電子商務採購

電子商務是指交易雙方利用現代開放的網際網路路，按照一定的標準所進行的各類商業活動，是商務活動的電子化。電子商務的產生使傳統的採購模式發生了根本性的變革。這種採購制度與模式的變化，使企業採購成本和庫存量得以降低、採購人員和供應商數量得以減少、資金流轉速度得以加快。

通過建立電子商務交易平台，發布採購信息，或主動在網上尋找供應商、尋找產品，然後通過網上洽談、比價、網上競價實現網上訂貨，甚至網上支付貨款，最後通過網下的物流過程進行貨物的配送，完成整個交易過程。

電子商務採購為採購提供了一個全天候、全透明、超時空的採購環境，即365×24小時的採購環境。該方式實現了採購信息的公開化，擴大了採購市場的範圍，縮短了供需距離，避免了人為因素的干擾，簡化了採購流程，減少了採購時間，降低了採購成本，提高了採購效率，大大降低了庫存，使採購交易雙方易於形成戰略夥伴關係。從某種角度來說，電子商務採購是企業的戰略管理創新，是政府遏制腐敗的一劑良藥。

電子商務採購模式分析：

採購直接影響著企業的生產經營過程、企業效益，並構成企業競爭力的重要方面。電子商務採購是一種適應時代發展的先進採購模式，具有公開、透明、快捷和低成本等特點，能夠有效地避免採購過程中的腐敗和風險，提高採購效率。

採購作為滿足社會需求的一種重要手段，對整個社會的生產與生活產生了極其重要的影響。對企業來說，採購直接影響著生產經營過程、企業效益，並構成企業競爭力的重要方面。採購也會帶來很大的經濟風險，存在著所謂的採購黑洞，如何控制這些漏洞，成了擺在現代企業面前的一項重要任務。電子商務採購作為一種新的採購模式，充分利用了現代網路的開放性，信息的多樣性，交易的快捷性和低成本等特點，可以有效地解決企業和政府所面臨的這些問題。

有利於擴大供應商範圍，提高採購效率，降低採購成本，產生規模效益。由於電子商務面對的是全球市場，可以突破傳統採購模式的局限，從貨比三家到貨比多家，在比質比價的基礎上找到滿意的供應商，大幅度地降低採購成本。由於不需要出差，可以大大降低採購費用，通過網站信息的共享，可以節省紙張，實現無紙化辦公，大大提高採購效率。

有利於提高採購的透明度，實現採購過程的公開、公平、公正，杜絕採購過程中的腐敗。由於電子商務是一種不謀面的交易，通過將採購信息在網站公開，採購流程公開，避免交易雙方有關人員的私下接觸，由計算機根據設定標準自動完成供應商的選擇工作，有利於實現實時監控，避免採購中的黑洞，使採購更透明、更規範。

有利於實現採購業務程序標準化。電子商務採購是在對業務流程進行優化的基礎上進行的，必須按軟體規定的標準流程進行，可以規範採購行為，規範採購市場，有利於建立一種比較良好的經濟環境和社會環境，大大減少採購過程的隨意性。。

滿足企業即時化生產和柔性化製造的需要，縮短採購周期，使生產企業由“為庫存而採購”轉變為“為訂單而採購”。為了滿足不斷變化的市場需求，企業必須具有針對市場變化的快速反應能力，通過電子商務網站可以快速收集用戶訂單信息，然後進行生產計劃安排，接著根據生產需求進行物資採購或及時補貨，即時響應用戶需求，降低庫存，提高物流速度和庫存周轉率。

實現採購管理向供應鏈管理的轉變。由於現代企業的競爭不再是單個企業之間的競爭，而是供應鏈與供應鏈之間的競爭，因此要求供需雙方建立起長期的、互利的、信息共享的合作關係，而電子商務採購模式可以使參與採購的供需雙方進入供應鏈，從以往的“輸贏關係”變為“雙贏關係”。採購方可以及時將數量、質量、服務、交貨期等信息通過商務網站或EDI方式傳送給供應方，並根據生產需求及時調整採購計劃，使供方嚴格按要求提供產品與服務，實現準時化採購和生產，降低整個供應鏈的總成本。

實現本地化採購向全球化採購的轉變。由於世界經濟的一體化，全球化採購成為企業降低成本的一種必然選擇，其基本模式就是應用電子商務進行採購。1999年以來，跨國公司陸續把發展物資採購電子商務工作列入了企業發展戰略目標。英美聯合石油、埃克森美孚等14家國際石油公司聯合組建了一個全球性的電子商務採購平台，以消除在物資採購、供應鏈管理的低效率的影響。通用、福特、戴姆勒-克萊斯勒三家汽車公司建立了全球最大的汽車專用採購平台，其每年的採購金額高達2500億美元。國內石油化工行業的中石油、中石化、中海油、鋼鐵行業中的寶鋼等企業都在實施網上採購，並取得了明顯的經濟效益。目前，通過電子商務建立全球採購系統，聯結國內外兩個資源市場，已成為標準化的商業行為。

