪費了很多時間和精力。所以物流配送中心的SOP的建立和實行可以持續優化的流程和作業。同時也可以為新聘用的工人提供作業培訓的指導。

3.保證物流配送中心的運行質量

如果每個工人按照各自的方式進行作業。在出現問題的時候就很難確定究竟是哪個工人在哪個環節的問題。SOP是對每個作業程序的控制點操作的優化，每位員工按照SOP的相關規定來作業，就不會出現大的失誤。即使出現失誤也可以很快地通過SOP加以檢查發現問題，並加以改進從而保證整個配送中心的運行質量。

4.降低物流配送中心的運營成本

由於SOP的作業優化實現運營銷量提高和質量保證，從而可以使物流配送中心在降低人員雇傭數量，將少質量保證成本和較少硬體投入成本方面得到很大的改進，從而降低物流配送中心的整體運營成本，保證物流配送中心的競爭優勢。

SOP的制定對於企業來說是個龐大的工作內容，在制定初期會有較大的投入，但是SOP實施給企業帶來效益是巨大的。所以作為作業密集，對成本控制有極高的要求的物流企業應該結合企業實際情況及早的制定SOP，為企業作業流程優化做一次大的改革，並在日後的運行不斷改進，實現更高的效率和更低的成本，從而獲取競爭優勢。

採購作業程序及要點：

請 購

第一條 請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下：

(一)常備材料：生產管理部門

(二)預備材料：物料管理部門

(三)非常備材料：

1.訂貨生產用料：生產管理部門

2.其他用料：使用部門或物料管理部門

第二條 請購單的開立、遞送

(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，並註明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決許可權呈核並編號(由各部門依事業部別編訂)，"請購單(內購)(外購)"附"請購案件寄送清單"送採購部門。

(二)需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

(三)緊急請購時，由請購部門於"請購單""說明欄"註明原因，並加蓋"緊急採購"章，以急件卷宗遞送。　(四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應於"請購單"上註明"試車檢驗"及"預定試車期限"。

(五)庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，並考慮庫存情況，填制"請購單"提出請購。

第三條 免開請購單部分

(一)下列總務性物品免開請購單，並可以"總務用品申請單"委託總務部門辦理，但其核決許可權另訂，其列舉如下：　1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

2. 招待用品：飲料、香煙等。

3. 書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。

4. 打字、刻印、報表等。

(二)零星採購及小額零星採購材料項目。

第四條 請購核決許可權

(壹) 內購：

1. 原物料：

(1) 請購金額預估在1萬元以下者，由科長核決。

(2) 請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經理核決。

(3) 請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。

2.財產支出：

(1)請購金額預估在2000元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在2000元至2萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。

3. 總務性用品：

(1)請購金額預估在1000元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在1000元至1萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。

附註：凡列入固定資產管理的請購項目應以"財產支出"核決許可權呈核。

(二)外購：

1.請購金額預估在10萬(含)元以下者，由經理核決。

2.請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。

第五條 請購案件的撤銷

(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知採購部門停止採購，同時於"請購單(內購)"或"請購單(外購)"第一、二聯加蓋紅色"撤銷"的戳記及註明撤銷原因。

(二)採購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理：

1.採購部門於原請購單加蓋"撤銷"章后，送回原請購部門。

2.原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時，採購部門應通知撤銷，並由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。

3. 原請購單未能撤銷時，採購部門應通知原請購部門。

采 購

第一節

一般規定

第六條 採購部門的劃分

(一)內購：由國內採購部門負責辦理。

(二)外購：由國外採購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。

(三)總經理或經理對於重要材料的採購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理採購作業。

第七條 採購作業方式? 除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：

(一)集中計劃採購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，採購部門定期集中辦理採購。

(二)長期報價採購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，採購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈准后通知各請購部門依需要提出請購。

第八條 採購作業處理期限? 採購部門應依採購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。

第二節 國內採購作業處理

第九條 詢價、比價、議價

(一)採購經辦人員接獲"請購單(內購)"后應依請購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經核准得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。