有利於信息的溝通，促進採購管理定量化、科學化，為決策提供更多、更準確、更及時的信息，使決策依據更充分。

網上採購程序主要包括：採購前的準備工作、採購中供需雙方的磋商、合同的制定與執行、交付與清算等環節。

1)採購前的準備工作

對於採購商來說，採購前的準備過程就是向供應商進行宣傳和獲取有效信息的過程。在網路環境條件下，將演變成供應商積極把自己產品的信息資源(如產品價格、質量、公司狀況、技術支持等)在網上發布，企業則隨時上網查詢並掌握自己所需要的商品信息資源。雙方推拉互動，共同完成商品信息的供需實現過程。在網路環境中，信息的交流通常是通過登陸和瀏覽對方的網站和主頁完成，其速度和效率是傳統方式所無法比擬的。採購前的信息交流主要是企業對供應商的產品價格和質量進行了解。因此，價格在很大程度上決定著採購決策。

2)供需雙方的磋商

過程在網路環境下，傳統採購磋商的單據交換可以演變為記錄、文件或報文在網路中的傳輸過程。各種網路工具和專用數據交換協議自動地保證了網路傳遞的準確性和安全可靠性。企業一旦選擇了合適的能保證最佳產品質量、最合理價格、最優質服務的供應商，就可以在網上與其進行磋商、談判。各種商貿單據、文件(如價目表、報價表、詢盤、發盤、訂單、訂購單應答、訂購單變更要求、運輸說明、發貨通知、付款通知、發票等)在網路交易中都變成了標準的報文形式，減少了漏洞和失誤，規範了整個採購過程。

3)合同的制定與執行

磋商過程完成之後，需要以法律文書的形式將磋商的結果確定下來，以監督合同的履行，因此雙方必須以書面形式簽訂採購合同。這樣一方面可以杜絕採購過程中的不規範行為，另一方面也可以避免因無效合同引起的經濟糾紛。因為網路協議和網路商務信息工具能夠保證所有採購磋商文件的準確性和安全可靠性，所以雙方都可以通過磋商文件來約束採購行為和執行磋商的結果。

4)支付與清算過程

採購完成以後，貨物人庫，企業要與供應商進行支付與結算活動。企業支付供應商採購價款的方式目前主要有兩大類：一類是電子貨幣類，包括電子現金、電子錢包和電子信用卡等；另一類是電子支票類，如電子支票、電子匯款、電子劃款等。前者主要用於企業與供應商之間的小額支付，比較簡單；後者主要用於企業與供應商之間的大額資金結算，比較複雜。

首先，要進行採購分析與策劃，對現有採購流程進行優化，制定出適宜網上交易的標準採購流程。

第二步，建立網站。這是進行電子商務採購的基礎平台，要按照採購標準流程來組織頁面。可以通過虛擬主機、主機託管、自建主機等方式來建立網站，特別是加入一些有實力的採購網站，通過它們的專業服務，可以享受到非常豐富的供求信息，起到事半功倍的作用。

第三步，採購單位通過網際網路發布招標採購信息（即發布招標書或招標公告），詳細說明對物料的要求，包括質量、數量、時間、地點等，對供應商的資質要求等。也可以通過搜索引擎尋找供應商，主動向他們發送電子郵件，對所購物料進行詢價，廣泛收集報價信息。

第四步，供應商登錄採購單位網站，進行網上資料填寫和報價。

第五步，對供應商進行初步篩選，收集投標書或進行貿易洽談。

第六步，網上評標，由程序按設定的標準進行自動選擇或由評標小組進行分析評比選擇。

第七步，在網上公布中標單位和價格，如有必要對供應商進行實地考察后簽訂採購合同。

第八步，採購實施。中標單位按採購訂單通過運輸交付貨物，採購單位支付貨款，處理有關善後事宜。按照供應鏈管理思想，供需雙方需要進行戰略合作，實現信息的共享。採購單位可以通過網路了解供應單位的物料質量及供應情況，供應單位可以隨時掌握所供物料在採購單位中的庫存情況及採購單位的生產變化需求，以便及時補貨，實現準時化生產和採購。

電子商務採購是一種非常有前途的採購模式，它主要依賴於電子商務技術的發展和物流技術的提高，依賴於人們思想觀念和管理理念的改變。我國目前已經有不少企業以及政府採用了網上採購的方式，對降低採購成本，提高採購效率，杜絕採購腐敗起到了十分積極的作用，因此應該大力提倡這一新的採購方式。

傳統的採購模式存在下列問題：採購、供應雙方為了各自利益互相封鎖消息，進行非對稱信息博弈，採購很容易發展成為一種盲目行為；供需關係一般為臨時或短期行為，競爭多於合作，容易造成雙輸後果；信息交流不暢，無法對供應商產品質量、交貨期進行跟蹤；響應用戶需求的能力不足，無法面對快速變化的市場；利益驅動造成暗箱操作，舍好求次、舍賤求貴、捨近求遠，產生腐敗溫床；設計部門、生產部門與採購部門聯繫脫節，造成庫存積壓，佔用大量流動資金。