(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於"請購單"上予以證明，經主管核發后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

(三)屬於買賣慣例超交者(如最低採購量超過請購量)，採購經辦人員於議價后，應於請購單"詢價記錄欄"中註明，經主管簽認后呈核。

(四)對於廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。

(五)採購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般採購程序優先辦理。

(六)"試車檢驗"的採購條件，採購經辦人員應於"請購單"註明與廠商議定的付款條件呈核。

第十條 呈核及核決

(一)採購經辦人員詢價完成後，於"請購單"詳填詢價或議價結果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經主管審核，並依請購核決許可權呈核。

(二)採購核決許可權：

第十一條 訂購

(一)採購經辦人員接到經核決的"請購單"后應以"訂購單"向廠商訂購，並以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商於"送貨單"上註明"請購單編號"及"包裝方式"。

(二)若屬分批交貨者，採購經辦人員應於"請購單"上加蓋"分批交貨"章以資識別。

(三)採購經辦人員使用暫借款採購時，應於"請購單"加蓋"暫借款採購"章，以資識別。

第十二條 進度控制及事務聯繫

(一)國內採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以"採購進度控制表"控制採購作業進度。

(二)採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制"進度異常反應單"並註明"異常原因"及"預定完成日期"，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

第十三條 整理付款

(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的"請購單"連同"材料檢驗報告表"(其免填"材料檢驗報告表"部分，應於收料單加蓋"免填材料檢驗報告表"章)送採購部門，經與發票核對無誤，於翌日前由主管核章後送會計部門。會計部門應於結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，"請購單(內購)"的會計聯須於第一批收料後送會計部門。

(二)內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依採購部門呈準的付款條件整理付款。

(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。?　第三節 境外採購作業處理(含進口事務、關務)

第十四條 詢價、比價、議價

(一)外購部門依"請購單(外購)"的需求日及急緩件加以整理，並依據供應廠商資料，並參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況(獨家製造或代理等原因)應於"請購單(外購)"註明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。

(二)請購的材料規範較複雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規範並簽注意見后，會請購部門確認。

第十五條 呈核及核決

(一)比價、議價完成後，外購部門應填制"請購單(外購)"，擬訂"訂購廠商""預定裝船日期"等，連同廠商報價資料，送請購部門依採購核決許可權核決。

(二)核決許可權?　1.採購金額以CIF美元總價摺合在×××元(含)以下者由經理核決。　2.採購金額以CIF美元總價摺合超過×××元以上者由總經理核決。

(三)採購案件經核決后，如發生採購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的採購金額所需的核決許可權重新呈核；但若更改后的核決許可權低於原核決許可權時仍應由原核決主管核決。

第十六條 訂購與合同

(一)"請購單(外購)"經核決送回外購部門后，即向廠商訂購併辦理各項手續。

(二)需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依採購核決許可權呈核后辦理。

第十七條 進度控制及異常處理

(一)外購部門應以"請購單(外購)"及"採購控制表"控制外購作業進度。

(二)外購部門於每一作業進度延遲時，應主動開立"進度異常及反應單"記明異常原因及處理對策，據此修訂進度並通知請購部門。

(三)外購部門於外購案件"裝船日期"有延誤時，應主動與供應廠商聯繫催交，並開立"進度異常反應單"記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。

第十八條 進口簽證前("請購單(外購)"核准后)的專案申請

(一)專案進口機器設備的申請？專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發"輸入許可證"，申請函中並應請求"國貿局"在"輸入許可證"加蓋"國內尚無產制"的戳記及核准章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。

(二)進口度量衡器及管理物品時，外購部門應於申請"輸入許可證"之前準備"報價單"及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核准進口。

第十九條 進口簽證 外購材料訂購后，外購部門應即檢具"請購單(外購)"及有關申請文件，以"申請外匯處理單"(需在一星期內辦妥結匯時，加填"緊急外購案件聯絡單")送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向"國貿局"辦理簽證，並於"輸入許可證"核準時通知外購部門。