(1)公開性

因為電子商務採購是在網上進行的，網際網路具有公開性的特點，全世界都可以看到採購方的招標公告，誰都可以前來投標，所以採購具有公開性。

(2)廣泛性

網路沒有邊界，所有的供應商都可以向採購方投標，採購方也可以調查所有的供應商。

(3)交互性

電子商務採購過程中，採購方與供應商可以通過電子郵件或聊天方式進行信息交流，既方便，又迅速，而且成本較低。

(4)低成本

網上操作可以大量節省人工業務環節，省人、省時間、省工作量，總成本最小。

(5)高速度

網上信息傳輸速度快。

(6)高效率

電子商務的方式多種多樣，因此電子商務採購也可以有多種形式。目前，國際流行的網上採購數據傳送途徑主要包括以下幾種形式：電子商務網站招標；人工向供應商打電話或發送書面文件、傳真訂購；向供應商發送電子郵件訂單；向供應商的站點提交訂單；與供應商的ERP系統進行集成；電子交易平台等。對它們可以進行以下三種分類。

1)按利用計算機網路的程度分類

完全網上採購，即完全通過網上電子商務採購完成採購的全部活動(除運輸配送)。網上和網下相結合採購，即在網上完成部分採購活動，例如發布採購消息、招標公告等，而其他活動如採購談判、供應商調查、交易支付等則在網下進行。

2)按採購主體分類

自己網上採購，即企業自己建立網站，進行電子商務採購活動。代理網上採購，即不是自己建立網站，而是利用別人的網站進行電子商務採購。

3)按網上採購的方式分類

網上查詢採購，即由採購商自己登錄網站，在網上尋找供應商和所需要的產品而進行的網上採購。網上招標採購，即採購商只在網上發布招標公告，由供應商主動來投標而進行的採購活動。

網上查詢採購的一般過程步驟如下：

（一）確定需求

（二）上網

（三）查詢供應商

（四）查詢商品、調查供應商

（五）與選定的供應商接洽，進行採購談判

（六）簽訂合同

（七）採購實施

網上招標採購的一般過程步驟如下：

1、建立企業內部網，建立起管理信息系統，實現業務數據的計算機管理。建立起企業的電子商務網站，在電子商務網站的功能中，應當有電子商務採購的功能。

2、利用電子商務網站和企業內部網路收集企業內部各個單位的採購申請。對其企業內部的採購申請進行統計分析，對需要的進行招標採購的項目進行論證，形成招標採購任務。

3、對網上招標採購任務進行策劃和計劃

4、按照既定的採購計劃程序進度實施

(1)採購申請模塊

接受公司員工提出的產品(如辦公用品、書籍或電腦零配件)或服務申請；接受企業關鍵原材料供應部門或生產部門提交的採購申請；接受企業ERP系統自動提交的原材料採購申請。

公司員工提交申請或供應部門手工提交申請，都應通過瀏覽器登錄網上採購站點的頁面進行，ERP系統的採購單據則可根據數據交換標準自動傳遞。

(2)採購審批模塊

根據預設的審批規則自動審核並批准所接收到的任何申請。

對於企業內部提交的、並經審批通過的產品申請，直接向倉庫管理系統檢查庫存，如果庫存有則立即通知申請者領用，如果庫存沒有，則採用E—mail通知申請者：申請已批准，正在採購中。

對於審批未獲通過的申請，立即通知或郵件通知申請者：申請由於何種原因未獲批准，請修改申請或重新申請。

通過審批無法確定是否批准或否決的申請，郵件通知申請者的主管領導，由主管領導登錄採購系統的URL，審批申請。

對於已經通過的採購申請，一方面要郵件通知申請者；另一方面還要提交給採購管理模塊。

(3)採購管理模塊

主要有以下功能：

①採購管理部門針對已經審批通過、並且需要進行網上採購的採購任務，進行統計整理，並進行網上採購策劃、制訂採購計劃。例如，採購程序、進度、政策、招標書的規範、評標小組的策劃、評價指標體系等。

②設計招標書，發布招標公告。招標書可以比較簡單，主要說明招標任務、內容和要求，招標程序，時間進度，評標原則、標準和定標方法等。招標書也可以採取招標公告形式發表，也可以附在招標公告上發表。招標公告可以在企業自己的電子商務網站發布，也可以鏈接到某些著名的門戶網站、或在著名的廣告公司註冊，這樣可以擴大宣傳範圍。

③招標公告在電子商務網站發布以後，收集各個供應商的投標。並且注意調查各個供應商的情況、進行信息溝通。

④建立評標小組和評標指標體系，組織評標。評標方式可以在網下，也可以在網上進行。

⑤公布評標結果，確定中標單位。

⑥與中標單位簽訂採購合同。

⑦採購活動實施。採購活動的實施可以網上網下結合進行。網上搞信息聯繫，網下搞送貨。網下進貨程序和其他採購方式相同。