第二十條 進口保險

(一)FOB、FAS、C&F條件的進口案件，進口單位應依"請購單(外購)"外購部門指示的保險範圍辦理進口保險。

(二)進口單位應將承保公司指定的公證行在"請購單(外購)"上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。

第二十一條 進口船務

(一)FOB、FAS的進口案件，進口單位(船務經辦人員)於接獲"請購單(外購)"時，應視其"裝運口岸"及"裝船期限"並參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船隻裝運。?　(二)進口單位(船務經辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經辦人員，於"信用狀開發申請書"列明，作為信用狀條款，向發貨人指示裝船。

(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應於"請購單(外購)"上註明，避免在信用狀指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。

第二十二條 進口結匯? 進口單位應依"請購單(外購)"標示的"間發信用狀日期"辦理結匯，並於信用狀(L/C)開出后以"開發L/C快報"通知外購部門聯絡供應廠商。

第二十三條 稅務

(一)免貨物稅及"工業用證明"的申請

1.進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應於"輸入許可證"核准后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經取得核准函後向海關申請免貨物稅。

2.除"免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口"的項目外，其他合於免稅規定的人造樹脂類材料，外購部門應於開發"信用狀"后檢具必需文件向經濟部工業局申請"非供塑膠用"證明，以便於報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。

(二)專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應於進口前，檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核准后並辦理分期繳稅及保證手續。

第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改?

供應商成本公司要求修改"輸入許可證"或"信用狀"時，外購部門應開立"信用狀、輸入許可證修改申請書"經呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。

第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供

(一)外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制"裝船通知單"分別通知請購部門、物料管理部門及有關部門。

(二)外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具"輸入許可證"及有關文件，以"裝運文件處理單"先送進口單位辦理提貨背書。

(三)提貨背書辦妥后，外購部門應檢具"輸入許可證"及提貨等有關文件，以"裝運文件處理單"辦理報關提貨。

(四)管理進口物品放行證的申請：進口管理物品時，外購部門應於收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關申請"進口放行證"或"進口護照"，以便據此報關提貨。

第二十六條 進口報關

(一)關務部門收到"請購單(外購)"及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制"進口報關處理單"連同報關文件，委託報關行辦理報關手續，同時開立"外購到貨通知單"(含外購收料單)送材料庫辦理收料。?　(二)不結匯進口物品，進口單位(郵寄包裹則為總務部門)應於接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，並會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立"外購到貨通知單(含外購收料單)"通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門於聯絡單簽收后，送處理部門處理。

(三)關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。

(四)海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，於海關核稅後14天內以書面向海關提出異議，申請複查，並申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應於"進口報關追蹤表"記錄，以便督促銷案。

(五)稅捐記帳的進口案件，進口單位應依"請購單(外購)"，於報關時檢具必需文件辦理具結記帳，並將記帳情況記入"稅捐記帳額度記錄表"及"稅捐記帳額度控制表"。

(六)船邊提貨的進口材料，進口單位應於貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船隻抵港時，即時辦理提貨。

第二十七條 報關進度控制

關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以"進口報關追蹤表"控制通關進度。

第二十八條 公證

(一)各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口單位於材料進港時，會同公證行前往公證。

(二)外購材料於驗關或到廠后發現短損而合於索賠條件者，進口單位應於接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。

(三)進口貨品辦理公證時，進口單位應於公證后配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。

第二十九條 退匯

(一)外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩餘金額已無裝船的可能時，應於提供報關文件時提示進口單位，並於進口材料放行及"輸入許可證"收回后，開立"信用狀退匯通知單"連同"輸入許可證"送進口事務科辦理退匯。

(二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退匯。

第三十條 索賠

(一)外購部門接到收貨異常報告("材料檢驗報告表"或"公證報告"等)時，應立即填制"索賠記錄單"連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。

(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。

(三)索賠案件辦妥后，"索賠記錄單"應依原採購核決許可權呈核后歸檔。

第三十一條 退貨或退換

(一)外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。

(二)復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委託出口單位及進口單位配合辦理。

(三)退換的材料進口時依本節有關規則辦理。

第四節 價格及質量的複核

第三十二條 價格複核與市場行情資料提供

(一)採購部門應調查主要材料的市場與行情，並建立廠商資料，作為採購及價格審核的參考。

(二)採購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

第三十三條 質量複核

採購單位應就企業內所使用的材料質量予以複核(如材料選用、質量檢驗)等。

第三十四條 異常處理

審查作業中，若發現異常情況，採購單位審查部門應即填制"採購事務意見反應處理表"(或附報告資料)，通知有關部門處理。

附 則　第三十五條 本辦法呈總經理核准后實施，增設修訂亦同。

特徵

編輯

從對SOP的上述基本界定來看，SOP具有以下一些內在的特徵：

SOP是一種程序

SOP是對一個過程的描述，不是一個結果的描述。同時，SOP又不是制度，也不是表單，是流程下面某個程序中關鍵控制點如何來規範的程序。

SOP是一種作業程序

SOP是一種操作層面的程序，是實實在在的，具體可操作的，不是理念層次上的東西。如果結合ISO9000體系的標準，SOP是屬於三階文件，即作業性文件。

SOP是一種標準的作業程序

所謂標準，在這裡有最優化的概念，即不是隨便寫出來的操作程序都可以稱做SOP， 就是儘可能地將相關操作步驟進行細化、量化和優化，細化、量化和優化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產生歧義。

SOP是一個體系

SOP不是單個的是一個體系。

包括負責者、制定者、審定者、批准者。

每頁SOP頁眉處註明“標準操作規程”字樣；

制定SOP單位全稱；反映該份SOP屬性的編碼、總頁數、所在頁碼；準確反映該項目SOP業務的具體題目；反映該項SOP主題的關鍵詞，以利計算機檢索；簡述該份SOP的目的、背景知識和原理等；主體內容：具體內容簡單明確，可操作性強，以能使具備專業知識和受過培訓的工作人員理解和掌握為原則；列出制定該份SOP的主要參考文獻；每份SOP的腳註處有負責者、制定者、審定者、批准者的簽名和簽署日期；標明該份SOP的生效日期。

做SOP的方式根據不同的管理模式和管理方式，會有一定的區別。從國瑞公司的實際情況來看，我們大體上可以按以下幾個步驟來進行：

先做流程和程序

按照公司對SOP的分類，各相關職能部門應首先將相應的主流程圖做出來，然後根據主流程圖做出相應的子流程圖，並依據每一子流程做出相應的程序。在每一程序中，確定有哪些控制點，哪些控制點應當需要做SOP，哪些控制點不需要做SOP，哪些控制點是可以合起來做一個SOP的，包括每一個分類，都應當考慮清楚，並制定出來。

確定工作的執行步驟

2) 確定每一個需要做SOP的工作的執行步驟。對於在程序中確定需要做SOP的控制點，應先將相應的執行步驟列出來。執行步驟的劃分應有統一的標準，如按時間的先後順序來劃分。如果對執行步驟沒有把握，要及時和更專業的人員去交流和溝通，先把這些障礙掃除掉。

制定SOP

3) 套用公司模板，制定SOP。在這些問題都搞清楚的前提下，可以著手編寫SOP了。按照公司的模板在編寫SOP時，不要改動模板上的設置；對於一些SOP，可能除了一些文字描述外，還可以增加一些圖片或其他圖例，目的就是能將步驟中某些細節進行形象化和量化。

用心去做

4) 用心去做，才能把SOP做好。由於編寫SOP本身是一個比較繁雜的工作，往往很容易讓人產生枯燥感覺，但SOP這項工作對於公司來說又非常重要，公司在這方面也準備進行必要的投放，特別是從時間用2到3年的時間來保證，因此我們必然用心去做，否則不會取得真正好的效果，甚至走到形式主義的負面去了。正象一位勞模所說，“認真做事只能把事情做對，用心做事才能把事情做好”，並用這句話和大家共勉。